高校毕业生教学类档案自助查询打印项目建设实践

　　文/丁夕

　　教学类档案是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高校档案的主体、核心和重点。尤其是涉及招生就业、学籍管理和学历学位等内容的教学类档案，如高考录取名册、入学登记表、成绩单、毕业生登记表、研究生答辩评议书等，用于毕业生就业、出国、深造、认证及补充个人档案，直接关系学生切身利益。这类教学类档案利用率高、类别广泛，但在查找和利用时却有诸多不便，效率低下。

　　2022年年底，北京外国语大学高校毕业生教学类档案自助查询打印项目验收结项。作为教育部中央高校改善基本办学条件专项，该项目完成了北京外国语大学重要教学类档案的采集、整理、著录和关联，定制研发的毕业生教学类档案自助查询打印系统，搭配自助打印设备，以毕业生教学类档案信息管理、利用的需求为导向，提供最优解决方案。同时，对帮助学校档案馆提高毕业生教学类档案利用等相关工作效率，提升部门及学校形象，为毕业生营造便捷、舒适、高效的办事软环境，助力学校信息化建设，都有积极意义。

　　存在问题

　　1.以“人”为单位集中展现教学类档案较为困难

　　一般情况下，毕业生对教学类档案利用以“人”为单位，而这与高校教学类档案的形成和管理机制产生冲突。教学类档案会依照学校职能业务划分而分散归档在不同的部门或按照教学实体分类方式分散归档在不同的案卷。如北京外国语大学学籍表早期由学生处生成并归档，现交由各院系完成归档；本科成绩单由各院系归档；研究生成绩单由研究生院归档；高考录取表在招生办；本科毕业和学位申请表在教务处；毕业分配表又在学生处。毕业生如果想利用其中的几类档案，工作人员必须通过不同的关键词检索不同业务部门下的目录、记录档号、调卷、处理，再将材料集中在一起。此外，各类教学类档案归档并不完整，存在年代断层，加上早期档案数据质量差、目录信息不完整等因素，工作人员需通过经验来判断并使用多个关键词试探性联合检索才能获取所需档案。查全率、查准率低，耗费时间长。

　　2.从原始档案到利用成品的处理过程复杂

　　一部分教学类档案，尤其是名单、名册类档案，如学士学位申请名单、高考录取名册等，一页包含多人信息。利用这类档案时，为保障档案信息安全，必须对非利用者信息进行遮盖处理。目前，很多高校档案馆仍采用原始处理方式，即用笔涂抹或折叠裁剪遮盖再复印，但遮盖不彻底且不美观，效率低下。因此，从学生预约到工作人员检索、调卷、复印、处理、盖章，再到通知学生领取材料或邮寄，往往需要3～5个工作日。若遇到制作早期的单科成绩单，等待时间则更长。

　　3.业务系统中教学类数据无法直接利用

　　一些教学类档案，如成绩单、入学登记表、毕业登记表等是在有关部门的业务系统中生成的，若通过挂接的方式每年获取相关数据，可减轻很大一部分数据资源库持续建设的工作。但前提必须是对接系统中的数据已经成为档案，具备有效的凭证作用。而实际情况如成绩单在业务系统中是以单科数据存在，只有当学生需要时才生成临时成绩页面，甚至数据会根据学生补考或其他情况发生变化，且由于没有电子签章，这种临时、可变、无章的材料无法成为档案，更不能作为档案进行利用。

　　4.档案利用需求采集、统计分析工作易出现错漏

　　通常毕业生会通过电话和邮件方式进行档案利用预约。由于电话预约出现信息疏漏的频率较高，工作人员建议利用者在网上下载预约单，按要求填写完整信息发送邮件。但预约邮件和其他工作邮件混在一起，也容易发生漏查或误发的情况。另外，工作人员若要查找之前的利用记录，需要在海量邮件中进行检索，为获取利用统计数据还需另建表单。

　　以上问题都是高校档案数字化、信息化管理工作需要重点改进和突破的方向。

　　项目建设目标

　　智能高效：全面收集需要利用的毕业生教学类档案并进行分类，自动将同一学生的信息进行串并，同时提供人工串并功能，让同一毕业生的教学类档案能一次全部查到。

　　数据安全：要求平台从架构到技术路线都采用安全性较高的设计，以确保平台各项安全，符合相关国家及行业标准。

　　简单便利：学生利用自助打印平台可以随时随地、快速自助办理，节省师生办事时间、提升办公效率。

　　主要做法

　　1.以毕业生利用需求为导向建设数据资源库

　　项目受众群体为毕业生，利用需求集机关高校学生档案管理实践中在档案类别的完整性和以“人”为单位的展示形式上。依据对学生办理业务实际情况的统计和调研确定教学类档案采集范围，包括高考录取花名册、学籍表、成绩单、派遣证号、学位证明、研究生答辩材料等14项，按国家档案局数字化规范标准进行扫描。依据业务流程各项功能确定基础信息字段，包括姓名、学号、身份证号、入学年份、毕业年份、院系、专业、材料类别等，经“两录一校”完成著录。最终将扫描图像和著录数据以“人”为单位进行挂接对应导入系统，形成可查询利用的数据资源库。

　　2.手动匹配与系统匹配相辅相成，完善业务流程

　　平台以身份证号为唯一标识。毕业生通过刷身份证或注册审核方式进入平台，当平台获取有效身份信息后，向利用者展示其所需的档案材料。此时，平台首先启动系统匹配程序，将身份证号相同的各类档案串并归集，以“人”为单位进行捆绑后，输出展示给利用者，按流程选择、填写打印份数、缴费即可完成自助打印。如果平台在数据库中未成功匹配数据，除所需档案材料未归档外，通常是因为早期教学类档案数据质量较差。此时，为完善业务流程，平台将启动人工手动匹配，以姓名为匹配值，把所有姓名相同的数据展示给工作人员。工作人员根据利用者注册预约时提交的其他个人信息要素判断分析，完成手动匹配，同时将身份证号反补数据库中，并向利用者反馈结果，完成业务流程（如图1所示）。

图1  毕业生教学类档案自助查询打印平台业务流程图

　　3.嵌入图像处理程序，线上完成档案材料处理

　　若毕业生在平台中选择利用名单、名册类等一页多人信息的教学类档案，为避免信息泄露，平台即使完成系统匹配也不会将档案材料直接展示给利用者。平台将提示要求注册预约，由工作人员在审核时对匹配的材料进行预处理。通过嵌入的图像处理程序，使用遮盖、裁剪、涂抹、对比调色等功能替代线下手动的折纸、笔涂和加深打印等操作。完成处理的图像将进入临时文件库，用来完成该次利用展示，并不会替代原始数据库资源。

　　4.安全、稳定的平台架构实现业务整体运行

　　平台的核心层是数据资源层，以纸质档案形成的数据资源库为主，目前电子档案和各单位接口共享档案较少。平台由安全保障体系和法律标准体系保驾护航，以基础设施、技术支持和数据资源为基础，通过管理端、应用端和终端的各项功能完成业务整体运行。为满足教学类档案利用人群设定，接入层实现固定设备和移动设备均可登录，包括自助一体机、手机、平板、电脑等，并兼容所有的主流浏览器，如Edge、Chrome、Firefox、Safari等；同时系统用户数量不受限制，支持1000人同时在线访问和500用户以上的并发访问（如图2所示）。另外，毕业生在预约时上传的身份证照片也只临时存在数据库中，当工作人员完成预约审核的同时，后台将自动删除，减少身份信息泄露风险。

图2  毕业生教学类档案自助查询打印平台架构图

　　取得成效

　　1.梳理馆藏教学类档案资源现状

　　在项目数据库建设过程中，通过对档案资源的检索，梳理出14项教学类档案年代断层的情况，形成缺失材料统计表。工作人员可以对照缺失材料统计表迅速了解此类教学类档案的归档情况，也可根据对照表通过多方渠道补充、完善馆藏资源。

　　2.提高工作效率，提升服务质量

　　项目大大缩短工作人员处理业务及学生办理业务的时间。毕业生通过平台可随时随地查看自己教学类档案材料，有针对性地进行预约。现场学生从预约到领取所有材料仅需5分钟，实现学生办事只进一次门。很多毕业生离校后不在本地甚至出国，还可通过移动终端进行注册申请预约，选择邮电或邮寄，全流程线上操作，足不出户完成利用。同时，工作人员也能从繁重手工劳动中解放出来，减轻工作强度，减少用人成本，将更多时间用于信息资源深度挖掘和开发利用。

　　3.预约途径集中化，用量统计标准化

　　项目完成后，毕业生可通过终端设备和移动终端的方式将信息传给平台，随时随地多种渠道完成预约。平台将对预约信息进行统一管理，集中展示给工作人员，一目了然，减少出错率。平台同时还可对预约情况和利用情况进行自动数量统计。

　　4.实现学校档案资源开发利用和共享

　　数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，突出了档案工作社会化服务的时效性、广泛性，最大限度地实现学校档案信息资源的共享。

　　作者单位：北京外国语大学档案馆

　　责任编辑：周拯民