北京大兴国际机场工程项目档案信息化建设实践

北京大兴国际机场航站楼内景 魏士妮 摄

　　北京大兴国际机场建设工程项目作为习近平总书记特别关怀、亲自推动的国家重大标志性工程，政治意义深远、经济意义重大、科技水平先进，是标志我国全面推动民航事业高质量发展的标杆性工程。与工程建设的重要性、先进性相匹配的，是相当高的工程项目管理水平。在2018中国项目管理大会暨中国特色与跨文化项目管理国际论坛上，该项目喜获2018年度国际卓越项目管理（中国）大奖金奖。

　　回顾建设全过程：2014年12月，项目开工建设，包括“三纵一横”4条跑道、70万平方米航站楼、268个机位的站坪以及相关配套设施。2018年12月，飞行区4条跑道全面贯通，飞行校验工作于2019年2月圆满完成。在体量如此庞大的项目中，档案管理作为项目管理的重要一环，是对建设全过程的准确记录，承载工程建设记忆，体现整体管理质量。

　　项目实施过程中，北京新机场建设指挥部积极探索工程项目档案信息化建设的可行路径，开展了一系列探索。本文通过对大兴机场实际情况的调查分析，探讨档案信息化的原则和思路、实施策略和基本框架，展现其在大兴机场建设中的支撑性作用。

　　一、面临的挑战

　　（一）需契合项目整体架构

　　大兴机场建设初期便部署了19个平台，包括9个应用平台、6个技术平台和4类基础设施平台，涵盖68个系统，以支撑大兴机场全域业务需求。通过对机场卫星厅项目的预研究，指挥部形成了一套BIM模型应用标准，用于深化设计建模、模型整合、竣工图成果管理、文档管理等。此外，指挥部建设了数字化协同管理平台，用于实现对所有工程项目阶段化、全程化的统筹管理。通过属性设定，平台能够将文档资料快速分类，并通过接口将其导入档案管理系统。

　　也就是说，档案信息化建设需要与大兴机场工程项目整体信息化架构相契合，与BIM模型、数字化协同管理平台等相协同，以实现信息共享，全面支持机场各业务领域的需求。

　　（二）复杂度高

　　项目各流程均涉及档案形成与管理，档案信息化建设复杂程度高。从内部管理上看，该工程规模庞大，呈现多层级管理模式，导致项目信息传递路径较长，档案管理工作存在一定滞后性，且与财务管理等核心业务相比，其优先级较为靠后。从档案数量和种类上看，各环节形成档案数量大、种类多，信息化建设变得更加复杂。从人员上看，档案信息化建设的实施，特别是档案管理系统的应用，几乎涉及项目所有工作人员。然而，档案管理部门和其他部门对信息化建设的需求往往不尽相同，观念上的不一致可能导致敷衍塞责的情况发生，进而影响工作进度。

　　（三）建设周期较长

　　项目从开工到建成投运历时5年有余，工程体量大、专业难度强、建设周期长，涉及800余个合同项目和来自全国各地200多家总包参建单位，形成的文件数量巨大。

　　档案信息化工作并非孤立进行，而是与财务管理、质量管理等方面信息化建设工作协同运行。因此，需要充分的时间确保不同系统之间相互协调、相互整合。又因机场档案信息化建设仍属于相对较新的领域，缺乏成熟的实践经验供参考借鉴，需在探索中不断总结经验、优化做法。此外，档案管理系统等软硬件设施设备有着更新换代快的特点，需事先考虑可能情况，对其兼容性进行评估，提前制订升级更新计划。

　　二、实践经验

　　为应对上述挑战，指挥部周全规划，制定了可行的原则和思路、实施策略，以及基本框架。

　　（一）原则和思路

　　——服务工程项目建设运营。即以工程项目建设运营为核心，使档案信息化建设始终服务于项目建设运营过程管理、质量管理、安全建设和竣工验收等，助力解决项目推进中的实际问题，有效提高管理水平、降低成本。

　　——与工程项目建设同步。《建设工程文件归档管理规范》等规范文件要求，工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，工程文件应随工程建设进度而同步形成，不得事后补编。具体而言，即做到工程立项开始与档案跟踪收集同步、建设过程与档案形成同步、竣工验收与档案验收同步、项目档案管理与公司财务管理同步“四个同步”。

　　——外包开发和需求定制相结合。考虑到系统开发成本、开发效率和专业技术支撑，指挥部将档案管理系统开发工作对外承包，要求外包商按业务需求定制开发系统。这一方式成本效益高，技术支持强，系统稳定性高，且售后服务好。

　　——实用性和安全性相兼顾。制定切实可行的档案信息化建设规划，将档案管理系统核心功能做好做实，兼顾各种可能需要的辅助功能，以满足工程项目档案管理的现实需要，实现档案管理系统快捷部署与使用。与此同时，将安全性视为最基本的原则之一，要求充分保证数据和系统的安全。

　　（二）实施策略

　　以需求为驱动，提高重视程度。指挥部高度重视档案信息化建设，领导层、中层管理者、基层档案管理人员各负其责，全力推动档案信息系统建设。

　　做好前期工作，尽快铺展实施。明确目标、梳理业务流程、确定系统开发与推广方案、建立组织架构和人员配备，并配置必要的硬件设备等。

　　引进专业服务，构筑系统保障。由于档案管理系统的开发和维护需要高水平的技术支持，为此引入专业外包服务，负责系统开发和维护。同时，参与外包过程，明确具体需求，推动个性化开发。

　　争取各方支持，加强组织协调。指挥部加强工作部署，督促各责任单位提高档案意识，使档案管理系统在工程项目中得到深度应用。

　　（三）基本框架

　　大兴机场工程项目使用的档案管理系统采用模块定制化开发方式建设，遵循国家对电子档案管理相关标准，采用纯B/S结构，关注适用性、安全性和前瞻性。在系统实施前，指挥部同供应商充分沟通，根据实际需求进行适应性调整。具体情况如下：

　　“基础设施”部分，按需配置服务器、客户端软件、网络设备、存储设备、安全设备和打印设备。同时，建设系统数据库，并设置数据备份、恢复和安全管理等维护机制。

　　“主要功能”分为档案采集管理、系统管理和档案利用等功能，强调简便、实用和易用，使工作人员能够轻松掌握系统的使用方法。

　　“核心流程”主要包括3项功能。一是电子档案收集整理。定期从各部门接收档案。对文书档案、基建档案等进行集中整理，对财务、合同、人事、采购等文件材料进行分散整理。二是电子档案综合利用。包括在线利用、实体借阅和复制3种方式。三是鉴定和销毁。组织专家、业务部门和档案管理部门共同进行鉴定，提出处理意见。

　　三、实施成效

　　支撑前期筹备。极大减轻手工查阅工作量，大大节省时间和人力成本，且技术文档、图纸等关键资料查找更加便捷，历史项目、工程结构、技术参数等数据检索更加精准，资料分析更加全面深入，为工程设计团队更全面地理解项目的需求和特点，进一步提出更科学实用的设计方案提供信息支持。

　　助力中期建设。通过规范工程项目监理文档的管理，实时掌握工程项目进展。通过提供集中文档管理平台，确保项目成员快速获取各种数据，为施工、监理、验收、竣工等环节提供稳定的数据支持。通过对施工进度、质量控制和变更管理等重要档案数据的追踪，确保工程质量。

　　保障后期运维。存储各设备维护保养的时间及相关信息，有助于快速排查问题，减少因设备故障或停机造成的损失。存储机场运维所需的各项政策文件，确保合规性和安全性。

　　优化档案管理。形成统一的数字化管理平台，对各阶段档案加以整合，实现数字化、网络化和集成化检索利用。建立专题档案数据库，积极挖掘项目档案中有价值的信息，为开展宣传提供素材。

　　（作者单位：首都机场集团有限公司北京建设项目管理总指挥部）

　　原载于《中国档案报》2024年7月4日 总第4157期 第四版