企业档案工作机构、人员与职责——《企业档案管理规定》解读之三

　　文/肖妍

　　企业档案管理规定》(以下简称《规定》)第二章“机构和人员”共7条，规定了企业档案工作机构、人员的设置原则及应当履行的工作职责。

　　贯彻落实企业档案工作责任制

　　《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）规定，企业应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；“按照规定应当形成档案的企业应当建立档案工作责任制”。企业要明确档案工作领导责任、管理责任、执行责任，确定相关机构、人员在收集、整理、保护、利用、信息化建设等档案工作各方面的具体责任。新颁布的《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《档案法实施条例》）对企业建立档案工作责任制进一步细化，要求确定档案工作的组织结构、职责分工，落实档案工作领导责任、管理责任和执行责任，健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度。《档案法》《档案法实施条例》等法律法规系统构建起了各负其责、各司其职、各尽其能又相互协调配合的企业档案工作责任体系，确保企业实现从文件材料形成到档案保管利用各环节全过程的有效管理。

　　科学设置档案机构，合理配备档案工作人员，是企业落实档案工作责任制、充分履行档案工作职责的组织保障。但在实际工作中，有些企业由于对档案工作责任制要求的理解不全面不准确，出现了档案机构设置不科学、档案工作人员配备不能满足工作需要、档案工作职责不清晰等问题，制约了企业档案工作高质量发展。由此，《规定》在设置条款时，围绕档案工作责任制要求，从构建档案工作组织体系和确定档案工作具体职责两个方面入手，提出了设置企业档案工作机构、配备档案工作人员、履行法定工作职责等具体要求，为企业内部建立完整的档案工作网络提供了政策依据。正确理解档案工作责任制要求，是准确把握第二章核心要义的重中之重。

　　建立健全企业档案工作组织体系

　　企业档案工作组织体系主要涵盖组织领导、机构设置、人员配备三个方面：

　　1.组织领导

　　第九条、第十一条明确了企业档案工作的组织领导体系，包括分管档案工作的企业负责人，档案机构负责人，各职能（承办）部门和各项目工作部门（以下简称“各部门（项目）”）负责人。其中，分管档案工作的企业负责人是企业档案工作的总负责人，一般由分管综合管理部门的企业领导负责；档案机构负责人是档案管理部门负责人，承担企业档案工作统一归口、统筹推进、组织协调的相关领导责任；各部门（项目）负责人主要承担对本部门、本项目文件材料形成、积累、归档等领导管理责任。设有所属单位的企业档案工作组织领导体系还应当包括所属单位的档案工作负责人、档案机构负责人或档案工作人员。

　　此外，随着企业档案工作专业性和技术性进一步增强，基于已有实践经验，《规定》第九条提出“企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监）”。档案专业负责人可由企业主要负责人任命，层级介于企业负责人和档案机构负责人之间，发挥档案工作“总技术师”“总协调员”作用，履行建立档案工作体系、审核专业技术标准、组织实施专项工作、服务主营业务等职责。设置档案专业负责人契合企业档案工作专业化发展需要，是《规定》的一大亮点。

　　2.机构设置

　　第八条第一款提出了企业设置档案机构的原则性要求，即“应当根据规模和管理模式”设置，“满足档案保管利用和业务监督指导需要”。未设立档案机构的企业则应当明确档案工作的负责部门，指定专门的档案工作人员。具体实践中，不同性质、不同类型、不同规模、不同地区的企业档案机构设置方案不尽相同，比如有的企业将档案保管利用和业务监督指导职能分别交由不同部门承担，有的企业成立专业档案服务中心，为所属单位、项目承担单位提供专业化档案管理服务，等等。无论采用哪种形式，企业档案机构都必须“满足档案保管利用和业务监督指导的需要”，不能“留白”“漏项”。“档案保管利用”包括档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计等工作环节；“业务监督指导”包括对本级企业各部门文件材料形成、归档、移交等的监督指导，以及对所属单位档案工作的监督指导。

　　第八条第二款提出中央企业、地方大型国有企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门，是从当前国企改革实际和档案工作实践需要出发，着力保障企业档案机构履职成效。但在企业机构改革中因总部档案机构层级下沉导致管理力度削弱、档案工作水平降低甚至“滑坡”的情况并非个例。以中央企业为例，设置在总部的独立部门或者职能部门的企业档案机构履职能力更强，可以发挥“风向标”“掌舵手”作用，推动档案工作融入并有效支撑企业主营业务活动；但设置在服务性机构内或企业所属单位的档案机构，因层级较低、监督管理力度不足，履职能力大打折扣。设置企业档案机构不仅要解决“有无”问题，还要考虑履职能力、机构层级等实际情况。本款主要针对中央企业、地方大型国有企业提出，其他企业可结合自身实际参考执行。

　　第八条第三款提出企业可以根据需要按照规定设立档案馆，凸显了标杆引领导向。鼓励大型企业集团根据国家有关规定设立档案馆。

　　3.人员配备

　　第八条和第十一条明确了企业档案工作人员配备要求，包括档案机构专职档案工作人员、各部门（项目）的专（兼）职档案工作人员。第八条要求企业配备档案机构专职档案工作人员时应当坚持“与企业规模相适应”及“满足档案保管利用和业务监督指导的需要”；提出可根据馆（室）藏档案数量、年度档案增量、内设部门数量、所属单位数量、项目数量等确定档案机构专职档案工作人员数量。第十一条要求的各部门（项目）专（兼）职档案工作人员数量，可参照第八条的原则配备，确保能够满足工作需要。

　　依规履行企业档案工作职责

　　与企业档案工作责任制相对应，企业档案工作职责主要包括档案机构的职责、各部门（项目）的档案工作职责以及档案工作人员的职责和权益。

　　1.档案机构职责

　　第十条详细阐述了企业档案机构的职责，可概括为管理本单位的档案、对所属单位档案工作监督和指导、开展档案专项工作三项职责。

　　管理本单位的档案职责主要是贯彻执行党和国家有关档案工作法律法规和方针政策，制定档案管理制度和业务标准规范；组织制定并实施本企业档案工作中长期发展规划、年度计划；监督和指导各部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理及归档工作；负责档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计等工作，并按照规定移交档案；组织开展档案科学研究、技术创新、宣传培训和业务交流等活动。对所属单位档案工作监督和指导职责，是《档案法》赋予的法定职责，性质上属于单位内部管理，可基于企业与所属单位的隶属关系逐级开展，督促所属单位依法履行好文件材料形成、归档及档案保管利用和安全管理等工作职责。开展档案专项工作的职责包括组织协调建设项目、科研项目、产品（业务）等档案验收工作；组织实施档案信息化工作。企业的建设项目、科研项目、产品（业务）等工作时间跨度长、涉及单位多，开展档案验收工作有利于保障档案系统完整，维护企业合法权益。档案信息化是企业信息化的重要组成部分，企业档案部门应当以建设数字档案馆（室）为抓手，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档和电子档案管理等工作，不断提升企业档案信息化水平。

　　2.各部门（项目）档案工作职责

　　第十二条明确规定企业各部门（项目）负责本部门（项目）文件材料的“形成、积累、鉴定、整理、归档”，并“确保其真实、完整、准确。”企业各部门（项目）是企业文件材料的具体形成部门，是企业档案信息资源的“源头活水”。各部门（项目）应当按照业务需要和工作流程形成文件并妥善保管，按照规定对文件材料进行鉴定、整理、归档后及时向企业档案部门移交。在这一过程中，各部门（项目）应当采取相应措施，确保归档文件材料的真实性、完整性、准确性。各部门（项目）是否充分履行职责，将直接影响企业档案资源质量和利用服务水平。

　　3.档案工作人员职责和权益

　　第十三条明确了档案工作人员应当履行的职责以及依法享有的权益。档案工作承担着为党管档、为国守史、为民服务的重任，是一项专业性很强的业务工作。对档案工作人员来说，最重要的职责就是要站稳政治立场，自觉做到忠于职守、遵纪守法；同时还必须具备相应的理论知识和档案业务能力、综合分析能力、沟通协调能力，认真履行岗位职责。在保障档案工作人员权益方面，要求企业把档案工作人才培养和队伍建设作为一项重要任务，健全人才培养机制，加大培养力度，通过培训新理论、新知识、新技术等举措，保证档案工作人员的专业知识不断更新、专业技能不断强化，特别是要为档案专业人员评聘职称创造条件，提高档案工作人员的职业获得感，为档案工作人员成长创造良好环境。需要说明的是，为使档案人才培养更加符合客观规律，《规定》没有限制档案工作人员流动，但企业在实际工作中应当尽量避免频繁调整档案工作人员，以确保档案工作持续稳定开展。

　　第十四条对档案工作人员的安全保密责任提出了要求。企业档案工作人员发生变动时，档案工作必须有始有终、衔接有序；涉密档案工作人员的管理必须同时遵守保密有关法律法规要求。“人防”是维护档案安全的重要方面。在档案工作人员发生变动时，档案工作很容易出现管理“真空”。上述要求是落实档案工作人员安全工作责任，守住档案安全底线的关键。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音