《商业银行业务档案管理规范》解读

　　文/蒋琴

　　2023年5月29日，国家档案局发布《商业银行业务档案管理规范》（DA/T98—2023）（以下简称《规范》），自2023年12月1日起实施。《规范》由国家档案局经济科技档案业务指导司牵头制定，是面对档案事业新形势新要求，贯彻落实《中华人民共和国档案法》《金融企业业务档案管理规定》有关要求，进一步规范和指导商业银行业务档案工作的有力举措。标准的制定有利于规范商业银行业务档案工作，提升商业银行业务档案管理整体水平，推动银行档案工作健康、有序发展，为国家经济发展贡献档案力量。《规范》确立了商业银行的业务档案工作总体原则和管理职责，规定了商业银行业务文件的收集、整理与归档，商业银行业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求与方法，以及业务电子文件归档与电子档案管理的要求；适用于商业银行业务档案的管理与利用，政策性银行、城市信用合作社、农村信用合作社等可参照执行。标准共11个章节和6个附录，第1～3章为范围、规范性引用文件、术语和定义；第4～5章明确了业务档案管理总体原则和要求及各部门管理职责；第6～10章对业务文件的收集、整理与归档和业务档案的保管、利用、鉴定与处置提出了要求；第11章规定了业务电子文件归档与电子档案管理相关要求。

　　编制原则

　　商业银行业务档案是商业银行档案的重要组成部分，对维护商业银行和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用。

　　《规范》贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神和《“十四五”全国档案事业发展规划》相关要求，贯彻新发展理念，坚持系统观念，着眼于将金融档案事业置于国家经济社会发展总体布局中去统筹谋划，制定和实施引领高质量发展的商业银行业务档案标准，增强对金融领域的档案标准供给。

　　《规范》参考金融企业业务档案管理领域现行的国家政策法规、行业政策法规、相关的国家标准与行业标准，坚持保持科学性、规范性、普适性、可行性的原则，在广泛调研银行业金融机构业务实际的基础上，以国内部分大型商业银行、股份制商业银行等业务档案管理模式和全生命周期管理的一般做法为蓝本，系统梳理近年来商业银行业务档案管理工作中存在的难点问题，对商业银行业务档案管理经验进行总结和提炼，提出商业银行业务文件和档案全流程管理技术方法。

　　明确商业银行业务档案相关术语和定义

　　《规范》第3章明确了商业银行、业务文件、业务档案的定义，区分了业务文件、业务档案的关系，明确提出商业银行的业务档案包括但不限于对公信贷业务档案、个人信贷业务档案、金融市场业务档案、信用卡业务档案、国际结算业务档案、资产管理业务档案、资产托管业务档案、投资银行业务档案、同业业务档案、养老金业务档案、业务会计档案等。术语和定义的明确既厘清了商业银行业务档案的范围，也使商业银行业务档案工作有了共同的话语体系。

　　明确商业银行业务档案管理原则和关键部门管理职责

　　《规范》提出了商业银行业务档案管理的总体原则和要求，明确了商业银行业务文件和档案全流程管理中档案部门、保密部门、业务部门、信息技术部门等关键部门管理职责。

　　《规范》第4章规定了商业银行业务档案管理遵循的工作总则和要求，建立健全统一业务文件材料归档和业务档案管理制度，采取相应措施确保业务档案的完整、准确、系统、安全，在设备设施、经费、人员等方面给予条件保障；提出“业务文件归档应纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料应归尽归”；规定业务电子文件归档和电子档案管理“应纳入本单位信息化建设规划”，对业务档案信息化工作提出总体要求；明确“商业银行应保护国家秘密和客户敏感个人信息”；对一些专门事项进行了专门说明，采取外包方式对业务档案进行管理的原则要求。

　　《规范》第5章明晰商业银行业务档案各关键部门管理职责，体现了各司其职、分工协作、共同配合完成业务文件和档案全流程管理的管理思路，有利于提高商业银行业务档案管理的规范性，保证业务文件和档案全流程管理的顺畅性与可行性。

　　建立商业银行业务文件和档案全流程管理模型

　　基于文件连续体模型，《规范》以大型商业银行为重点研究对象，建立商业银行业务文件和档案全流程管理模型，总结出对公信贷、个人信贷、金融市场、信用卡、国际结算、资产管理、资产托管、投资银行、同业业务、养老金、业务会计等商业银行业务文件的收集、整理与归档（含整理原则、分类、组卷、排列、编号、编目、修整、装订、归档等），及其业务档案的保管、利用、鉴定与处置等环节的一般规律、关键因素，研究其管理方法，为商业银行业务文件和档案全程管理提供理论范式和实践依据（商业银行业务文件和档案全流程管理模型如表1）。

表1 连续体背景下商业银行业务文件和档案全流程管理模型

　　明确商业银行业务文件归档范围和档案保管期限

　　《规范》结合业务流程分析，按照业务职能分类，列出商业银行业务文件的归档范围，表述力求简明扼要，用词规范准确；根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《金融企业业务档案管理规定》等国家规章制度相关要求，从业务价值和历史价值等角度明确银行业务档案的保管期限，建立商业银行业务档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范商业银行业务文件建档工作。

　　明确业务文件的收集、整理与归档要求

　　《规范》对“业务文件的收集”的要求，一是按照商业银行各类业务文件材料归档范围和档案保管期限表相关要求，对各类文件材料要求应归尽归，应收尽收，准确鉴定保管期限。二是对业务文件的制作质量提出明确要求，即“商业银行业务文件制成材料、图文字迹应有利于归档保存”。三是对收集过程中，关于部分归入商业银行业务档案的文件材料非原件的情况：一方面，实际工作中，商业银行业务档案中部分权证及部分业务文件材料归档时为纸质复印件或电子扫描件，如信贷业务中法定代表人身份证明、带有统一社会信用代码的营业执照等部分客户基本情况证明材料等。另一方面，业务监管政策要求需要保存复制件。基于上述情况，在《规范》中明确：“归入商业银行业务档案的文件材料原则上宜是原件。因业务政策要求或业务实际情况需要保存复制件的，由业务主管部门确保其真实性。因特殊情况无法取得原件而保存复制件的，应在复制件首页注明原件保存单位或原件档号等信息，由复制人签署姓名和复制日期，并对复制件与原件的一致性负责。”

　　《规范》对“业务文件的整理与归档”的要求，一是明确了整理的基本原则；二是分门别类地细化了商业银行主要门类业务文件的分类、组卷、排列、编号、编目等整理和归档要求，并以附录形式给出了商业银行各类业务文件材料归档范围和档案保管期限表、业务档案案卷目录样式、卷内目录样式、案卷封面及脊背样式、卷内备考表样式、归档章样式等。

　　明确业务档案的保管、利用、鉴定与处置要求

　　《规范》对归档后的业务档案管理提出要求，一是依据档案馆建筑设计规范（JGJ25）和电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894）中关于各类档案载体的保管要求，提出了商业银行业务档案库房保管要求和出入库管理要求。二是依据企业档案工作规范（DA/T42）提出了商业银行业务档案利用要求。三是依据《中华人民共和国档案法》《金融企业业务档案管理规定》《国有企业资产与产权变动档案处置办法》等国家法律法规规章制度相关要求，明确已到期业务档案的鉴定要求及销毁、续存等处置方式。四是提出商业银行发生资产与产权变动的，开展业务档案处置工作的具体要求。

　　明确业务电子文件归档与电子档案管理原则要求

　　《规范》设置“业务电子文件归档与电子档案管理”专章，符合当前商业银行业务档案管理信息化趋势以及电子文件单套制归档要求，对业务电子文件归档和电子档案管理提供指导。一是依据业务类电子档案管理理论，提出业务电子文件归档与电子档案管理的基本原则。二是对业务电子文件归档和业务电子档案管理的全流程系统建设提出具体功能需求，“业务系统电子文件归档功能或接口要求”，“业务电子档案管理系统功能要求”，“需通过业务系统开展电子档案管理活动时，业务系统应同时具备电子文件归档和电子档案管理功能”。三是提出业务电子档案安全存储、长期保存要求等具体措施方法。

　　作者单位：中国建设银行股份有限公司

　　责任编辑：黄佳音