理事会制度

第一条 为规范本会理事会管理，依据《社会团体登记管理条例》和《湖北省档案服务行业协会章程》，制定本制度。

第二条 本会设理事会，理事由会员大会选举产生，理事人数原则上不多于会员(代表)总数的1/3。

第三条 理事会为会员大会的常设机构，在会员大会闭会期间，依照会员大会的决议和协会章程的规定履行职责。

第四条 理事会的职权是：

（一）执行会员大会的决议；

（二）筹备召开会员大会；

（三）向会员大会报告工作和财务状况；

（四）决定会员的吸收、除名及奖罚；

（五）决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；

（六）决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；

（七）领导本会各机构开展日常工作；

（八）制定内部管理制度；

（九）决定其他重大事项。 

第五条 理事会每半年至少召开一次会议。情况特殊的，也可采取通讯方式召开。理事会须有过半数的理事出席方能召开，其决议须经全体理事过半数表决通过。

第六条 有下列情形之一的，会长可在五个工作日内召集理事会临时会议：

(一) 会长认为必要时；

(二) 三分之一以上理事联名提议时；

三分之一以上理事联名提议召开理事会临时会议时，应提交由联名理事签名的提议函。

第七条 理事会定期会议应在会议召开三个工作日以前、临时会议在会议召开前书面通知全体理事，通知内容包括但不限于会议日期和地点、会议期限、事由及议题、发出通知的日期等。

秘书处可以事先与参会人员约定通过电子邮件或其他通讯方式送达通知。

第八条 理事会可采取举手表决或无记名投票方式做出决议。

理事会决议事项与理事有重大利害关系的事项表决时，该理事应当回避，不得参与表决。

第九条 理事会会议由会长召集或主持。会长因故不能出席会议的，由会长授权的副会长召集或主持。

第十条 理事会会议应当有会议记录，出席会议的理事和记录人，应在本次理事会会议结束前对本次理事会会议记录进行核实，并在会议记录上签名。理事会的决定、决议及会议记录等应当妥善保管，并应向全体会员公开。

第十一条 理事会会议记录包括以下内容：

(一) 会议召开的日期、地点和召集人；

(二) 出席理事名单，也可附上会议签到记录；

(三) 会议议程；

(四) 理事发言要点；

(五) 每一决议事项的表决方式和结果，包括参加表决的人

第十二条 理事会会议记录包括以下内容：

(一) 会议召开的日期、地点和召集人；

(二) 出席理事名单，也可附上会议签到记录；

(三) 会议议程；

(四) 理事发言要点；

(五) 每一决议事项的表决方式和结果，包括参加表决的人数、持同意、反对意见或弃权的人数等。

第十三条 监事和秘书长列席理事会会议。

第十四条 本制度经会员大会表决通过后生效。