秘书处制度

第一章 总  则

第一条 为建立完善协会秘书处工作机制，完善内部管理，充分调动工作人员的积极性，以保证协会的可持续发展，制定本管理制度。

第二条 凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和相应的规定外，均需要遵守本制度规定。

第二章 协会组织结构

第三条 秘书处人员配置

协会秘书处是协会理事会的办事机构,由秘书长主持日常工作,配置3-4人开展相关工作。秘书处对会长和理事会负责，定期或随时向会长和副会长汇报工作。

第四条 根据协会章程的规定，秘书处的职责是：

（一）贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。

（二）组织交流行业经验,对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。

（三）组织经验交流,改进提高协会工作，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。

（四）承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。

（五）负责会员代表大会、理事会会议的准备工作,起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。

（六）负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。

（七）负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况，解决执行过程中出现的问题。

（八）负责会员和理事会交办的其它事项。

第五条 秘书处各岗位工作职责

（一）秘书长岗位职责：

秘书长全面负责秘书处的工作，岗位职责是：

1、负责传达落实协会会长、理事会工作精神,并跟踪检查秘书处工作人员贯彻落实情况。

2、主持秘书处日常工作。主要的人事和财务工作向会长汇报。

3、对以协会名义上报、下发的文件、决定、通报、以及规章、制度、计划、总结、专题报告等，进行签发,对协会的收文进行批办。

4、定期组织召开秘书处工作例会，对秘书处工作人员的工作负责检查指导，定期听取工作汇报,随时解决工作中出现的疑难问题,促进协会工作健康发展。

5、组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会工作会议的准备工作。

6、对秘书处工作人员的聘用、解聘，及薪酬、补贴标准提出建议，报会长审批。

7、根据协会《财务管理制度》直接管理协会财务,按规定权限审批财务开支，超过权限的初审后报会长批准。

8、完成协会领导交办的临时事项。

（二）办公室工作人员岗位职责

1、负责协会文件的收发，登记处理,相关文件、通知、活动方案的起草，文件的传阅，公文运转。

2、负责协会重要活动的会务组织,如：会员大会、理事会等的筹备。

3、协会物品采购管理，包括物品申购、比价、制作购买方案、执行购买等。

4、负责协会相关证照的变更、年审办理。

5、负责新会员的发展与会费的收缴，建立会员数据库,及时更新会员资料信息的变动。

6、负责开展日常的会员联络活动、会员日常关系的维护，定期电话回访或亲自拜访，了解会员单位的需求,向会员提供各种尽可能的服务和帮助，探索新的会员服务项目。

7、建立、管理协会与会员间的沟通平台,及时向会员单位发布最新的协会动态。

8、负责其它书面资料，如员工档案、营业执照、组织机构代码等协会有关的资料存档、管理。

9、领导交办的其它事项。

（三） 财务部工作人员岗位职责

会计岗位职责：

1、认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉会计岗位应知应会的业务。

2、认真审核各种票据，及时对账，确保财务支出合规合法。按月编制会计报表，向领导正确反映资金运转情况。

3、认真编制会计凭证，做到凭证填写齐全、清晰，准确.

4、如凭证需要调整，又涉及到现金和银行时，必须由会计、出纳两个人签章。

5、负责每月社保购买、增减员手续办理，及社保相关证件年检。

6、完成领导临时交办的其它工作。

出纳岗位职责:

1、认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉出纳员岗位应知应会的业务。

2、认真执行协会的财务管理制度，做好现金收付和支票签发工作。

3、认真核查原始凭证,凭证填写齐全、准确，经会计审核后，方可记入银行帐和现金账。

4、现金、银行必须做到日清日结，库存现金余额控制在3000元之内。现金和银行、账面必须做到三相符。

5、协助会费收缴工作。

6、负责协会采购物品的入库登记、保管、领用登记。

7、完成领导交办的其它工作。

第三章 人事工资管理

第六条 人事管理

1、本协会需要的人员面向社会公开招收，择选录用。

2、各岗位如果缺员或需增设岗位，由秘书长书面报告会长批准同意后方可招聘。应聘人员应提供个人资料包括：个人简历、学历证明、相片等，由秘书长初试(包括)笔试、面试，面试合格后报会长批准即可试用。

3、正式录用的全职工作人员与本协会签订劳动合同,双方应严格履行.签订合同后由协会为员工按国家相关规定办理社保、医保。

4、协会根据工作需要和项目活动需要，可聘用兼职人员。兼职人员应提供个人相关资料，并经秘书长面试合格。兼职人员工作报酬另行商定。

5、员工连续旷工五日,或一个月内累计旷工达十日（含十日内）者,为自动离职。自动离职者当月工资开始停发。

6、员工辞职需提早一个月向秘书长递交辞职信并做好离职交接工作，方能结算当月工资。

7、员工严重违反协会管理规章制度的,不按合同规定办事的,协会可开除辞退员工。如因个人过失造成协会损失被开除或辞退的员工，视情节严重赔偿协会损失，或扣发当月工资。

8、因为业务缩减，或会员减少会费收入减少，协会有权对工作人员进行裁减。被裁员的员工补发一个月基本工资。

第四章 工资体系

第七条 工资组成

1、 全职工作人员的报酬由基本工资+社保、医保+岗位补贴+职级补贴-社保个人缴费部分。

2 、 基本工资及各类补贴，可以随着物价及协会工作量的增减上下浮动。

3 、节日慰问金.协会正式员工给予发放节日慰问金，未转正员工不享受节日慰问金。

4 、 年终奖金。根据协会经营情况，秘书处年终对协会工作及员工表现进行总结,对当年度表现突出及工作成绩优异者可适当发放年终奖金。

第八条 工资放发时间

协会员工发放工资时间为次月5日之前。

第五章 考勤管理

第九条 出勤时间

1、除法定节假日外，正常工作时间为周一至周五，周六、周日休息。

2、员工工作时间： 8:30-12:00  14:00-17：30

3、如工作需要，所有员工应同意加班。

第十条 考勤制度

1、协会员工应该按照规定时间准时上下班。

2、员工有事不能准时上下班者需向协会领导请假。

3、请产假须附区县级以上医院相关证明,产假期间，公司给予员工基本工资。

4、男职工配偶生育，可给陪产假5天,其它带薪假根据国家相关规定。

第十一条 员工请假

一天以内（含一天)的可电话向秘书长请假，超过一天以上七天以内的请假，员工需书面请假条,报秘书长批准。七天以上的请假需报会长批准。