牛鞭效应视角下档案信息资源在需求预测中的应用

　　□蔡娜  周瑶

　　1  引言

　　在国民经济和社会发展的各项事业中，档案的重要凭证作用和参考价值日益凸显，档案工作和其他行业的深度融合也成为下一步工作的重要方向之一。档案信息资源作为企业信息资源的重要组成部分，在企业中发挥着不可忽视的作用。2020年新修订的档案法中，国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。在各省的“十四五”规划中，北京、福建等16个省区市提出要加快档案信息资源共享平台建设，实现档案信息化战略转型。

　　随着时代发展，企业之间的单打独斗也逐渐转变为供应链上的明争暗斗，供应链中常常出现的“牛鞭效应”也渐渐成为研究热点。“牛鞭效应”主要源于需求信息的不对称性，信息资源管理是解决问题的关键。基于此，本文以分析“牛鞭效应”现象为铺垫，探讨档案信息资源在企业需求预测中的作用。

　　2  需求预测中的“牛鞭效应”

　　“牛鞭效应”是供应链领域的一个专业术语，指供应链中的需求变异放大的现象，用函数图形表示就像一个甩起的牛鞭。随着供应链参与成员的增加，信息也更加扭曲。被学界广泛认可的四个引发牛鞭效应的原因是需求预测的多级叠加、批量订货不确定性、上游企业的低价促销、限量供应时的短期博弈[1]。实践中，国外首先出现的供应链管理库存（Vendor Managed Inventory,VMI）为“牛鞭效应”的缓解带来了突破[2]。“牛鞭效应”会导致生产商资源浪费，分销商存货周转缓慢，零售商库存成本增加等一系列后果[3]，严重时会致使整个国家生产能力过剩，出现经济危机，因此牛鞭效应有时也称“蝴蝶效应”。

　　需求预测是企业对产品预期需求的评估，是企业制定供应链计划的基础[4]。为了缓和“牛鞭效应”所带来的负面影响，供应链成员应当进行准确的需求预测。需求预测一般在市场需求实际发生之前进行，所以预测部门只能结合历史销售信息和自身销售经验来进行需求预测，调整原材料购买计划、产品生产计划、产成品销售计划等。需求预测的准确性影响着每位供应链成员经营，牵一发而动全身。

　　提高档案信息资源水平可以辅助需求预测，如图1所示。由于信息不对称性和档案信息资源缺乏利用，销售量数据从客户开始传递，在经过零售商、分销商、生产商的处理后变得扭曲；然而，随着档案信息资源管理水平的提高，生产商、分销商和零售商能够更科学地评估数据，做出合理预测。以“中介”分销商为例，建设完善的生产商档案体系有利于深入了解生产商的品质管控能力、供货能力等，减少批量订货的不确定性，建立健康长久的合作关系提供依据；利用零售商档案有利于精准分销，缩小传递信息差。

图1  “牛鞭效应”与档案信息资源管理水平关系图

　　3  供应链中的档案信息资源管理问题

　　档案信息资源管理贯穿了供应链的全流程，如原材料进库单、出库单、采购合同、客户档案等档案管理。供应链中档案信息资源管理问题可以分为以下三种：

　　3.1  封闭管理需求档案，预测依据不全面

　　在企业外部环境中，供应链中各成员的需求档案等信息较为封闭保守，由此形成信息孤岛。生产商无法获取零售商的客户档案和客户需求。各企业档案管理水平参差不齐，中小型企业在档案信息资源管理方面投入资金不足、缺乏专业档案管理人才和档案信息资源管理系统，导致历史订货信息未得到妥善保存，企业进行需求预测时就无法获取全面的销售数据。

　　3.2  档案共享层层受阻，预测交流不畅通

　　企业的内部组织结构和外部行业环境变化频繁，且生产商与生产商、分销商与分销商、零售商与零售商之间也存在竞争关系，彼此会刻意隐瞒重要商机和市场信息，故档案信息资源共享稳定性受到威胁。管理结构上，分工明确、层次分明的传统金字塔形组织结构使企业内部上下级的交流受到重重阻碍；管理制度上，企业制度不健全，固守传统经营模式，档案信息资源相对集中等导致企业信息系统的重复开发和信息泛滥[5]；企业缺乏共享意识，可共享的档案信息资源无法被供应链参与成员交流互通，导致产生信息时滞和信息扭曲。

　　3.3  档案信息利用较少，预测准备不充分

　　在现实情况中，部分生产商为了刺激订货与发挥规模效益，往往大批量生产，并采取促销策略；出于逐利和侥幸心理，分销商、零售商等可能忽视历史订货信息、销售数据、退货记录等档案信息资源，未科学量化交易合作方的资信等级与交货、付货能力，进行非理性订货。反之，超额的订货数量又影响生产商、分销商对市场需求的判断，形成恶性循环。当生产商供货紧缺或囤货居奇、抬高单价时，限额订货也刺激分销商和零售商无依据地超额订货。

　　4  档案信息资源在需求预测中的作用

　　在供应链活动的需求预测中，对档案信息资源进行充分利用能够直接或间接地提高需求预测的准确性，降低“牛鞭效应”的负面影响。具体作用如下所述：

　　4.1  完善企业诚信档案，支持预测决策

　　供应链中生产商、分销商、零售商相互影响，休戚相关。在各省区的“十四五”规划中，山西、吉林等4个省区强调了档案作为信息资源在社会诚信体系方面的重要凭证作用。因此，企业需要充分利用全国企业信贷数据中心等现有系统，调查合作方的战略类型、重大事件，风险偏好等，建立完善的生产商、批发商、零售商档案，拥有一套资信水平评价体系，对未来合作进行风险评估。假使对方风险偏好属于冒险型，那么对其上报的订货数量则需要再斟酌，以免对方夸大需求量而导致供应链出现“牛鞭效应”。

　　预测人员直接影响需求预测结果。企业可以充分利用人事档案，对预测人员的能力和道德水平进行测评，并针对性地提供职业能力提升机会。预测人员对市场的敏感度是宝贵的经验财富，根据健康档案评估预测人员的身体素质和心理素质，确保其能够长期稳定在岗，减少需求预测中的操作性风险。

　　4.2  共享档案信息资源，简化预测结构

　　在设定了库存上限的基础上，一对一补充策略是最优方案。零售商把客户档案及相关信息实时上传至档案信息资源共享系统就能打通生产商和客户之间的信息渠道，实现一对一供货或单独定制供货，直接敲定生产环节中的产品设计及配销环节的交货期，简化预测结构。客户也能够快速获取物流状态、订单处理情况和售后服务等，提高满意度。

　　如图2所示，“牛鞭效应”下需求信息经过层层传递后不再真实准确，档案信息共享系统可以给供应链参与成员获取真实需求信息的机会。建立一个联结生产商、分销商、零售商信息的可共享档案信息资源管理系统，供应链成员获得相同时间、同等可靠的市场需求信息，及时响应，以免企业重复处理或无法获取需求信息。在信息传递顺序上，信息共享使需求信息的单向流动转变为多向流动，反馈信息也能够合理传递[6]。但是档案信息资源共享是有限制性的共享，供应链参与成员之间可以制定档案信息资源开发利用的共享机制。

图2  档案信息资源共享系统影响信息流的参照图

　　4.3  深入挖掘档案数据，科学预测数据

　　在外部数据无法准确获取的情况下，企业可以尝试对内部档案信息资源进行数据挖掘，如利用数据挖掘和云计算等技术从客户档案中得到精确的用户画像。客户反馈信息被生产商、分销商、零售商充分利用，从而控制牛鞭效应中的需求信息变异程度，提供给消费者更好的消费体验，形成良性循环。针对“牛鞭效应”中订货期提前，企业采用MRP、ERP、DRP等决策支持系统提高决策速度。在MRP等系统中嵌入档案信息资源管理系统，代替决策人员记录下完整的决策数据，以备查考利用。档案信息资源系统挖掘预测数据并长期积累，最终可形成需求预测模型，预测人员参考挖掘出的数据进行订货即可，大幅度降低预测中的主观性因素干扰。

　　除此之外，差错信息经过整理之后也可以作为档案信息资源加以利用。例如，影响订货商或订货人员的身体状况、心理状态、操作流程、环境因素等经过收集、整理、分析、组织后可以作为经验应用到企业员工培训中，提高部门和工作人员的预测风险防范意识。

　　4.4  进行档案产品开发，分散预测风险

　　有学者提出“企业档案工作一体化”的思路，通过一体化将档案工作及相似业务进行有效整合，建立起知识管理体系，提高企业管理效率[7]。企业档案是属于企业自身独一无二的资源，难以被抄袭、模仿。研制新产品可以间接抑制“牛鞭效应”，分散旧有产品需求预测所带来的风险。根据前向一体化战略[8]，企业将档案信息资源与现有产品进行研发得到新产品有两种途径：第一种将档案与企业已有产品相结合得到新产品，较为典型的是档案文创产品；第二种是将档案与供应链上其他企业的产品或档案信息资源进行合作创新，形成联名产品。企业能够监控新研制产品的整条供应流程，所有预测相关数据都可以自行取用，提高了产品需求预测准确性，降低了新研制产品的预测风险。

　　在企业内部，企业档案记录了企业全体成员在各种实践活动，包括活动内容、行为方式、劳动成果等，反映了企业文化。如操作规程、员工手册、业务指南等档案是企业制度文化的体现[8]。员工通过企业档案学习、认可企业文化，遵守规章，严谨工作。

　　5  结语

　　本文通过对“牛鞭效应”和需求预测中档案信息资源管理问题的多角度分析，认为企业利用诚信档案、人事档案和健康档案，可以为选择合作方和人才提供依据；部分可共享的档案信息资源可以减小信息传递的扭曲程度，简化预测的层级结构；挖掘档案信息资源能够为需求预测提供参考依据，科学决策；企业档案可以与其他产品结合形成企业专属产品，分散预测风险。研究者们研究“牛鞭效应”的对策和需求预测已经取得了诸多有价值的突破，但结合档案信息资源进行需求预测的现实问题值得深度扩展，如明确缓解用于“牛鞭效应”的可共享档案信息资源的共享时间范围、业务范围，以及挖掘将档案信息资源与产品融合开发的成功案例，寻找实践支撑。

　　参考文献

　　[1]Lee H L,Padmanabhan V,Whang S.The bullwhip effect in supply chains[J].Sloan Management Review,1997(38):93-102.

　　[2]Disney S M,Towill D R.The effect of vendor managed inventory(VMI)dynamics on the Bullwhip Effect in supply chains[J].International Journal of Production Economics,2003,85(2):199-215.

　　[3]岳剑波.企业信息化与竞争情报系统[J].情报理论与实践,1999(2):49-52.

　　[4]吴万滴.基于多模型融合的家电需求预测的研究与实现[D].重庆:西南大学,2021.

　　[5]左爱琴.以人为本的信息环境管理[D].成都:成都理工大学,2006.

　　[6]王冲冲,王海芳.新零售主导的流通供应链重构对牛鞭效应的弱化[J].商业经济研究,2021(18):34-36.

　　[7]蔡盈芳,嘎拉森.数字经济时代企业档案工作一体化研究[J].档案学研究,2022(4):52-58.

　　[8]廉志端主编；石燕蓉,王廷丽副主编.公司战略管理第3版[M].北京：经济科学出版社,2012(8)：230-241.

　　[9]徐拥军,王宏.论企业档案在企业知识管理中的作用[J].档案学通讯,2004(3):63-65.

　　作者单位：四川大学公共管理学院