发布时间:2024-03-07 14:38:36被阅览数:658 次信息来源：《四川档案》
□ 潘震
1 引言
档案馆承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，“加速数字档案馆（室）建设”，这也是各级档案馆的重要建设方向。近年来，各级档案馆的数字档案馆建设都有了长足的进步，在硬件设备、软件系统、数字档案资源等方面均取得了一定的成绩。本文通过总结全国数字档案馆建设情况，分析了现今数字档案馆建设中存在的不足之处，为今后数字档案馆建设提供建议。
2 数字档案馆建设内容与特点
国家档案局于2010年6月发布了《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆建设提供了指引[1]。2015年，国家档案局发布了《数字档案馆系统测试办法》[2]（以下简称《测试办法》），《测试办法》依据《数字档案馆系统测试指标表》采用百分制，结果达到80分（含）以上，认定为“国家级数字档案馆”，若达到90分（含）以上，则被认定为“全国示范数字档案馆”。
2015年起，国家档案局依据《测试办法》对全国各级档案馆开展数字档案馆测试，截至2022年底，全国共建成省级全国示范数字档案馆共6家，分别是河南省、山东省、云南省、浙江省、江西省与宁夏回族自治区档案馆。根据《测试办法》，要求馆藏纸质档案100万卷-150万卷但数字化率低于50%，馆藏纸质档案在150万卷以上但数字化率低于40%的不得申请参加测试[2]。省级档案馆由于存量档案数量较大，要达到《测试办法》中的数字化率需要一定时间。
数字档案馆应具备档案业务“收集、管理、存储、利用”等功能要求。收集功能即系统能收集增量数字化档案，包括数字化的存量档案与立档单位移交增量的电子化档案。对于存量档案，其数字化工作主要通过外包服务的方式进行，由于存量档案年代跨度大、数量多、档案规范不一等原因，对存量档案进行目录著录与数字化扫描存在着相当的困难，保证其数字化质量是实际项目进行中的一个难点。对于增量档案，多省档案馆已实现增量档案“双套制”进馆，“增量电子化”效果显著，电子档案在档案资源体系中占比明显提升。已建设的数字档案馆多在政务服务网部署电子文档接收系统，直接对接立档单位，方便立档单位在线管理和移交档案，减少立档单位归档工作量。
管理功能要求系统对无序电子档案进行整理、分类、著录等操作，将无序数据有序化、信息化。数字档案馆对于档案分类有较高要求，系统应能自定义档案分类方案，对于不同的分类方案，系统能对档案重新分类、编号，添加档案元数据，关联实体档案存储位置，统计档案类型、数量等各类档案信息，定制化业务流程等功能。具体功能内容需根据不同档案馆的业务流程定制开发。
存储功能要求系统能够实现对数字档案长久的安全保存。档案数据对于数据存储安全性要求极高，保证数字档案安全，数据备份是其中重要一环。按照通用的数据安全备份标准，重要数据应达到“3-2-1”备份原则，即至少要备份三份复制，其中至少包含两种不同介质，至少一份备份放在异地。但多套备份会极大增加备份成本、提高实施复杂度、增加数据安全风险，因此在实际应用时需在数据安全、应用成本、应用难度之间找寻平衡。浙江省档案馆对电子档案实行实时备份方案，采用磁带作为异质备份介质，并且与新疆维吾尔族自治区档案馆互为异地备份基地。磁带由于存储容量大、保存时间长、成本低等优势，是众多重要数据异质备份的首选方案，数据磁带、离线硬盘、光盘等存储介质的数据稳定性和可靠性均得到了充分验证，可作为数据备份的存储介质[3]。在选择异地备份基地时，需遵循两地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震带上的原则[4]，以提高重要数据的异地备份容灾能力[5]。
利用功能要求系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，能实现数据查询、资源发布、信息共享等功能。对于公众的档案查询需求，除了网页端查询系统外，陕西省、山东省、浙江省、江西省均推出了移动端小程序，公众可通过微信小程序、公众号等方式在线查档。部分档案馆将掌上查档功能集成至政务系统，利用政务APP提供线上查档服务，如江西省将档案查询集成至“赣服通”，安徽省集成至“皖事通”，这降低了档案馆开发APP的难度，但需要在数字档案馆建设时留出数据接口，提前做好规划。打破信息孤岛，扩大“一网查档、异地出证”，实现全国档案信息利用“一网通办”，是“十四五”期间全国档案事业发展的重要建设内容[6]。山东省、浙江省、安徽省、湖北省、北京市、上海市等省级档案馆均形成了区域资源共享平台，可以查询本省（市）各市区县档案馆开放档案，部分档案馆间通过政务服务网形成跨区域数据互通，如上海市档案馆与山东省档案馆形成“沪鲁通办”档案查询，安徽省档案馆接入“皖事通办”，可实现长三角一网通办。
3 数字档案馆建设的不足与问题
3.1 数字化资源建设质量不高
各档案馆对于数字资源建设都较为重视，许多档案馆的文档数字化率有了明显提升。但在实际工作中，一是由于存量文书档案数量较大，部分档案馆的馆藏文档数字化率相对仍然较低；二是部分档案馆的数字化项目启动较早，早期的一些数字化成果在著录规范、图像扫描质量、归档方式等方面均不够成熟，导致部分数字化成果质量不高，难以直接利用。
3.2 档案智慧化程度不高
人工智能、大数据等新技术的应用是档案“十四五”规划中的重要部分[6]。浙江省、甘肃省、河南省、福建省等地档案馆均提出了建设智慧型档案馆，加强人工智能、大数据等新技术的应用。人工智能技术在档案数字化、全文检索、开放鉴定、档案修复、检索推荐、档案编研等方面都有着广泛的应用场景，可以极大提高人员工作效率，但目前的数字档案馆对于人工智能等智能技术的应用较少，还存在较大的运用前景和空间，档案工作的智慧化程度仍有待加强。
4 数字档案馆建设的建议
4.1 强化机构改革后的体制优势
机构改革之后，党管档案、档案姓党的政治属性更加突出，档案工作与地方党委的联系更加紧密，应抓住机构改革的契机，更加主动地去融入数字时代、数字政府，将数字档案馆建设纳入地方信息化建设规划中，争取政策、资金、技术、人才等方面的支持，推动区域信息化协同发展。
4.2 细化数字档案资源建设
数字档案资源是数字档案馆的核心内容。规范数字化外包项目的管理，对于数字化成果加大抽检力度，在提高存量档案数字化率的同时保证数字化质量。对于早期质量不高的数字化成果，通过现在的图像处理、数字化修复工具等技术提高其可用性，对于无法修复的数字化成果，要有推到重来的决心。
4.3 深化档案智慧化进程
对于有条件的档案馆，可以进行档案智慧化的先行试点，结合档案业务特点，探索人工智能、大数据、区块链等新兴技术的理论体系、技术框架、应用场景、应用模式，深化智慧化档案馆建设方案。对于正在建设数字化档案馆的地区，可与有关学校、研究机构等展开档案智慧化研究，为今后的智慧化档案馆奠定基础。
参考文献
[1]数字档案馆建设指南[Z]，国家档案局，2010.
[2]数字档案馆系统测试方法[Z]，国家档案局，2015.
[3]何畏.档案数据备份策略分析[J].云南档案,2016(10):3.
[4]杨倩青.从灾害事故看档案数据异地备份保存的紧迫性[J].机电兵船档案,2022(2):57-59.
[5]荣增鹏.从自然灾害看档案异地备份保存问题[J]，青海社会科学，2021（1）:16-18.
[6]“十四五”全国档案事业发展规划[Z]，国家档案局，2021.
作者单位：四川省档案馆
