山东青岛推动档案工作数字化转型的探索与实践

　　近年来，山东省青岛市档案馆牢固树立新发展理念，坚持问题导向和系统思维，不断探索档案赋能全市经济社会发展的新举措，采取“12345+N”工作思路，建成“全市一体、前后贯通、数据集成、业务协同、馆室一体”的“青岛市电子档案中心”平台，100余家市级机关依托该平台推动了档案工作数字化转型和数字机关建设。

　　网上行政审批平台和金宏办公系统是全市档案资源的两个重要来源，两个系统均入选国家电子文件归档与管理试点，并于2023年10月顺利通过国家档案局评估验收。试点工作成效显著，政务服务电子文件实现“无纸化归档”，金宏办公系统实现“一键式归档”，相关工作得到国家和省档案部门肯定，在全市广泛推广。

　　一、突破平台建设模式，打造“全市一个数字档案室”

　　按照数字青岛、数字机关建设要求，市档案馆坚持“统建共用、集约建设、互联互通、开放共享”的原则，充分利用电子政务网络平台，以集约化模式，在市电子档案中心平台上为各机关统一搭建数字档案室。

　　“全市一个数字档案室”立足档案管理现代化转型升级，大大节省各机关开发和运维成本，有效减轻一线人员工作压力，提升全市各级机关电子文件归档与档案管理水平，为推动档案工作更好服务新时代社会主义现代化国际大都市建设提供重要信息支撑。

　　二、探索“青岛解决方案”，顺利通过国家试点验收

　　贯彻落实《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，通过在线配置并归集事项名称、归档目录、归档材料等电子文件及元数据信息，形成符合电子档案要求的存档信息包，实现“一次配置，自动归档”。2023年6月9日，网上行政审批平台与电子档案中心平台对接，安全合规的电子档案从行政审批部门自动推送到机关电子档案室。同时，落实机关档案“三合一”制度，完善元数据和过程信息，优化业务流程，固化归档组件，推动前端人工操作向后台“自动捕获、自动转换、智能推荐”工作模式转变。

　　三、创新档案管理流程，首次实现从“纸质档案”到“电子档案”转变

　　市档案馆注重系统化思维，以数字档案室为关键一环，将前端业务系统和后端档案馆“数据岛”进行有机链接。在前期调研的基础上，以维护档案“来源可靠、程序规范、要素合规”为基准，统一数据接口设计，根据需要扩展的档案数据来源，实现文档一体化、馆室一体化。目前，全市100余家市级机关依托该平台开展电子文件归档、整理、利用、移交等工作，已归集文书、照片等各类电子档案413万余件，行政审批系统已归档电子签署文件33.6万余份，有力支撑全市政务服务“一网通办”。

　　四、创新资源挖掘方法，提升档案服务中心大局能力

　　市档案馆注重资源管控，规划了预归档库、整理库、主库和利用库，确保档案资源收集齐全完整，整理规范有序。电子档案中心平台对全市档案资源实行集中管理，可根据需求快速归集各机关数据并形成专题利用库，以便于提供专题档案服务。2023年5月，市委办、市政府办印发《青岛市重要工作部署、重大活动和重大突发事件档案管理办法（试行）》，要求开展“三重”档案专题数据库建设。新冠疫情防控期间，整理提供“非典”和“甲型HlNl流感”防控工作实施方案、防控办法、物资管理、规范秩序等专题档案，发挥了重要资政参考作用。

　　五、创新数据治理手段，推动档案工作数字化转型

　　“青岛市电子档案中心”通过大数据、智能化等新技术运用，将政务服务电子文件和电子公文的归档要求“菜单化”“要素化”，提升了电子档案的准确性和完整性。

　　通过建立“保管期限表”关键词库、实施“四性检测”、归档数量预测、问题预警等，辅助工作人员开展档案整理、质量管控等。对档案开放审核、鉴定销毁、移交进馆等工作实施流程化管控，确保工作质效。将各机关档案业务建设情况分解成46项数据化指标，建立全方位知识库，精确反映各机关档案工作状况。业务指导人员可以“一屏观全市”“一屏管全市”，发现问题及时在线指导反馈，大大提升工作效率。

　　六、制发标准规范，保障各项工作高质量发展

　　根据事业发展需要，市档案馆连续出台《青岛市建筑工程施工许可证核发电子文件归档规范》《青岛市机关数码照片归档与管理规范》《青岛市机关录音录像档案管理规范》《青岛市机关实物档案管理规范》等标准规范，为平台建设和技术推广应用提供制度保障。

　　原载于《中国档案报》2024年2月19日 总第4099期 第四版