新能源 新模式:项目档案管理共享服务探索

　　文/肖贝  吕舜  望蓉

　　国家电力投资集团有限公司（以下简称“国家电投”）作为全球光伏发电装机规模世界第一、风力发电装机规模世界第二的新能源发电企业和清洁能源发电企业，针对新能源项目档案工作的痛点难点进行了研究，探索档案管理共享服务模式，并对共享服务方式的实现手段、路径等进行了具体研究和初步实践，以确保快速扭转新能源项目档案工作薄弱、业务不规范甚至档案缺失的局面，提高档案工作综合能力，实现企业档案工作全面提升。

　　以研促干

　　国家电投于2022年成立了新能源项目档案管理共享服务模式研究课题组，该课题由国家电投综合部档案处主要负责，国家电投二级单位上海能源发展科技有限公司（以下简称“上海能科”）牵头，集团各级单位配合。课题组针对“统一集团标准，规范档案管理；减少人员投入，实现降本增效；明确发展方向，推进规划落地”三项目标进行任务分解，对上海能科所属新能源单位，以及国家电投其他所属新能源单位全面开展调研，通过“4M1E”分析法总结存在的主要问题为6个方面：一是档案意识薄弱，造成项目文件的形成无法与工程建设同步；二是档案管理组织体系不健全，部分项目建设单位档案人员配备不足；三是岗位指导手册标准化程度较低，难以满足各类型新能源项目档案管理的实际要求；四是项目现场各方履职不到位，导致现场文件处于“盲管”状态；五是建设项目档案管理信息系统难以有效覆盖，普遍存在信息系统部署滞后于项目建设的情况；六是专家经验难以传承，项目档案管理人员汲取专家智慧的机会较少。

　　探索实践

　　根据调研结果分析整理，国家电投课题组确定了新能源项目档案管理共享服务模式的5种实现路径，分别为：搭建知识管理平台、组织编写标准化手册、开展电子文件单套制管理、推进档案资源开放共享、组建档案外包服务团队。国家电投组织相关单位进行了探索实践。

　　1.搭建知识管理平台

　　为解决专家智慧难以复用等问题，国家电投积极建立档案专家库、档案高能人才库及高潜人才库，制定人才培养目标，增强档案专业人才储备。同时，选取试点单位搭建新能源知识管理平台，通过自动推送、自动收集和主动上传等方式，对相关知识进行有序共享。2023年年初，试点单位上海能科率先启动新能源档案知识管理咨询项目，明确知识范围，将知识管理按照公共知识、职能管理类知识、业务管理类知识等进行划分，并通过经验反馈、建设知识社区等方式，实现对所需知识的精准检索，新能源项目档案管理人员的工作疑惑也可以迅速地获得行业专家的解答，专业知识得到最大限度共享。

　　2.组织编写标准化手册

　　2015年以来，国家电投积极参与能源行业档案工作标准编制，共主持编制、修订新能源领域档案工作标准6项，共参与编制、修订能源领域档案工作标准23项。2022年，国家电投基于丰富的档案工作标准制定经验，全面启动新能源领域档案工作标准化手册编制工作，从集团公司层面搭建起“文档工具箱”体系框架，在整体框架的指引下，以集团档案专家为中坚力量，聚集青年档案工作者的力量，针对新能源项目制定全面的标准化任务，将任务层层部署，层层推进，推进集团公司自上而下实现新能源项目档案工作标准化。目前，《常规建设项目档案管理指南》《企业境外档案管理指南》已于2022年出版发行。指南对新能源项目的条件保障、过程控制、文件收集、文件整理、文件归档、档案验收、保管利用等内容提供了详细的参考依据，对实际工作的开展有较强的针对性与操作性。2023年，国家电投结合上述指南编制经验与新能源项目档案管理需求，组织人员着手编制《储能项目档案管理指南》，后续将继续结合集团产业类型与发展方向，组织编写新兴产业标准化手册，切实提高指南实操性，实现了新能源项目档案工作标准化。

　　3.开展电子文件单套制管理

　　为解决新能源项目档案管理组织体系不健全、信息系统功能落后等问题，国家电投从集团层面推进文档全生命周期管理，在信息系统中实现文件管理的全流程覆盖，将电子文件以流程化的形式固化于系统中，并利用电子签名及区块链等相关先进技术加以验证，同时嵌入自动归档功能，实现新能源项目档案数字化移交，以及电子文件单套制归档，从而节省纸质档案在整理、编页、装订等方面的人力物力投入。

　　同时，国家电投所属二级单位也在积极探索电子文件单套制管理，其中，上海能科“区块链技术在工程建设档案中跨企业认证研究”作为国家档案局科技项目，将数字签名技术及区块链技术嵌入项目文件审批流程，解决了电子档案生成过程中真实性、有效性的问题，推动了电子文件单套制归档，通过在上海能科沁水新能源分公司所属的沁水100MW地面集中光伏项目开展试点与批量复用，推进了新能源项目电子文件全过程流转以及档案自动归档，实现了新能源项目电子文件单套制管理。

　　4.推进档案资源开放共享

　　2022年5月，国家电投数字档案馆通过国家档案局试点评审，成为第一批企业集团数字档案馆（室）试点单位。在数字档案馆推广建设过程中，国家电投也同步开展了档案数字资源开发工作，将档案敏感等级划分为四级：不敏感—0级、敏感—1级、较敏感—2级、非常敏感—3级，利用AI算法对库存档案进行敏感等级识别与判定，并对档案敏感等级为0级和1级的文件全面开放，占比高达45.3%。此外，国家电投还在数字档案馆中搭建了资料库模块，对档案法律法规、行业标准、集团制度、先进单位新能源项目档案管理经验等内容进行了知识共享，进一步实现了从档案资源数字化到档案服务知识化的转变。

　　5.组建档案外包服务团队

　　国家电投先后对部分所属单位以及一些专门的档案外包服务公司展开了调研，并初步选取五凌电力有限公司新能源分公司等单位作为试点，使用档案外包服务团队开展档案整理加工和咨询服务。2022年2月—2023年6月，在保持档案人力资源投入不变的前提下，五凌电力有限公司新能源分公司使用档案外包服务团队对在建的14个项目开启档案服务共享，档案外包服务共享模式不仅节省了大量费用，大幅降低了人力成本，在提高档案整理与验收效率的同时也提高了管理效率和管理水平，提升了项目档案管理的标准化与规范化。

　　实践效果

　　1.共享服务模式取得阶段性成果

　　目前，国家电投新能源项目档案管理共享服务模式已取得阶段性成果，知识管理咨询项目已形成初步的阶段性设计方案，打破了传统仅将知识成果进行共享的思路，将业务审批与业务成果一体化管理，调研各类业务场景，针对各业务场景编制各类知识地图，为2024年系统上线奠定良好基础。标准化手册为各新能源项目兼职文档人员开展工作提供了指引，提高了工作效率。电子文件单套制归档目前已经在沁水100MW地面集中光伏项目完成试运行工作，后续拟在上海能科所属的新能源场站报审类文件中推广应用，目前已完成推广方案。数字档案馆档案资源的开放利用，推动了各所属单位对已开放的新能源项目档案进行在线阅览，大大提高了新能源项目档案开放比例与新能源项目档案数字资源利用效率。外包服务团队的组建促进了项目档案整理周期的缩短，由以往的8～10个月缩短至3～4个月，档案整理规范化程度逐步提升。

　　2.管理效益、经济效益和社会效益

　　国家电投新能源项目档案管理共享服务模式推动了基层档案的规范管理，规范的档案给项目管理带来了良好的管理效益，给工程的竣工结算、概算控制提供了有力支撑，给生产运营提供了优质高效的历史资料，也为工程质量隐患排查、出现问题的责任追究提供了有效的依据。

　　电子文件单套制管理同样也带来了良好的经济效益，利用电子文件单套制管理每个项目可节省人工投入1人，按照人工费用每月5000元、项目周期大约10个月来计算，每个项目可节省5万元人工成本。

　　此外，新能源项目档案管理共享服务模式改变了传统档案管理模式，全面提升了集团公司档案管理能力与水平，真正做到了保障新形势下集团公司档案工作持续稳健协同发展。

　　作者单位：国家电力投资集团有限公司

　　责任编辑：巩慧