发布时间:2024-02-20 08:44:54被阅览数:208 次信息来源：《中国档案》
文/苏焕宁
文章在数字环境下结合我国档案管理体制，从既有理论与实践发展中，客观总结与阐释我国电子文件归档所具有的特征及其历史贡献、现实意义和未来走向。
我国电子文件归档的管理特色：
第一，管理体制特色。电子文件归档是数字环境下档案集中统一管理体制的保障。我国自1956年国务院颁布《国务院关于加强国家档案工作的决定》便建立了归档制度，以此为支撑，档案资源得以在机构内部实现归集。与我国三段式档案管理模式相匹配，各业务系统与业务部门相当，电子档案管理系统等同于机构档案室。电子文件从业务系统经过归档转化为电子档案并存储于电子档案管理系统。机构内部电子档案集中化既是我国电子文件归档的特色，也是其存在之必要性所在。
第二，管理理论特色。一是文件生命周期理论。文件生命周期理论与我国档案管理实际十分契合，这种三段式的对应格局在信息环境下也未发生改变。在电子时代，与机关档案室相对应的档案室是虚拟的，与传统归档本质无异，电子文件通过归档成为电子档案并集中于电子档案管理系统，电子文件全生命周期的连续性管理依然建立在归档的阶段性划分基础上，这便是我国电子文件归档的鲜明特色。二是全程管理与前端控制理论。电子文件全程管理与前端控制作为西方电子文件管理思潮的中国化理论，在移植过程中给实践工作带来了一定困惑：一方面，将档案管理需求以及部分工作前移无疑是必要的；另一方面，我国文件与档案管理的明显分段又使档案工作的前移变得异常困难。总之，我国电子文件归档的特别之处使全程管理与前端控制理论在我国档案管理实践中的贯彻并非轻而易举，但也正是这种特色激发我们思考更具可行性与生命力的西方档案管理理论中国化路径。
我国电子文件归档的制度特色：
第一，内容特色。电子文件归档在我国不仅是一个囊括多项内容的专项制度，而且是一项融于档案管理且不可或缺的重要工作；它既是档案专业领域的工作要点，也是各行各业工作开展中的关注对象，这也是我国文件归档连接业务工作与档案工作的特点所致。在我国，电子文件的“双套制”与“单套制”归档模式被上升并固化于国家层面的方针政策，由此也展现出国家档案局在电子文件归档问题中的意志与导向。此外，我国对电子文件双套制的强制性要求均针对具有永久或长期保存价值的文件，对单套制的尝试则将具有永久或重要保存价值的电子档案排除在外，充分体现了积极稳妥、循序渐进推动档案信息化工作的整体思路及电子文件归档进程的逻辑特色。
第二，试点经验。我国电子文件归档试点工作稳步推进，覆盖了党政机关与企事业单位，涉及政务、财会、能源、司法、交通等多个领域，包含文本、发票、卷宗、数据等不同类型。其中，除了战略部署层面“先行先试，逐步推广”的制度逻辑外，每类试点都是我国不同类型电子文件归档实践的典型特征，这些试点的探索权限与档案主管部门及时有效的控制权限相互配合，是透视和呈现中国归档制度和政策过程的特殊性、规律性的特定视角，可由此体现对中国本土归档制度和政策实践的学术关怀。
我国电子文件归档的技术特色：
第一，系统平台的统筹统建。从系统平台的统筹统建来看，我国电子文件管理呈现前端集约化、后端一体化两大特征趋势。前端集约化即在整个数字领域平台化的发展趋势下，发挥党管档案的统筹优势，依托统建平台，以技术一体化增强归档功能适应性。后端一体化即以数字档案馆建设为依托，集成档案管理的相关信息技术，统建虚拟档案室供各立档单位使用。两种趋势都深含我国电子文件归档与机构档案室相连的特色。技术的集成趋势仍未脱离电子文件归档在机构中“分段”的影响，归档之于档案室的价值特色反而依靠技术的发展得以强化。
第二，自主可控的技术应用。电子文件归档所关联的自主可控技术包括自主研发的计算机、操作系统、OFD格式、中间件、存储器、数据库、服务器等。目前我国自主可控产业发展迅速，研发的基础软硬件产品不断推出，为基于自主可控的电子文件归档工作的开展提供了基础环境，但也提出了技术产品选用与适配改造的复杂问题。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出重点开展自主可控环境下档案数字资源管理等重大课题研究，2022年国家档案局科技项目立项也将“基于自主可控的电子文件归档与电子档案管理系统”列为重点，这些规划部署体现了档案部门在自主可控工作中的决心与信心。
[摘自《人大复印报刊资料·档案学》（京），2022（5）；原文发表于《档案学研究》（京），2022（6）]
作者单位：中山大学政治与公共事务管理学院
责任编辑：周拯民
