“强”领导“抓”组织“重”执行——中国海油加强境外档案管理的实践与探索

　　文/中国海洋石油集团有限公司办公室

　　境外档案是我国企业“走出去”过程中形成的核心资源和宝贵资产，也是企业档案管理的重点领域和关键环节。近年来，中国海洋石油集团有限公司（以下简称“中国海油”）高度重视境外档案管理，严格落实《企业境外档案管理办法》等制度要求，结合境外档案管理中存在的领导力弱化、组织力虚化、执行力淡化等问题，坚持问题导向，强化系统思维，不断强化境外档案的完整和安全，取得初步成效。

　　存在问题

　　随着境外投资规模不断扩大、业务不断延伸，公司境外档案数量持续快速增长，管理广度、深度和复杂程度也在不断增加，主要存在以下问题：

　　一是境外档案工作存在领导力弱化现象。中国海油境外档案管理涉及数百家成员单位，加强领导和制度规范是需要解决的基本问题。部分境外油气项目受多种因素影响未明确档案管理分管领导，一些境外项目分管领导对档案管理要求不熟悉，重视程度不够。

　　二是境外档案工作存在组织力虚化问题。由于境外油气项目点多线长，境外档案管理难度较大，一些境外项目未配备专（兼）职档案工作人员，境外档案管理人员配置、能力水平难以符合境外业务实际需求。

　　三是境外档案工作存在执行力淡化趋势。公司境外档案工作起步晚、基础弱，同时受境外法律、文化等多种因素影响，境外档案管理存在较大短板，部分境外单位未组织制定归档范围和档案保管期限表，缺乏对境外档案应归尽归的要求。

　　工作举措

　　1.聚焦“制”，不断提升档案工作领导力

　　中国海油档案部门坚持依法治档、依规管档，持续加强档案管理制度建设，确保境外档案管理不留空白。

　　一是加强境外档案管理制度顶层设计。针对境外档案管理制度更新不及时、归档范围和档案保管期限表不完善等问题，中国海油档案部门持续做好境外档案管理制度建设。中国海油于2021年6月制定发布《中国海洋石油集团有限公司境外档案管理办法》，对境外档案归属、使用、保管、利用等事项进行了明确要求，并要求所属中国海洋石油国际有限公司（以下简称“海油国际”）积极学习、及时更新，2022年1月制定下发《海油国际档案管理业务标准》《海油国际档案业务指导细则》，进一步明确境外档案管理制度。同时，制定下发《中国海洋石油集团有限公司“十四五”档案工作重点任务》，明确要求加强对企业境外档案工作的指导，满足境外资产监管需要，进一步夯实境外档案管理制度根基。2022年8月，中国海油档案部门正式下发《关于推进所属单位管理类文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作的通知》，其中针对境外业务相对集中的所属单位海油国际新版归档范围和档案保管期限表严格把关，经过三次审核修订最终于2023年5月正式批复，进一步压实境外档案归档主体责任。

　　二是建立境外档案工作绩效考核体系。针对境外项目分管领导对档案工作重视程度不够等问题，中国海油档案部门于2021年首次将档案管理纳入所属公司绩效考核体系，从档案工作责任是否落实、档案制度体系是否健全、档案工作基础是否扎实、档案业务管理是否规范等方面，细化考核指标，完善考核标准，明确扣分依据，并根据保密工作要求，针对出现失泄密或重要文件遗失的，实行一票否决制，确保考核的针对性、精准性、有效性。同时，要求各单位参照集团档案工作考核细则，开展本单位的档案考评工作，实现绩效考核上下贯通、一体推进，有效建立档案工作考核、评价及激励机制。2022年，中国海油党组研究决定将档案管理纳入党建考核指标，通过党建工作责任考核进一步增强了各级单位对档案工作的重视程度。

　　2.加强“管”，不断提高档案工作组织力

　　中国海油档案部门按照统一管理、分级负责、专业实施、区域协作的原则，构建起“纵向联动、横向协同”的管理模式。

　　一是织密管理“网格”，夯实组织基础。2020年，中国海油档案部门经过多次深入调研，积极探索中央企业境外档案管理的具体方案和路径，学习借鉴中央企业档案工作协同机制，探索建立档案“1+5”片区管理模式。2023年4月，为进一步加强档案管理工作，中国海油档案部门建立档案工作协作组，并制定下发《中国海油档案工作协作组工作细则》，初步形成“集团+协作组+所属单位+地方档案”四个层级体系，每个协作组实行轮值组长制，组长单位按照集团办公室部署，组织成员单位开展自查自评工作交流，加强优势互补和资源共享，逐步建立培训交流、督促检查并重的良性互动机制，有效发挥各层级、各领域合力，为强化境外档案管理奠定坚实基础。

　　二是补齐管理短板，强化人才支撑。中国海油档案部门在全系统选拔聘用21名档案评审员，并建立专家预备梯队，探索建立中国海油档案工作“三支人才队伍”与“档案评审员”培养机制，确保“用心留才”。同时，加强与人力资源部门的沟通，制定档案人才需求计划，积极招聘档案专业毕业生，提升档案队伍专业化程度，确保“精准引才”。截至2022年年底，集团公司境外项目配齐专（兼）职档案人员，为提高境外档案管理质量奠定基础。此外，还结合实际制定年度教育培训计划，组织经验交流，确保“精心育才”。2023年6月，中国海油组织召开集团档案工作会议，邀请5家所属单位围绕文件材料应归尽归、档案人才队伍建设进行经验分享。6月底成功举办中国海油档案工作第一协作组2023年度工作启动暨交流会。各类会议的成功举办，为加强各单位协作与交流、增强专兼职档案人员专业化能力提供了有力支撑。

　　3.立足“查”，不断增强档案工作执行力

　　中国海油档案部门持之以恒做好档案工作督查检查，以查促改、以查促优，确保境外档案管理不松劲、不懈怠。

　　一是用好外部检查“透视镜”。近两年，中国海油先后迎接了中央巡视、境外业务检查、党建考核等各类检查工作，借档近4万件次，2023年中央巡视期间，档案室提供查、借阅档案数量1566件次，有效保证了各类文件以及境外档案的查阅服务。中国海油档案部门针对境外业务检查反馈的档案管理问题，认真制定整改措施，明确整改时限，将上级检查作为自我提升的有利契机，并积极组织开展调研，指导所属单位海油国际做好档案管理办法制修订，形成科学合理、层次分明、覆盖全面的档案管理制度体系。其中，针对境外档案保管等难题，2022年，中国海油档案部门指导海油国际认真梳理了海外资料传输回国流程和海外资料全球化利用流程，截至目前，共传输技术档案回国68批次，超过400TB的数据，确保了境外档案的完整和安全。

　　二是用足内部检查“放大镜”。为及时发现档案管理特别是境外档案管理存在的问题，中国海油每年实现档案工作检查二级单位全覆盖。疫情期间，中国海油克服困难，对所属22家单位和18个总部部门进行了档案工作检查，并进行业绩考核。就发现的共性问题，采用提示函的方式督促补足短板，对问题突出的单位要求限时整改，对整改情况进行跟踪，真正做到以查促改、以查促优，打造“要我抓”到“我要抓”、“偶尔抓”到“常态抓”的新局面。2023年，中国海油档案部门牵头组织各部门各单位，对照国家档案局中央企业档案工作监督检查指标进一步梳理问题，形成两个档案工作协作组自查、互查与集团公司检查相互配合的检查机制，做到“四检查”，即各单位下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求，检查项目进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时做好项目文件归档交接，有效提升了检查工作频次和效果，提高了境外档案管理水平。

　　三是用实协同检查“辅助镜”。为增强境外档案管理合力，中国海油在“十四五”档案工作重点任务中明确要求完善档案主管部门与业务部门协同配合的监督指导方式。2022年，中国海油档案部门联合审计部门圆满完成境外管理专项审计检查。编制档案检查资料清单，从机构设置、人员配备、专项预算、制度建设、应急管理及演练、库房情况、配套设施设备、档案管理信息系统、年度档案工作会议与培训、上级单位业务监督指导情况等方面，对3家单位所属的130家境外公司进行档案工作检查，形成800余项问题清单，有效提升了各单位对境外档案管理的重视程度，提高了境外档案管理水平。

　　责任编辑：巩慧