实物档案保管保护工作实践——以广西壮族自治区档案馆为例

　　文/农民智  蒙斌  杨济莹  覃福进

　　实物档案作为社会珍贵财富和记忆，见证和记录了国家、民族、社会的变迁和发展。广西壮族自治区档案馆紧紧围绕档案存史资政育人这一根本任务，不断优化和丰富馆藏档案资源，将实物档案作为保管保护对象，针对广西高温高湿的自然环境，使用专门设备进行消毒杀虫，设立专门的库房进行管理，建立实物档案展厅，在实际工作中不断探索和总结在科学保护实物档案的同时充分展示和利用实物档案，发挥实物档案的价值。

　　重大意义

　　区档案馆馆藏实物档案近3000件，涉及部分立档单位档案、名人档案、突发事件及重大事件档案、专门档案等多个全宗，包含印章、奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、书画、模型、工艺品等多种类型。包括金属材质的锡质摆件、银质挂件、徽章，动植物材料的手工雕刻挂件、漆器、木器、木雕，丝毛棉麻纺织品、织绣、风光雕刻画和刺绣画，象牙制品、角制器、贝壳制品；硅酸盐材料的宝石挂画、瓷器、陶器、玻璃器、工艺瓷瓶；岩石材料的宝石、玉器、石器等。馆藏实物档案还包括广西援鄂抗疫实物档案及区各级党政机关领导在开展公务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品，包含我国台湾传统瓷器，以及越南手工刺绣、泰国银饰餐具、缅甸玉制茶具等，这些礼品实物档案不仅是广西与国内外各方友好关系的见证，也是极其珍贵的档案资源。区档案馆馆藏实物档案数量庞大、种类繁多、载体奇特、内容丰富，真实见证和记录了改革开放以来的重大成就和少数民族地区开放发展的社会变迁，做好实物档案的收集管理和保管保护工作具有重大意义。

　　工作实践

　　区档案馆结合实物档案直观性、多样性、载体广泛性、存放分散性的特点，从实物档案的广泛收集着手，综合考虑进馆后防范实物档案虫霉尘菌的滋生，提升档案保护技术防范条件，改善档案库房保管条件，提升馆藏实物档案制度化、规范化管理水平。

　　1.完善实物档案收集工作

　　相较传统载体档案，由于实物档案的产生具有不可预测性，持有单位（持有人）如不主动上交则易造成漏归现象。如摆件、瓷器、服饰等是直接赠予具体个人或具体单位，奖杯、奖状、锦旗等直观反映了集体或个人的荣誉，持有单位或持有人更希望自己保管，方便利用。针对这种情况，区档案馆一是主动联系相关单位，如主动与区外事部门对接，达成合作共识，实时共享区党委政府领导外事活动信息，主动跟进收集外事礼品档案，做到外事工作开展到哪里，档案收集就跟进到哪里。二是主动服务立档单位和个人，开展实物档案收集工作，结合立档单位中心工作和重点工作，结合重大活动和突发事件档案工作特点，帮助立档单位建立健全实物档案收集制度，采取年度收集与实时收集相结合的办法，随时关注可能产生的重要实物档案。三是积极开展征集工作，按照接收进馆范围要求，通过征购、复制、寄存等多种形式，从单位、团体、个人手中征集有价值的实物档案，规范做好实物档案的接收进馆工作。

　　2.规范实物档案分类整理

　　摸清底数、科学分类是规范实物档案管理的基础。由于实物档案的种类较多，尺寸大小、载体材质、品种类型各不相同，不适宜直接使用传统载体档案的保管保护方法。区档案馆在将实物档案纳入全宗管理的基础上，建立实物档案全宗名册，根据实物档案类型进行分类，做好编目、著录等基础工作。设计制作反映实物档案情况的标签表，标明全宗信息、档案来源、档案名称等具体信息。实物档案入库后，根据库房原有开放架装具的实际情况，同一全宗的实物档案集中存放，体积较大或特殊材质无法正常放置于开放档案架的，采取特殊方式予以保存。

　　3.科学把控实物档案馆库环境

　　在实际环境中，不同材质的实物档案适宜的温湿度环境各不相同，而广西高温高湿的自然环境对实物档案的长期保存提出了更高要求。区档案馆参照《博物馆藏品保存环境试行规范》，根据档案库房温湿度条件，为馆藏实物档案配备了不锈钢金属材料和香樟木等优质木材档案柜架、囊匣等保管设备，配置了除尘消毒杀虫设备，根据不同材质采取防尘、防潮、防震和避光保护等措施，对实物档案进行科学有效的保护。

　　4.充分发挥实物档案宣传推广作用

　　区档案馆注重做好馆藏实物档案资源的宣传展示工作，设计专门的实物档案展厅，根据工作需要轮流展示馆藏礼品实物档案。通过在主题展览中展示实物档案，直观体现党领导人民奋进新时代的历史瞬间；设计制作实物档案资料图册或光盘，收录实物档案信息，作为交流活动中的宣传品或礼品。这些举措不仅展示了馆藏档案所记录的历史信息，也促进了实物档案和其他档案的收集。

　　面临的问题

　　实物档案的载体形态各异、材料多样、大小不一，大多数档案馆仍采用传统纸质档案或音像档案的管理方法，影响了实体档案的保管保存。

　　1.统一的温湿度不适用于全部实物档案

　　因广西气候温度高、湿度大且持续时间长的特点，区档案馆库房建筑采用密封式结构，周围设置环廊，力求隔热防潮，保持档案库房温湿度相对稳定。库房温湿度严格按照国家档案局标准规范，温度控制在18～22°C，湿度控制在45～65%。这样的温湿度条件并不适用于全部实物档案，如金银器、陶器、瓷器等无机物质地实物档案，一般要求控温在14～20°C，相对湿度30～45%，纺织品、漆木等有机物质地实物档案，对湿度控制及范围变化幅度要求更高。不适宜的温湿度不仅会直接影响实物档案的耐久性，而且会加速降解、酸性水解等；高湿吸水膨胀、低湿失水收缩，造成干裂脆化。

　　2.传统消杀容易对实物档案造成损伤

　　氮气消毒杀虫技术是档案馆传统的消毒杀虫方法，因需要真空充氮，在真空中改变了压力，易造成实物档案机械损伤，不适宜漆木器、书画等实物档案消毒杀虫。低温冷冻技术是一种常规的物理杀虫方法，但实践证明无法杀灭霉菌，且在对温度精准控制的过程中，降温或升温太快均会对实物档案本身造成损伤。环氧乙烷、硫酰氟等化学杀虫方式所用药剂毒性大、危害性高，需要专业人员使用专门设备进行操作；而用拟除虫菊酯类杀虫剂杀虫，需要通过喷洒或雾化的方式杀虫，药剂水迹会影响档案载体本身，不利于实物档案消毒杀虫实际工作有效开展。

　　应对措施

　　预防性保护理念是开展档案保护工作的共识，档案保护技术工作作为一个系统工程，应按照档案整个生命周期，通盘考虑、科学合理地组织档案保护技术工作。区档案馆充分发挥好在传统档案存放环境控制、档案抢救修复、档案复制等工作中积累的丰富经验，面对实物档案载体、介质材料日益丰富、复杂多样的特点，不断强化实物档案保管保护基础业务建设，推动实物档案保护工作向科学化、规范化、流程化、精细化方向发展。

　　1.库房管理精细化

　　把握环境自然气候变化规律，科学使用温湿度控制系统，做到一库一策，对每个库房的温湿度环境实施精准调控。实物档案入库管理，做到分类分库分装具。考虑到不同档案载体对所需储存环境的要求不同，应当将不同载体的实物档案进行分类，分别存放于不同的库房和区域，有针对性地进行温湿度调控。进一步增加实物档案保护工作的科技含量，对实物档案的保存环境实施有效的监测和控制，利用现代保护设备进行虫霉防治。对于特殊材质或是特别重要的实物档案，还需要配备特殊的装具保存，一方面隔绝实物档案与空气的接触，减缓老化过程；另一方面进行避光处理，防止档案受到损害。考虑到广西气候湿度大，还需要采购专门的恒湿储藏柜用于储存有机质的油画、书画、漆木器，以及金属质地、金银器等无机质的实物档案。必要时还可根据实体档案体积设计不同容积的气密围护，单独营造适宜不同载体实物档案存放的环境。

　　2.数字应用精细化

　　2022年，国家档案局出台了《实物档案数字化规范》，为馆藏实物档案数字化提供了科学指引。实物档案的价值在于利用，在工作中，应当全面分析馆藏实物档案的价值，制定实物档案开发利用方案，充分利用数字技术，精准分类实施实物档案数字化，建立专门数据库。对于锦旗、奖状、奖杯、书画等一般实物档案，可采用拍照、扫描等方式进行数字化；对于传统瓷器、银饰餐具、玉制茶具等较为珍贵又有重要信息的实物档案，可进行三维扫描，实现3D展示；将数字化成果广泛应用于档案利用各个领域，真正实现实物档案的数字应用，最大限度地避免实物档案实体在展示过程中受到损害。

　　3.保护策略精细化

　　在对实物档案进行日常维护和操作处理的过程中，应时刻注意对档案本身的保护，区分材质、分类保护，优先考虑传统手段保护，适时采用新技术进行科学保护。目前区档案馆使用低氧气调技术对新进馆实物档案和馆藏实物档案进行日常消毒杀虫，针对不同载体实物档案的物理特性，引入常压低氧气调杀虫系统，解决了大体积或特殊材质实物档案的消毒杀虫问题，在对实物档案消毒杀虫中取得了良好的效果。

　　参考文献：

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　　[本文系国家档案局科技项目“高温高湿环境实物档案保护策略研究”（项目编号：2021-B-02）的阶段性研究成果]

　　作者单位：广西壮族自治区档案馆

　　责任编辑：王玥