轨道交通装备制造行业价值创造型数字档案管理模式构建

　　文/李永妮  刘伟  乔军  王西山

　　中车青岛四方机车车辆股份有限公司（以下简称“中车四方股份公司”）是中国高速列车产业化基地、城市轨道交通车辆制造商和国家轨道交通装备重要出口基地。中车四方股份公司以《企业数字档案馆（室）建设指南》为指导，立足当前、着眼长远，扎实开展企业数字档案建设，建立了一套与轨道交通装备制造行业高度适配的价值创造型数字档案管理模式，持续提升企业档案工作质量和服务水平。

　　建设背景

　　1.轨道交通装备世界一流企业建设需要

　　中车四方股份公司致力于成为具有全球竞争力的轨道交通装备世界一流企业，成功地走出了一条自主创新之路。中车四方股份公司档案管理部门完整保存了中国高铁由“跟跑并跑”向“领跑者”转变的每一份资料。在当前数字化转型新发展理念下，迫切需要开展企业数字档案建设，为建设轨道交通装备世界一流企业提供支撑。

　　2.数据驱动型企业建设需要

　　中车四方股份公司“十四五”发展规划明确指出，坚持数字赋能与企业转型升级深度融合，推动企业管理从单纯管业务向管业务与管数据并重转变，全面建成数据驱动型企业。当前，公司拥有海量的数据，迫切需要开展企业数字档案建设，为企业持续健康发展提供有力支撑。

　　3.企业档案工作数字化转型升级需要

　　随着中车四方股份公司档案工作信息化建设的快速推进，公司内部绝大多数线下实体文件已基本实现了电子化，产生并积累了海量的生产、经营和管理数据。电子文件归档和电子档案管理给档案工作带来了巨大挑战，要想做到“应收尽收、应归尽归”，迫切需要创新档案工作的理念、方法、模式，全面加快档案工作的数字化转型升级。

　　主要做法

　　1.调研学习

　　一是中车四方股份公司工作人员先后赴青岛市档案馆及区域内档案工作优秀企业开展调研，学习档案工作先进经验。二是中车四方股份公司对自身档案工作现状进行了深度调研，分析企业数字档案建设所面临的各类挑战，分析企业档案工作的核心价值，研究企业档案工作的正确方法，确立企业数字档案建设的具体目标。

　　2.整体规划

　　中车四方股份公司围绕数字档案“收、管、存、用”全生命周期，采用整体规划、分步实施的方式统筹推进，将数字档案建设整体规划为4期，并将数字档案建设纳入企业信息化建设整体规划及年度工作计划，给予相应的经费支持。

　　3.成立团队

　　中车四方股份公司档案管理部门与信息化部门、业务部门协同配合，搭建了一支由档案人员、主营业务人员及信息化人员组成的复合型专业化团队。团队成员熟悉相关专业知识，具备丰富的工作经验。

　　4.建章立制

　　中车四方股份公司组织对现有管理制度及技术标准进行补充完善，为企业数字档案建设提供制度保障。一是根据企业数字档案管理要求，完成6项管理制度的制修订工作，明确管理职责及数字档案管理流程，强化档案基础管理能力。二是制定《档号编制规则》，明确档号的构成元素、案卷和文件的档号结构和编制方法。三是在原有文件材料归档范围和档案保管期限表的基础上，形成具有企业特色的文件材料归档范围和档案保管期限表。四是参照各类元数据标准，结合企业实际情况，详细梳理各门类档案的元数据，在梳理过程中关注元数据的校准及统一，制定元数据自动写入策略，形成元数据管理方案。

　　5.启动建设

　　中车四方股份公司以档案工作“融入企业中心，服务企业大局”为理念，以充分发挥档案的数据价值为目标，在数字档案接收、保管、利用等方面进行了积极探索，通过研究与实践，建立了一套与轨道交通装备制造行业高度适配的价值创造型数字档案管理模式，搭建了一套低成本、高效率的企业数字档案管理平台，基本解决了传统档案管理的各种痛点、难点问题，初步探索出一条企业档案数字转型的新路径。

　　在档案收集阶段：一是以档案工作服务企业主营业务为目标，采用按公司主营业务分类的方式，对业务活动中产生的文件材料进行收集，形成一套与轨道交通装备制造行业高度适配的数字档案管理新模式。二是搭建归档模型，建立标准文件夹，业务人员采用“拖拉拽”的方式上传文件即可完成档案移交，系统自动完成元数据著录、组卷、组件、档号编制等操作，实现了档案收集的全过程自动化。三是采用任务驱动式档案收集方式，由档案管理人员在线制定归档计划并发布归档任务，实现档案收集由被动式向主动式的转变。四是针对企业内部业务系统中存在的大量应归未归电子文件，构建了基于中间库的标准化归档接口，实现了业务系统中海量电子文件的快速在线自动归档，业务系统仅需将自身系统中需归档的数据经“四性”检测通过后推送到中间库，数字档案管理系统根据预定义的接口适配器获取需归档的数据，导入归档模型，自动完成数据的组织，“四性”检测通过后自动归档入库，系统集成成本大幅度降低。

　　在档案管理和保存阶段：一是采用文件切片式的数据管理技术，将数字档案按规则切片后存储于数据库，利用数据库检索技术，实现PB级数据的毫秒级响应，基本解决了超海量非结构化数据查询慢、安全性低、稳定性差等问题。二是高效整合各类存储资源，构建统一的存储架构，实现了档案数据存储成本的大幅度下降。

　　在档案利用阶段：一是通过对现有利用数据的系统分析，结合业务人员实际需求，将大量档案利用权限配置到系统后台，当业务人员在权限范围内时，可直接在线利用档案。二是聚焦企业主营业务的实际使用场景，深度挖掘企业内部各项业务需求，综合运用数据标签、智能检索等技术，在提高档案数据检索效率的同时，积极探索知识管理、大数据等技术在档案深层加工和利用中的应用，有针对性地主动提供全方位、多层次的档案利用和决策支持服务。三是充分借鉴通用知识图谱和行业知识图谱的构建经验及技术，通过构建数据模型，实现从档案数据处理、知识抽取、知识融合、知识加工到企业知识图谱的初步构建。

　　在数字档案“四性”检测方面，以数据安全、可靠为原则，打造了一套独有的数字档案全生命周期“四性”保障技术体系，以信息包为载体，采用加密、压缩、病毒检测等多种软硬件技术，保障符合数字档案“四性”检测要求，实现了数字档案在移交与接收、归档、长期保存3大环节45个检测项目全覆盖。

　　取得成效

　　1.档案与企业主营业务深度融合

　　中车四方股份公司构建的数字档案管理模式，在数字档案“收、管、存、用”全生命周期的各个阶段，档案管理人员既可以按企业主营业务分类对档案进行管理，又可以按传统门类对档案进行管理。业务人员在收集和利用档案时也仅需利用已有的业务知识就可以开展相关工作，真正实现了档案与企业主营业务的深度融合，提高了档案工作的服务能力和水平。

　　2.档案的数据价值得以充分发挥

　　在数据时代，数据是一项可以支撑企业长期可持续发展的重要资产。面对海量的档案数据，中车四方股份公司研发的档案利用技术，一方面提高了档案借查阅的效率，另一方面以业务需求为导向，实现了档案数据的编研，其价值得以充分挖掘和发挥，对企业经营决策的支撑作用不断加强。

　　3.数字档案管理模式得到广泛认可

　　中车四方股份公司所构建的轨道交通装备制造行业价值创造型数字档案管理模式，先后吸引了40余家企业到中车四方股份公司进行观摩学习，得到广泛认可。

　　作者单位：中车青岛四方机车车辆股份有限公司、青岛诺亚信息技术有限公司、青岛市档案馆

　　责任编辑：巩慧