企业数字档案馆建设的理念与实践

　　文/张壮志  杨慧文  彭登辉

　　中国长江三峡集团有限公司（以下简称“三峡集团”）高度重视档案工作，积极开展数字档案馆建设，在目标规划、组织架构、知识服务、技术外包、安全体系、评估运维六个方面精准发力，从组织、人力、资金等多方面予以保障，旨在建设面向未来企业发展需要和知识服务的数字档案馆，工作成果丰富、成效显著，摸索出了一套可供国内企业借鉴参考的建设理念和实践经验。

　　理念遵循

　　1.目标方面：多元协作，业务驱动

　　三峡集团坚持多元协作，以“跨界优化盘活整盘棋，协同优化全周期管理”为价值导向，推动数字档案馆建设“跨界化”和“协同化”。“跨界化”是指集团档案中心与其他单位跨界合作，在合作对象、合作方式和合作成果方面呈现多元化，盘活建设项目整盘棋。“协同化”是指集团档案中心与集团内部各部门、各单位通力合作、协同办公，旨在落实前端控制要求，优化集团数字档案全生命周期管理流程，推动档案数字化建设。同时，在数字档案馆建设整体规划下，根据职能部门具体需求和具体情况对数字档案馆系统功能进行调整，对建设任务进行分解，分步且有重点地实施。

　　2.馆藏方面：藏量控制，边建边收

　　一是秉承稳定存量、控制增量的原则，实施“存量数字化、增量电子化”战略，对于已经形成的历史档案，进行纸质档案数字化副本加工，明确提出完成时间及比例要求，同时开展历史档案数据核查，保持历史档案存量相对稳定；对于正在形成的数字档案，实现业务系统电子文件“单套制”归档，保证电子档案增量可控。二是边建边收，项目计划分三期建设，项目建设与电子文件收集归档同步。数字档案馆建设期间各业务部门文件材料归档工作正常推进，同时根据需求在系统建设期间开放电子文件在线归档权限，项目通过验收前，采用电子文件与纸质文件并行归档的方式，以确保档案收集齐全完整。

　　3.服务方面：利用导向，知识服务

　　围绕数字档案馆建设，三峡集团提出以业务部门利用需求为导向的服务目标，加强微观服务环境管理。一是在知识经济背景下，对企业档案工作进行重新定位，树立“大数据理念”和“大档案观”，将档案资源作为知识财产看待，加强档案资源体系建设，确保文件材料应收尽收、应归尽归。二是将知识管理融入档案管理工作常态化运行机制，积极推动隐性知识向显性知识转化，推动档案资源知识化、资产化、集成化。例如，为配合集团“双碳”目标和“两翼齐飞”战略，开展了已投产电站档案数据调研，利用档案资源分析光伏电站和陆上风电场投产运行情况，支撑生产经营并指导后续项目建设。

　　4.外包方面：技术外包，自我学习

　　三峡集团采取“内部信息数字化部门指导+外包机构承接”的模式，由档案中心提出需求，对于需求分析、模型构建以及其他技术问题，通过数字化部门委托外包机构负责一期项目建设，过程中始终保持与外包机构的沟通，确保档案实体和信息安全。三峡集团引入外包机构而不过于依赖外包机构，坚持建设学习型组织，二期建设交由信息化开发团队承担优化完善和运维工作。

　　5.安全方面：四项两线，双网共行

　　三峡集团以“四项保证”为方针指导数字档案馆安全建设，即保证保管场所安全、保证设备设施安全、保证档案实体安全、保证档案信息安全，从而确保数字档案馆建设与运行安全。过渡期间，三峡集团采用旧档案管理系统和集团数字档案馆系统并行，根据用户具体需求灵活赋予使用权限，在档案信息安全的前提下，逐步探索旧档案管理系统数据与集团数字档案馆系统数据的一体化管理。

　　6.评估方面：规范验收，自评先行

　　三峡集团依据《数字档案馆系统测试办法》对数字档案馆系统进行验收，从基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效五方面打分评估，全面客观评价项目现有成果和预期效果是否匹配。采用项目自评机制，对存在问题进行整改，引入第三方评估机构进行再评价，综合两轮评估结果对建设成果进行全面研判。

　　实践模式

　　1.面向集团信息化战略的顶层设计

　　一是坚持思想引领，紧紧围绕集团信息化建设目标，以档案管理业务需求驱动数字档案馆建设。二是落实多元协作，通过外部“跨界化”与内部“协同化”推进集团信息化建设进程，积极与企事业单位、高校进行技术交流、课题申报，在数字资源建设、电子档案归档等方面与集团内各部门、各单位强化交流、互通有无，解决电子文件归档不充分、数据交互困难等问题，整体提高集团档案工作信息化水平。三是协调推进数字档案馆与业务系统的深度融合，大力推进集团业务系统电子文件在线归档，探索基于BIM、GIS系统的三维工程数字成果归档途径及方式，推动档案工作更加贴近业务工作。

　　2.面向科学高效的工作组织与技术实施

　　一方面，三峡集团优化组织结构、项目程序、实施方案，推动项目有序开展。一是由档案中心和数字化中心牵头，三峡高科信息技术有限责任公司负责技术支持，组建了一支专业水平高的队伍。二是全集团统一在“云上三峡”系统应用数字档案馆，并根据使用情况及时进行意见反馈。另一方面，合理进行技术实施。设计开发集团数字档案馆系统，依靠“四层结构”搭建技术实施框架。在数据持久层可完成对象数据与关系数据转换，实现档案数据云存储；业务逻辑层使用算法逻辑制定业务规则脚本，设定策略模式，避免各业务功能模块逻辑混乱；资源服务层负责实现对档案资源和用户权限的日常管理；表现界面层直接为用户提供数据利用。

　　3.面向知识服务的数智技术引入

　　首先，三峡集团搭建档案知识服务体系雏形框架，通过问卷调查、访谈等方式汇总业务部门意见，获取用户利用数据，分析用户需求。其次，建设数字档案馆智慧服务集成平台，通过数据挖掘、人工智能、知识图谱等新兴技术，对馆藏数字资源进行关联挖掘、智能标引和知识重组，实现档案资源开发利用，完善档案知识服务网络体系。最后，推动知识成果的转化和应用。提供“档案+用户+场景”的档案知识化服务功能，通过大数据技术精准分析用户需求，面向应用场景实现个性化智能推送；引入百度智能检索技术，实现智能化多模式检索，提升用户检索与获取资源的智能化程度，实现检索结果的可视化。

　　4.面向提质增效的外包管理

　　一是强化外包项目管理，科学合理地制定项目进度表。压实外包工作责任，明确外包范围和要求，做好人员对接与分工，强化对外包过程的监控，加强外包流程管理、操作场所管理、操作人员管理，实现项目全方位管理。二是强化外包质量管理，提升项目质量。在合同中明确项目预期效果，明确项目经理任职要求；重视外包项目验收组织，严格进行系统验收测试，做好服务质量评价。三是做好外包风险管理，加强保密教育，防范潜在风险。

　　5.建立系统完备的安全体系

　　设立专人负责档案安全管理工作，在数据管理、访问控制方面严格按照信息分级保护要求，数字档案馆安全架构由之前的“两大系统”升级为“四大系统”。其中，数据防篡改系统主要负责保护档案数据及逻辑算法不受恶意程序侵入或人为破坏，维护档案数据真实性；硬件维护系统为数字档案馆主机、服务器、存储设备、网络设备提供运行支撑服务；内外权限管理系统通过设计关键接口，使用商密网和外网组成的“双网”打通内外权限管理通道；“四性”检测系统使用Java虚拟机工具对电子档案进行“四性”检测，严格检查文件真实性、完整性、可用性、安全性。

　　6.面向实时追踪的运维驱动机制

　　三峡集团建立信息运维、管理运维、服务运维“三位一体”的数字档案馆运维机制。一是针对档案内容数据、档案管理数据、档案利用数据实时进行统计，做好档案移交和在线归档工作，对档案的收集、整理以及档案的移交范围、移交时间等提出明确要求。二是“四层结构”与“四大系统”有机协同，保障数字档案馆技术体系与安全体系持续高效运行，门户界面和后台管理分别在前、后端提供服务和支撑。三是对用户需求、档案利用数据持续追踪抓取，在档案数据颗粒度细化、服务门户建设、知识服务场景打造方面精准发力，加快档案数据互惠共享，有效提升档案知识服务水平。

　　作者单位：中国长江三峡集团有限公司档案中心、云南大学历史与档案学院

　　责任编辑：巩慧