高校学生档案转递环节业务创新——基于Office办公软件的学生档案转递通知单制作

　　文/刘帅伟  王晶晶

　　学生档案作为反映学生个人经历、德才能绩、学习和在校表现的历史记录，是高校档案的重要组成部分。学生档案随着学生学业的完成、学生的就业而相应发生流转，其转递工作是高校学生档案工作的重中之重。根据教育部发布的统计数据显示，2022年高校毕业生首次突破千万，达到1076万人，再创历史新高。如此众多的毕业生，其个人档案都面临着转递的问题，如何充分利用现代信息技术，理顺学生档案管理的各个环节，优化学生档案转递的流程，打破影响学生档案转递效率的瓶颈，在紧张的毕业时段快速、准确、高效、低成本地完成毕业生档案的转递工作，对全国高校整体而言意义重大，同时对每一所高校也是严峻的考验。

　　高校学生档案转递的流程及特点

　　一般来讲，高校学生档案按照转递流程可划分为：学生档案的收集、整理、交寄3个阶段。

　　学生档案的收集阶段主要由学生档案材料的产生部门将本部门产生的学生档案材料以分散或集中的方式移交至学校档案管理部门，在移交的过程中一般需要交接双方人工逐份核对交接的档案材料，确保交接材料的齐全完整，此阶段目前难以借助机器设备进行批量处理，绝大部分工作只能依赖人工操作。

　　学生档案的整理阶段主要由学校档案管理部门将收集完整的毕业生档案按照档案转递的要求重新进行整理排序、制作档案转递通知单并将其归入档案袋内、对每份需转递的档案材料进行密封，为后续档案交寄环节做好准备。此阶段大部分工作目前也仍旧只能由手工操作完成，但是其中数量庞大、重复繁琐的档案转递通知单制作却可以借助计算机及其相关软硬件设备来完成，这也为优化档案转递流程、提升转递效率留下了很大的操作空间。

　　学生档案的交寄阶段一般由学校档案管理部门将毕业生档案转递的相关信息以电子文件形式发送给邮递单位（邮局），由邮局批量导入邮政管理系统并打印出详细的邮寄面单，再由档案管理部门将邮寄面单逐份粘贴在专用信封上，在信封内装入相应的学生档案袋并进行密封，最后和邮局办理交接手续后由邮局将学生档案寄出。此阶段涉及的邮寄面单批量打印工作，一般由邮局借助专门的软件完成打印，而其他方面的琐碎工作仍只能借助人工完成。

　　提升学生档案转递效率的关键环节

　　从对高校学生档案转递的流程及特点的分析不难看出，当下的学生档案转递大部分工作仍旧只能依赖人工手动操作完成，信息技术应用的环节有限。对此，笔者对上海市的40所普通本科高校学生档案的管理模式及采用的技术手段做了调研，发现仅有13所高校建立了学生档案室并实现了学生档案的集中管理，其中购买专门的学生档案管理软件对学生档案全过程进行信息化管理的仅有寥寥几所。上海高校学生档案管理的信息化水平普遍不高，绝大多数高校学生档案转递均以人工操作为主，辅以简单的计算机管理，档案转递的效率普遍较低，其现状也是全国高校学生档案管理的一个缩影。

　　在信息技术高度发达的今天，若能借助现代信息技术，在档案转递的关键环节进行创新，则能大大节省档案转递的人力、物力、财力成本，提升转递效率。而从笔者从事学生档案转递工作的实践经验来看，利用信息技术实现档案转递通知单的批量制作则是当下提升档案转递效率的一个重要手段。

　　以笔者所在高校为例，虽然早在2006年就成立了学生档案室，每年毕业生也都接近5000人，但一直没有经费购置专门的学生档案管理软件，仍旧采用传统的手工管理技术并利用计算机辅助进行学生档案管理。2019年以前，学生档案转递通知单采用的是在事先制作好的模板上将相应学生的档案转递信息一一手工抄录上去的传统手工模式。在紧张的档案转递时段，往往要全馆人员齐上阵，还要额外聘请大量勤工助学学生加班加点进行手写，不仅效率不高、书写不规范、容易出错，而且还需要花费大量时间和不菲的专项经费。针对此种情况，从2019年开始，学校学生档案室开始创新学生档案转递通知单的制作方式，利用Office办公软件中Word软件的邮件合并功能来制作档案转递通知单，直接将制作好的档案转递信息通过Excel软件关联到每一张转递通知单之上，所有转递通知单一次性设置好并由打印机批量打印，不但准确率达到了100%，而且节约了大量的人力、财力和时间成本，效率得到了上百倍的提升。采用此种方式后，和之前相比，近年来每年的学生档案转递总用时、所用人力可缩减约三分之一，每年可节约专项经费5000元左右，一项小小的业务创新带来了学生档案转递效率的极大提高和成本的降低。若能将此经验推广至全国高校，则每年在学生档案转递环节可节约大量的人力、物力、财力成本。

　　高校学生档案转递通知单的构成和特点

　　学生档案作为各类人事档案的重要组成部分，其转递流程多依照干部人事档案和流动人员人事档案等的相关要求，转递前必须填写“档案转递通知单”，告知档案接收方档案转递的内容、转递原因以及回执单填写等事宜，同时也将转递的情况以存根的方式留存，保证以后有据可查。

　　以笔者所在高校为例，学生档案转递通知单为A5纸张大小，由档案转递存根联、通知联、回执联三联构成。其中毕业生档案转递存根记录了所转递学生档案的学号、姓名、转递时间、转递编号、档案接收单位名称、档案接收单位地址等基本信息，在学生档案转出后由本单位留存，是后续查阅学生档案去向的重要依据。毕业生档案转递通知单是档案转出单位告知档案接收单位所转递学生档案基本情况的书面凭证，记录了所转递档案的基本信息，由档案转出方出具并盖章后和档案转递回执单一起放入档案袋，随档案一起转入档案接收方，档案接收方收到档案后一般会将档案回执单这一联撕下，签字盖章后寄回给档案转出方作为档案转递的凭证留存。

　　基于Office的学生档案转递通知单批量制作流程

　　1.利用Word设计学生档案转递通知单模板

　　首先在空白的Word文档中设计出档案转递通知单模板，包含档案转递存根、通知单、回执三联内容，其中的学号、姓名、转递时间、转递编号、档案接收单位名称、档案接收单位地址对于每一份档案来讲都不尽相同，属于一个变量，这些字段在设计模板时需提前为其预留好空位，其他固定不变的栏目在设计模板时直接书写在上面即可。

　　2.建立学生档案转递信息源数据库

　　根据毕业生档案转递的要求，用Excel软件建立学生档案转递信息数据库，一般每条转递信息需包含学号、姓名、身份证号、转递编号、转递时间、档案接收单位名称、档案接收单位地址、邮编等信息。

　　3.关联学生档案转递通知单数据

　　档案转递通知单的模板设计完成后，需要利用办公软件将里面的变量（学号、姓名、转递编号、转递时间、档案接收单位名称、档案接收单位地址）和源数据进行一系列关联才能生成每一份档案的转递数据，这也是批量制作转递通知单最核心的环节，其关联步骤如下：

　　用Word打开建立的毕业生转递通知单模板文件并打开邮件菜单，点击开始合并邮件——邮件合并分步向导——选择文档类型为信函并点击下一步：正在启动文档——默认使用当前文档并点击下一步：选取联系人——默认使用现有列表并点击下一步：撰写信函——选择前期建立的需要关联的Excel源数据库并确定——将输入文字的光标停留在Word模板中需要插入相应变量的位置——选择撰写信函中栏目下的蓝色的文字“其他项目”——在弹出的插入合并域默认的数据库域选择相应的项目并点击插入，这样便完成了一个变量的设置。再将输入文字的光标停留在Word模板中需要插入相应变量的其他位置，重复上面的操作，便可一一完成Word模板中所有变量和Excel数据库相应栏目的一一匹配，一个档案转递通知单的模板就此最终生成（如图所示）。

上海应用技术大学学生档案转递通知单模板

　　4.打印学生档案转递通知单

　　生成的转递通知单无法逐页保存，需要用打印机将其一一打印成纸质文件，若需打印转递通知单，只需要接着上面的操作步骤，点击下一步：预览信函——转递通知单即会变成打印预览状态，此时显示的是所关联的Excel表格里面第一个人的转递信息，如需要预览其他的转递信息，可点击右上角收件人右边的前进按钮或下边蓝色的“查找收件人”栏目进行预览。还可通过点击蓝色的“编辑收件人列表”对无需打印的转递通知单进行排除。以上设置完成后点击右下角下一步：完成合并——再点击上面蓝色的“打印”栏目即可完成所需要转递通知单的打印工作。

　　学生档案转递通知单的批量制作，解决了当下高校学生档案转递关键环节的技术瓶颈问题。从实践来看，这也大大提升了高校学生档案转递的效率，其成功经验值得在全国大部分高校进行推广。当前，我国高校学生档案管理的整体信息化水平还不高，尚存在很多提升管理效率的空间，作为档案工作者，一定要善于学习、勤于思考、勇于探索，不断提升自身业务素质，钻研出提升档案管理水平的新方法、新技术，将起应用于档案工作的实践之中，开创档案工作的新局面。

　　作者单位：上海应用技术大学档案馆

　　责任编辑：周拯民