推进学生参与全流程档案管理 全面提升学生档案主体意识——以上海大学学生档案管理工作为例

　　文/尚红伟

　　学生档案的建立和完善主要发生在大学阶段，随着毕业生就业，学生档案即转递出校，成为真正意义上的人事档案。在这个过程中，毕业生应当及时向高校档案管理部门填报档案转递信息，确保档案接收单位信息真实准确完全，并最终确认档案安全到达就业单位。这是学生和高校档案管理部门的协同工作，学生在其中是不可或缺的角色。然而现实是，多数学生缺乏档案主体意识，对档案工作不了解，或因忙于就业而忽视档案，对档案置之不理，致使其滞留在学校。面对此问题，高校档案管理部门如何提升学生档案意识，助力高校档案管理工作高效完成，成为如今亟须思考的课题。上海大学档案馆（以下简称“学校档案馆”）在学生档案管理实践中，积极探索，依托于网络系统平台，采用信息化管理方式，推进学生参与全流程档案管理，全面提升学生档案主体意识。

　　系统查阅新生档案，引导树立档案意识

　　上海大学从新生入校期间就开始注重学生档案意识的培养，新生可以在学校档案馆系统平台中查询到个人档案的文件目录，全面清楚地了解各项档案内容。自新生档案进入高校之始，学校即对来自全国各地的新生档案进行检查。新生档案由各院系辅导员接收并进行新生资格复查、档案内容齐全完整性检查，新生入学登记表等入学材料的归档工作也由辅导员完成。

　　据学校档案馆的工作经验，新生档案普遍存在以下现象和问题：高中档案中缺乏入团志愿书比例相当高。各省市高中档案差异化很大，部分地方高中没有完备的成长手册。档案中多项内容分别单独装袋，入团志愿书单独装袋、招生材料单独装袋、党员材料单独装袋等情况很常见。研究生档案中差错率非常高，存在缺失学习阶段档案、错装误装档案等问题，特别是应届硕士研究生档案中夹带本科母校同班同学档案的比例较高。新生数据缺乏，难以判断材料是否齐全。如党员同学，若原院校有漏归档党员材料的情况，检查时则无法判断。

　　以上现象和存在问题，都需要与新生一一核实，学校档案馆过去采取的方式是汇总问题，下发给辅导员，由辅导员联系同学反馈。自2022年起，学校档案馆将方式优化更新为：将新生档案中内容目录录入数据库，并面向全校新生下发通知，要求新生登录学校档案馆系统平台，查阅其个人档案目录，并对照应归档目录，核对档案内容，如是党员，但目录中没有，即为“缺失”，请其自行联系母校，补齐需归档材料。此举措不仅有效减轻了学校档案馆及辅导员的工作，也使新入校的学生对其个人档案内容有了更加全面地了解。通过自主查阅档案检查结果，学生可以清楚看到档案文件目录，对档案内容完整情况及缺失款项了然于胸。实施此措施后，学生踊跃登录档案馆系统平台查询，发现缺失后，主动联系辅导员，要求归档。通过带动学生查询、核实、补档，在过程中引导学生树立档案意识，明确档案“主人翁”责任。

　　动态显示归档记录，强化及时归档意识

　　新生补充的缺失档案或就读期间新归档的任何材料，学校档案馆都通过系统将记录公开，学生可以随时登录系统查看个人的归档记录。如学生考取教师资格证、参与挂职锻炼或获得奖学金等材料，都及时记录在档。显示为：

　　xx时间xx院系xx老师归档学号为xx同学的xx材料。

　　学生将有归档价值的材料交给辅导员后，可以及时在档案查询系统平台上看到材料已经归档进入其个人档案袋。此举强化了学生对档案的认识，也有效增强了学生及时归档意识。同时，也让学生认识到档案的重要性，并激发其为个人档案增光添彩的积极性。

　　公开档案利用记录，提升档案价值意识

　　学生档案的建立，在学生个人的每个阶段都发挥着重要价值。毕业季前期，用人单位会对学生进行档案审查。过去学生惴惴不安，担心档案中有不利于自己的言辞，是因为档案一直蒙着神秘的“面纱”。而现在，学生在求学期间了解档案，懂得政审单位查阅到的档案内容就是自己在学校就读期间留存的各种文件证明。表现优秀的学生档案中会包括有优秀学生、优秀团员、优秀毕业生等文件。反之，如果在读期间，犯过错误，则会有记录其过失的档案，如考试作弊的行政发文也会如实归档。学生使用个人账户登录学校档案馆网站，可以看到自己的政审利用记录，直观清晰地感受到个人档案在其中起到的作用，学生会更加重视自己在校期间的行为，并充分认识到档案的利用价值所在。

　　自主填报转递信息，增强档案责任意识

　　传统档案转递的数据来源是从就业部门获得，主要来源于报到证打印信息，方法是将所有就业档案数据导入学校档案馆转递系统，并依此转出案卷。但该方法存在以下问题：数据信息不完整，报到证不再作为必需存档材料，导致部分学生无转递数据，使档案滞留在学校。数据不准确，有些学生不清楚私营企业不可以接收档案，将私营企业列为档案接收单位，将导致退档甚至更严重的问题。数据操作时间有限，就业信息导入系统、数据集中到档案馆后随即就要开始转档过程，数据检查和纠错几乎没有时间，易出现错误。数据变更困难，就业办采集就业信息的目的是统计就业率，学校档案馆的目的是将学生档案转递至正确接收单位，一旦学生毁约变更信息，学校档案馆必须随之变更，而就业办无需长期跟踪学生的变化，导致数据固化。

　　如今，上海大学采取学生自主填报档案转递信息的方式，即可以申报立即转递档案，也可以申请暂时将档案保留在学校。即便学生已经毕业，只要其档案还在学校，即可登录学校档案馆转递系统，填报转递信息。档案转递系统24小时开放，学生不限时间区域填报，并上传调档函等转递依据。对于个别单位提出要裁剪并粘贴在邮递袋上的要求，由学生填写，信息随后会打印在面单上。考研考博的学生需要裁剪填写编号的非常之多，仅此一项功能，就提高了转递效率。

　　档案转递系统功能设计中有多种分类筛选功能，后台审核可以按照学号、学院、地址、接收单位、登记时间等进行筛选排序，方便内部进行分工。数据的检查实现分组并行，且完全无需入库，核对上传的图片即可。审核通过或者不通过的原因会显示在系统中，学生登录后即可查看。学生登记自助化并需要自行关注审核结果，也可以在登记界面留言申诉自己的特殊情况。

　　比对毕业归档信息，强化档案齐整意识

　　本科生、硕博研究生毕业时归档工作繁重。时间短、节奏快、学生总数多、毕业材料项目多，归档和转档工作之间没有间歇。归档与转档之间不能完全同步进行，特别是研究生的归档过程异常复杂，时常存在学生毕业材料完整，而学位材料缺失的情况。究其原因，既有学校组织的学位评审会分批召开的缘故，也有部分学生答辩不通过、修改论文延期答辩或外审未通过等情况。通常学生对学校的整体安排及学校档案馆归档之间的信息处于茫然无知的状态，在急于就业的心态下，只得屡屡问询学校档案馆能否转递档案。

　　为解决此问题，上海大学档案馆采取将毕业归档信息公开透明化，学生点击查询二维码登录后即显示：

　　xx时间xx老师归档xx学号xx材料。

　　同时档案馆转递系统自动进行运算，将应当归档的全部目录与已经归档的文件进行比对，并将比对缺失的具体文件名称显示在学生个人的转递档案登记界面，结果显示为：

　　材料全，审核通过。或者材料不全，审核未通过，毕业材料（xx未归档）。

　　学生随时掌握个人的归档情况，即可问询并督促相关部门老师及时归档。

　　追踪档案投递流程，培养档案安全意识

　　档案集中性大规模转递时，学校档案馆将每日转出的学生档案快递单号，当日上传至系统。学生扫描二维码，即可查询出EMS单号，点击单号，即可查询物流信息。学生可全程追踪自己的档案去向，保障档案安全。如出现物流信息异常，需及时向学校档案馆反馈。疫情期间，邮路经常中断消毒或者暂停发送，且在不同的城市和时间之间变换。档案物流信息清晰可查，保证了学生及时了解到信息，心中有数，对学生有效与学校档案馆和邮局沟通，起到了很好的作用。

　　档案回执的接收是证明档案安全最有利的凭证，既有签字，又有时间和盖章。普遍性的做法是纸质转递通知单上有回执，接收方需要裁剪下回执，返回档案发寄方。从学校档案馆历年的数据看，回执的返还率极低，仅有少数机构的负责人将收件回执寄回。2022年，学校档案馆变更了回执方式，在转递通知单上增印回执上传二维码，用手机扫描即可跳转至回执接收系统。将回执拍照，输入对应学号，上传操作。学校档案馆在后台审核无误后，即进入系统排序，并对应上档案发寄信息保存。一旦学生索要回执，输入学号即可轻松调出。

　　纵观档案管理整个流程，学生个人的参与度非常高，尽管学生无权查看档案详细内容，但其全程参与自己档案的检查、创造形成个人档案、自主决定个人档案的去向，追踪保障档案安全。档案的意识从无到有，贯穿始终。在此过程中，上海大学档案馆提供了整个环境和流程，推进学生参与全流程档案管理，全面提升档案主体意识。双方共同协作，有利促进了档案的收集、整理、利用工作。

　　作者单位：上海大学档案馆

　　责任编辑：公喆