以科技赋能档案保护 以制度确保档案安全——江苏省南通市档案馆开展珍贵档案保护工作纪实

　　文/胡小雨  徐飞

　　江苏省南通市档案馆馆藏档案、资料超过200万卷（件），内容丰富，价值珍贵。馆藏中清末状元、中国民族资产阶级的杰出代表张謇档案以及张謇创建的大生企业集团档案被称为南通市档案馆的“镇馆之宝”，其中的“大生纱厂创办初期档案（1896—1907）”（以下简称“大生档案”）入选《世界记忆亚太地区名录》。和国内许多档案馆一样，珍贵档案因年代久远、保管条件有限等原因，已出现不同程度的酸化、破损等现象，同时还存在缺少文件级目录、数字化保护程度较低等问题，开展国家重点档案的抢救性保护工作迫在眉睫。对革命历史、民国、明清档案等国家重点档案的保护工作是档案利用体系建设的重要内容，意义重大。

　　2022年10月，南通市档案馆在大量调研的基础上，将脱酸、修裱、编目、数字化有机统一，结合在整体项目中，以公开招标的方式在全国档案保护优秀企业中择优选择投标方作为项目合作伙伴，采用现代科技手段对近万卷馆藏张謇与大生档案进行抢救性保护，形成脱酸、修裱、编目、数字化并举的新型、科学、全面的保护模式，工期24个月。自2022年年底开工以来，初步建立起一套脱酸、修裱、编目、数字化协作配合又相互促进的珍贵档案保护利用流程及配套制度建设，初步形成一套安全、科学、全面、低成本的档案保护利用模式及管理方法，开创南通档案保护工作的新局面。

　　深入开展调查研究，摸清馆藏档案现状，了解业内先进水平

　　机构改革后，市档案馆专门成立接收保护处，加强档案保护工作，利用市档案馆技术力量和社会档案保护专业力量对馆藏重点档案特别是张謇与大生档案进行了较为全面、深入的调查研究，摸清了馆藏重点档案特别是张謇与大生档案的现状，发现部分档案破损及酸化严重、缺少文件级目录、数字化保护程度较低等问题，并形成内容较为详尽的调查报告。

　　为了确保抢救性保护工作有序推进、卓有成效，力争利用国内最先进的档案保护资源做好馆藏珍贵档案的保护，市档案馆在积极向市委市政府申请财政保护经费的同时，由馆主要领导、分管领导先后带队，赴杭州、济南、南京、苏州等档案保护资源丰富的地方学习考察、调研取经，基本摸清了当前国内在档案修裱、脱酸、编目和数学化等方面较有实力的保护团队和较成熟的保护技术，为下一步形成招标文件和制订抢救性保护标准打下了坚实的基础。

　　科学制作招标文件，明确需求标准要求，择优选择保护企业

　　市档案馆通过积极争取，向市委市政府申请到财政保护经费后，按集中采购规范和要求精心制作招标文件。在招标文件中，精确定位项目需求和实施要求，既根据脱酸、修裱、编目、数字化4个分项目的特点单独设置个性化需求，又要求协同推进实施4个分项目，将其作为整体提出标准规范要求、实施具体要求、实施实质性要求、安全保障要求、合同提前终止规则等，制定阶段性实施计划，并形成档案保护及利用研究课题，申报国家级或省级档案科技项目。课题一是探索运用现代科技保护档案的方法；二是研究大批量珍贵档案保护利用流程及配套制度建设、综合性项目管理方法；三是研究雾/渗润脱酸技术适用于珍贵历史档案的脱酸工艺和统计抽样检查方法；四是研究大批量内容类型复杂的珍贵档案构建数字图像编目平台和建立目录数据库等问题。

　　在招标文件中，市档案馆把档案保护的质量要求作为重中之重加以强调，各分项目都制定了严格规范的保护流程和实施规则，将具体细化的验收流程和验收标准贯穿于抽检、阶段性验收和项目总体验收中，要求对重要技术指标提供由第三方权威检测机构出具的效果测试报告；为了化解风险，结合当前档案保护实际，保障项目实施高标准高质量，在资格申请时，明确要求项目不允许转包，接受提供联合体协议的联合体投标。

　　在评分细则中，分值主要集中在技术部分和商务部分，价格分值只占10%，有力地规避了最低价中标的风险；在商务部分，将投标人资质情况、人员素质及类似项目建设成功案例作为主要指标进行评分；在占评分60%以上的技术部分，将项目技术方案设计和描述、关键技术及招标要求的解决能力、组织实施方案作为主要指标进行评分，让投标方根据张謇和大生档案的实际情况和招标要求为本项目量身制定详细的技术保护方案，从而通过保护方案的对比，真正招到能够胜任此项目的投标方。

　　在实践中，市档案馆制作的招标文件，特别是科学详尽的评分细则在选择保护企业时起到了关键作用，将资质不全、能力不强、用心不够甚至只靠低价中标的企业挡在了投标门槛之外。

　　成立专门保护工作组，建立健全工作机制，严格执行规章制度

　　为做好项目的推进和保障工作，履行项目进程监督及项目质量检查职责，确保按时保质保量完成项目任务，市档案馆专门成立了“张謇与大生档案保护开发项目工作组”，由馆主要领导任组长，项目工作组下设项目指导工作小组、档案脱酸与修裱工作小组、档案编目工作小组和档案数字化工作小组，由各分管领导任小组长，明确各组人员组成和工作职责。项目工作组负责总体协调工作，解决项目结构性调整、质量安全管理、总体验收把关、经费支付等重要问题；项目指导工作小组负责全过程的规范标准、技术问题指导、协调和监督，负责实施全过程中中标服务方履约情况跟踪和本馆各岗位、各负责人员的监督考核；档案脱酸与修裱工作小组、档案编目工作小组和档案数字化工作小组负责对应业务相关技术标准的完善、监督，跟踪实施进度和安全管理，以及对相关项目质量进行验收。

　　在保护开发项目工作组领导下，通过召开由主要领导或分管领导主持、各相关领导、技术及业务人员参加的重要事项专题研究会、项目实施现场协商会等形式，完成重要事项决策、业务规范制定、特殊情况处置等任务，有力推动了保护项目的顺利进行。

　　在项目正式实施前，市档案馆根据招标文件和合同要求，与中标服务方共同制定了项目保护总体实施方案和各分项目实施方案，并在前期的实施过程中将遇到的新情况新问题进一步加以规范形成补充方案，且对未尽事宜继续进行完善，形成一整套集流程、实施标准、操作规范、情况处置、验收组织、登记统计于一体的详细实施方案。

　　与此同时，市档案馆会同中标服务方根据招标文件等规范要求，制定了对应的人员管理、安全管理制度，明确并细化了各岗位人员工作职责，在项目指导工作小组监督下严格执行，做到“谁在岗、谁签字、谁负责”，在全员参与、全员管理、全员负责的有效机制下，有力地提高了档案保护工作效率，增强了全馆人员的档案保护意识和工作能力。

　　严密制定验收标准，科学组织抽检验收，从严把控质量安全

　　珍贵档案的实体安全是档案保护工作的生命线，高质量高标准开展档案保护工作是项目成功的关键。从招标文件制作到合同签订再到实施方案的制定，市档案馆始终把档案安全管理和高质量保护要求作为档案保护工作的核心内容，细化到具体安全保障要求、档案馆抽检和专家验收方案中。明确了发生档案丢失、损毁、信息泄漏等情形的法律追责；严密制定了抽检及验收的检查标准，中标服务方在修裱、编目和数字化工作中必须进行100%的自检；在脱酸项目上，按A4幅面折算的自检也必须达到100%，pH值检测的自检必须大于档案馆抽检的比例，在阶段验收和项目总体验收前，中标服务方必须向档案馆提供由第三方权威检测机构出具的包括抗张强度、耐折度、干热加速老化实验（一周以上）等反映脱酸效果的测试报告。

　　按照抽检及验收的检查标准和制度要求，制定了较为科学的抽检及验收流程和办法，制作了切实可行的抽检验收质量检验单。在抽检方面，由市档案馆自行组织实施，包括随机抽检和还库抽检两种方式，随机抽检由各项目小组每天岗位值班的管理人员执行，对已经完成各分项目保护的档案进行随机不定量检查，及时反馈检查中存在的问题，记录在案并要求立即整改；还库抽检由各项目小组专门组织人员成立抽检组在已完成保护工作的各批次档案还库前进行检查，每批次还库档案检查完成后，形成还库抽检报告（作为项目验收的重要依据），并反馈给中标服务方，抽检合格的还入档案库房，不合格的进行返工，直至抽检合格方可还库。

　　在验收方面，聘请档案行业内权威专家组成独立第三方对项目进行验收，验收包括阶段验收和项目整体验收2个阶段，根据验收检查结果，提出整改措施和相关意见及结论等，要求中标服务方按整改要求进行整改，直到验收合格。

　　探索档案保护模式，不断总结保护经验，形成有效保护方案

　　目前，将脱酸、修裱、数字化、编目有机统一在同一个项目中的保护模式在全国还是首次。此举旨在减少多次开卷对珍贵档案造成的破坏，突破“以修裱为重点”及“脱酸、修裱、数字化、编目分项独立运行”的传统保护模式，通过科学的组织、协调的管理、先进的技术、成熟的团队，形成“以脱酸、修裱、数字化、编目并举”的保护利用模式及管理方法，积极探索一条行之有效的具有安全性、技术性、全面性、低成本的档案保护方案。

　　作者单位：江苏省南通市档案馆

　　责任编辑：王玥