《水利工程建设项目档案验收办法》解读

　　文/巫常林  汪福学  吉凯  邵仲伟

　　水利工程建设项目档案验收是保证项目档案完整、准确、系统、规范和安全的重要手段，是水利工程建设项目竣工验收的重要内容。“十四五”期间，水利工程建设项目数量多、规模大、投资高，做好水利工程建设项目档案验收工作意义重大。为规范档案验收程序，统一档案验收标准，确保档案验收质量，水利部、国家档案局联合印发《水利工程建设项目档案验收办法》（以下简称《验收办法》），从验收组织、验收申请、验收程序等明确了相关规定，使水利工程建设项目档案验收工作有章可循，更具可操作性。《验收办法》为部门规范性文件，自2023年7月1日起正式施行。

　　背景情况

　　当前，水利工程建设进入新的发展阶段，水利工程建设项目档案工作的基础性、保障性作用更加突出，《验收办法》从4个方面予以进一步修订完善。一是验收工作程序操作性方面。档案验收作为竣工验收的条件之一，开展档案预验收之后再进行正式验收的程序显得有些复杂，且可能影响竣工验收工作的进度。但不进行档案预验收直接组织档案验收，又无法提前发现并解决项目档案管理中的问题，势必影响档案验收的顺利进行。《水利工程建设项目档案管理规定》中明确，大中型水利工程建设项目档案验收前，验收组织单位应组织专家开展验收前检查评估工作，落实验收条件是否具备，这种方式既可以简化验收程序，又可以解决实际问题。二是验收有关工作报告编写规范性方面。验收工作过程中，验收组织单位起草的档案验收意见、项目法人编写的项目档案管理与自检工作报告、项目监理单位编写的项目档案质量审核报告等文件材料，存在格式不统一、内容不完备等问题，影响了验收工作质量，有必要规范报告的编制格式和内容提纲，方便各有关单位开展验收工作。三是验收备查材料准备方面。现场验收时，项目建设单位有必要提前准备项目档案管理制度、档案案卷目录、项目划分文件、主要合同及重大设计变更清单、信息化数字化管理等相关材料，供验收组整体把握项目档案完整性，并作为抽查案卷和综合评议评分的工作依据。四是对建设项目电子文件归档和电子档案管理工作验收评分权重方面。档案法专章强化档案信息化建设，要求各单位积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化、业务系统相互衔接，来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。国家档案局和水利部近年来陆续开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作，档案验收有必要提高档案信息化建设评价分值。

　　验收总体要求

　　水利工程建设项目档案验收作为竣工验收的重要内容，《验收办法》规定大中型和国家重点水利工程建设项目竣工验收前必须开展档案验收，其他水利工程建设项目可在竣工验收前开展档案验收，也可在竣工验收时同步开展档案验收，未进行档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过竣工验收。

　　1.验收组织要求

　　《验收办法》适用于水利部及其流域管理机构、县级以上地方水利行政主管部门组织的水利工程建设项目档案验收，档案验收工作接受档案主管部门的监督指导，必要时可根据实际情况，会同项目所在地相应档案主管部门共同组织。档案验收组织单位应根据项目建设规模及档案收集整理情况，组建相关部门和特邀专家组成的验收组承担验收工作，特邀专家应具有档案管理或工程管理中级以上专业技术职称，其中大中型和国家重点水利工程建设项目档案验收特邀专家应具有档案管理或工程管理副高级以上专业技术职称。

　　2.验收条件要求

　　水利工程建设项目必须满足一定条件才能按程序申请档案验收。一是项目已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。二是项目法人与各参建单位已完成竣工验收前应归档纸质及电子等文件材料的收集、整理、归档与移交工作。三是监理单位对施工单位提交的项目档案质量已进行审核，确认已达到验收标准，并编制档案专项审核报告。四是项目法人实现项目档案的集中统一管理，且按要求完成自检工作，达到《水利工程建设项目档案验收评分标准》（以下简称《评分标准》）规定的合格以上分数。

　　3.检查评估要求

　　《验收办法》规定，大中型和国家重点水利工程建设项目档案验收前应开展检查评估工作，由档案验收组织单位或其委托的单位组成检查组，现场核查是否具备验收条件，对发现的问题提出整改意见并形成记录单，同时报档案验收组织单位备案。检查评估是保证档案验收顺利进行的技术性工作，可由档案验收组织单位组织专家开展，也可由档案验收组织单位委托行业内档案咨询单位开展。检查评估记录单包括项目档案综合性评价、检查发现问题及整改意见、是否具备验收条件等内容。

　　验收评分标准

　　水利工程建设项目档案验收采用评分制，评分项目包含档案工作保障体系、档案收集整理质量、档案信息化管理等内容。满分为100分，总分达到90分以上的为优良等级，达到70～89.9分的为合格等级，未达到70分或达到70分以上但“档案收集整理质量与移交保管”项未达到60分的为不合格。

　　1.档案工作保障体系（13分）

　　项目法人对项目档案工作负总责。组织保障方面，要明确有档案工作的分管领导，有负责档案工作机构或部门以及具体人员，建立由项目法人档案管理机构牵头，工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。制度保障方面，要按“集中统一管理”的原则，制定项目档案管理办法，明确各责任单位的职责与任务，制定项目文件归档范围和保管期限表等相关制度或工作规范。经费保障方面，要将档案工作所需的各项业务经费列入预算，并能满足档案工作的需要。基础设施保障方面，要有符合安全保管条件的专用档案库房，办公与库房的设备设施及档案装具能满足工作需要。

　　2.档案收集整理质量与移交保管（70分）

　　项目纸质及电子归档文件应完整、准确、系统、规范。完整性方面，项目归档文件一般应包含项目前期工作文件、建设管理文件、施工文件、监理文件、设备制造及采购文件、试运行文件、财务管理文件、验收文件、音像文件、科研项目文件、实物等文件材料。准确性方面，反映同一问题的不同文件材料内容应一致；竣工图编制能清晰、准确地反映工程建设的实际，竣工图图章签字手续完备，监理单位按规定履行了审核手续；归档文件应为原件，且字迹清晰，图表整洁，审核签章手续完备，书写材料符合规范要求；照片与音视频等文件应按规定著录要素内容；案卷题名要简明，能够准确反映卷内文件主要内容。系统性方面，按照项目档案分类方案，归类准确，各类归档文件脉络清晰；组卷遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用。规范性方面，工程用表符合相关标准、规范，内容填写规范，案卷封面、案卷脊背、案卷目录、卷内目录及卷内备考表等编制、填写规范等。移交保管方面，各参建单位按合同内容向项目法人移交相关项目档案，并履行交接手续；档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理，档案种类及数量台账清楚；定期对档案保管状况进行检查，落实库房防护措施，确保档案实体安全。

　　3.档案信息化管理（17分）

　　项目档案信息化要与单位信息化同步实施，满足项目档案信息化管理需要。档案信息化工作计划方面，项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划。信息化设备设施方面，要配置档案信息化管理需要的网络环境、专用服务器、终端及辅助设备等，满足可用、安全、高效等要求。档案数字化方面，要建立档案数字化工作机制，项目法人或参建单位按要求完成档案数字化工作。电子档案管理方面，配置电子档案管理系统，与项目业务应用、综合办公等系统相互衔接，原生电子文件在线归档，电子档案管理系统满足电子档案真实性、完整性、可用性、安全性等管理要求。档案信息安全方面，要建立电子档案（含数字化成果）定期复制备份工作机制，实行在线、离线等备份保管措施，重要的电子档案进行异地异质备份。

　　验收工作流程

　　水利工程建设项目档案验收主要有7项工作流程，一是召开验收组和参建各方参加的首次会，项目法人汇报工程概况、档案管理与自检情况，监理单位汇报项目档案审核情况，验收组成员对有关情况进行质询。二是查看工程建设现场，了解工程建设内容。三是检查档案安全保管情况。重点检查档案库房、档案柜架、消防系统、恒温恒湿设备、档案出入库记录等情况。四是检查档案信息化管理情况，重点检查档案数字化成果情况，电子文件归档和电子档案管理情况，电子档案管理系统各项功能。五是抽查档案案卷，重点抽查项目前期及批复、项目划分、重要合同、设计变更、隐蔽工程、竣工图等文件材料。六是召开验收组内部会议，验收组按照《评分标准》逐项评分并进行综合评分评议，讨论形成档案验收意见。七是召开验收组和参建各方参加的末次会，验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；验收组宣读验收意见；项目法人针对存在问题作出整改承诺。

　　《验收办法》还对验收申请程序、验收意见格式及内容、验收罚则等进行了明确规定，附件5对档案验收备查材料进行了列举，便于项目法人做好验收准备工作。

　　作者单位：水利部机关服务局、水利部办公厅

　　责任编辑：黄佳音