多源多态电子文件一体化归档——以重庆大学档案馆为例

　　作者：喻玲

　　新一轮科技革命和产业变革加速演进，以云计算、物联网、大数据、人工智能为代表的数字技术蓬勃发展。重庆大学(以下简称“重大”)认真落实国家教育数字化战略行动，积极推动数字技术与高等教育深度融合，定位打造“高质量、有温度、会思考”的智慧校园，全面推进党建、教务、学工、科研、人事、财务、后勤等主要领域关键业务数字化转型升级。

　　在此背景下，高校档案馆面临智慧校园新框架下众多业务系统电子文件如何齐全完整、便捷高效归档保存的新任务新挑战。重大档案馆秉持“一融入四协调”工作理念和“一平台三流程N方案”工作举措，创新性提出从模式到平台、从业务流程到归档方案的多源多态电子文件归档解决策略，旨在一体化解决学校各业务系统电子文件、非系统产生的零星电子文件以及声像媒体资源的单套归档难题，加快推进“增量电子化”落地实施。

　　工作理念：“一融入四协调”

　　1.主动融入智慧校园新架构，构建归档“新环境”

　　目前，国内对接业务系统电子文件归档主要有“前置”“中置”“后置”3种方式。重大档案馆自2020年起应用“前置”“一对一”方式开展了多个业务系统电子文件归档，发现“前置”方式存在对业务部门归档要求高、建设周期较长、工作难度大、归档变更不灵活等弊端。基于此，重大档案馆主动融入“智慧重大”建设，依托学校新搭建的教育大数据公共基础平台，获取业务系统电子文件及元数据，并借助电子文件归档公共服务平台进行文件到档案的规范化“加工”，打造“中置”“多对一”的归档新模式(如图1所示)。这种归档方式，不仅可以让重大档案馆依托大数据平台部署业务数据归档范围，提高档案部门对归档管理的主动权，还能依托大数据平台的强大资源汇聚能力，打通多源数据壁垒，实现学校多源数据关联整合以及以文、人、事、项目等为立件单位的完整归档。此外，电子文件归档公共服务平台所提供的由“电子文件”到“电子档案”的整理加工能力，为智慧校园业务系统电子文件集成高效高质归档提供了新环境。

图1 依托大数据公共基础设施的电子文件归档新模式

　　2.协调好技术、管理、数据与安全的内在关系

　　“三分技术、七分管理、十二分数据、无限分安全”是实施多源多态电子文件一体化归档的指导思想。重大档案馆组建专班，明确专人负责，保障信息化专业队伍;强化监督指导，出台《重庆大学电子文件归档与电子档案管理办法》等制度规范;加强沟通与协同配合，建立多部门联动工作机制。重大档案管理信息系统纳入学校等保测评，将安全贯穿于归档工作各方面全过程，常态化开展检测和整改完善。立足数字档案馆安全保障体系，深度应用密码、数字签名等技术确保归档可信和电子档案安全，拓展无纸化归档途径，重点编制针对性强的个性化归档方案，关注归档信息包“四性”检测和可溯源，在电子档案“质”“量”并举上下功夫，加快丰富学校电子档案资源。

　　工作举措：“一平台三流程N方案”

　　1.打造一体化电子文件归档公共服务平台，构建归档“加工厂”

　　为降低归档难度，一揽子解决学校多源多态电子文件归档问题，重大档案馆着力构建功能齐备、灵活高效的一体化电子文件归档公共服务平台(如图2所示)，其功能定位不仅具有灵活可定制的接收能力，兼容适配各类业务数据及文件归档对接需求，而且具有全面高效的电子文件档案化“加工”能力，提供包括文件格式转换、加盖电子签章、获取电子签章元数据、标准化封装归档信息包、“四性”检测等在内的“加工”能力，大幅降低业务部门归档“门槛”，释放业务部门人员精力，使其更专注于预归档电子文件及元数据的收集。此外，平台中特别定制开发面向非系统产生的零星电子文件和声像媒体资源可信归档的标准化流程，后续还将整合嵌入传统载体档案的立卷归档流程，由此形成面向多源多态电子文件的一站式归档新模式。

图2 一体化电子文件归档公共服务平台功能框架

　　2.定制规范灵活的归档业务流程，打造标准化归档“生产线”

　　为规范业务流程，保证归档数据及文件质量，满足电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，重大档案馆将多源多态电子文件划分为业务系统电子文件、非系统产生的零星电子文件及声像媒体电子文件3大类，根据其来源特点、对接方式、归档业务以及安全要求，形成共性与个性兼容的标准化归档流程(如图3所示)。立卷(件)、审核、“四性”检测及封装归档信息包是3类电子文件的共性流程，在此基础上，针对业务系统电子文件，提供对接业务系统、安全获取电子文件及元数据以及完善档案管理元数据等前期收集整理功能;针对非系统产生的零星电子文件，提供电子文件格式转换、加盖电子签章等“加工”功能;针对声像媒体类电子文件，提供组、件结合的管理方式，采用著录元数据及上传电子文件先后均可的灵活立档方式，满足声像媒体资源管理需求。

图3 电子文件归档流程

　　3.编制个性化归档方案，形成精准归档“产品配方”

　　有了“加工厂”“生产线”，如果没有合理的“产品配方”，生产合格产品无从谈起。因此，在“一平台三流程”基础上，重大档案馆着力与业务部门密切合作、深入沟通，量身定制业务系统具体归档方案，其内容不仅包括整体思路、分阶段实施策略、预归档元数据及电子文件范围，还包括电子档案分类组织编码以及特殊情况解决方式等，切实精准定位“一源一策”，为业务系统电子文件归档落地实施提供行动指南。截至目前，重大档案馆已编制OA系统、本科生学籍管理系统、研究生学籍管理系统、网络远程教育学籍管理系统、出国(境)管理系统、新闻网站、督查督办、学校常委会办公会记录纪要等业务电子文件归档方案。实现OA系统、研究生系统、网络远程教育系统、新闻网站集成对接，归档入库47万余件电子公文和电子学籍、5.2万多件新闻网页，形成325万多份电子档案。目前，正在通过大数据平台实施本科生院电子学籍和出国境审批业务电子文件归档。2024年还开展了7个校内部门非系统产生的零星电子文件归档试点工作，计划于2025年在全校推行，这将加速实现学校档案资源“电子化”转型。

　　成效及影响

　　有效解决高校多源多态电子文件一体化归档难题。“一平台三流程N方案”的电子文件归档新模式，基于数字化集约建设理念形成了一体化解决高校普遍面临的智慧校园背景下各类电子文件归档难以系统化的策略，具有很好的可复制性，有利于高校推广，助力高校档案资源数字化转型。

　　助力丰富学校数字记忆、信息资产与文化遗产。“一平台三流程N方案”的电子文件归档新模式顺应数字校园发展新趋势，推动档案资源“数据化”“电子化”转型，不仅有利于多角度记录和留存数字时代学校历史记忆，而且有利于更好发挥档案在知识资产与文化传承等方面的潜在价值。

　　产生多方明显效益。一是节能增效。全面实施电子文件归档管理，将大幅减少纸质文件打印、库房存储等成本，大幅提高归档工作效率和档案查阅利用效果，减少人力成本。二是提质增效。基于平台全面实施各类电子文件归档管理，集中规范化管理档案数字资源，有利于档案资源共享，提升学校数字资产价值，更好发挥档案多元价值。三是提档升级。电子文件归档管理顺应国家信息化战略和数字化转型的战略部署，由档案资源“电子化”牵引档案管理、保存、利用的数智化，有效提升档案工作与时俱进的应变力和竞争力，有利于高校档案工作全面转型升级。

　　作者单位：重庆大学档案馆

　　责任编辑：公喆