做好街道社会工作服务档案管理

　　作者：何翠红

　　社会工作服务档案是基层社工站在开展社会工作服务过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。基层社工站建设的基本内容是向城乡社区(村)居民常态化提供普惠性的专业化、本地化社会工作服务，并使其逐步成为我国社会工作服务体系中的重要组成部分，发挥基础性作用。南京市江宁区人民政府江宁街道办事处(以下简称“江宁街道”)在推动全区域社工站体系建设过程中，始终注重同步推动社会工作服务档案管理，并形成了一系列的实践经验。

　　基本特点

　　社会工作服务档案是档案管理的新领域，目前具有如下特点：

　　1.管理粗放，标准缺失

　　社工站建设作为一种工作模式近年来刚刚起步，与之相匹配的档案工作制度设计和标准规范还未有及时响应。江宁街道社工站成立于2021年，2023年已实现街道社会工作服务全覆盖。然而，当前文书档案的管理主要是基于社工站制定的《江宁街道社会工作服务站档案管理制度》，仅有4章13条。而社会工作服务档案的管理则更多是借鉴文书档案管理规范，从日常需求出发，以实践探索为基础进行资料归集和利用，与其他领域专业档案标准化规范化的管理模式仍有不小的差距。

　　2.涉及面广，来源复杂

　　街道社工站的社会工作服务涉及不同的层面和责任主体，其中形成的档案资料会散落在社会工作服务所涉及的各层级、单位、组织和个人手中。以江宁街道社工站为例，档案来源从纵向上看覆盖了江宁区、江宁街道、23个村(社区)3个层级;从横向上看涵盖了辖区内的近200家各类型社会组织、1000多名本土志愿者、200多名专业社会工作者，以及诸多社会慈善资源等，这些不同的档案形成主体从不同角度记录了社会工作服务从调研策划到评估总结的全过程。

　　3.体量庞大，价值丰富

　　街道社工站的社会工作服务覆盖整个辖区，每个独立成套的服务档案中至少应该有4类内容：基本情况、服务策划、服务实施、服务评估。江宁街道社工站在2022年1—9月仅社区治理、未保服务、养老服务、扶残助困以及微公益等活动就累计开展800余场，受益群众约47500人次。在这其中形成的服务记录和成果，不仅是开展重大社会工作服务的决策基础、实现服务资源优化配置的重要依据，更是社会工作研究人员开展社会工作服务体系建设研究的真实素材。

　　管理实践

　　1.规范机制，制度先行

　　江宁街道社工站从成立之初就高度重视档案管理，在制度体系中多次提及档案工作的重要性。将“档案收集整理”列为街道社工站7项经常性工作之一，指定专人负责。在街道社工站活动场所中单列“档案资料室”，并强调有条件的村、社区也应独立配备。同步明确档案管理要求，每项服务结束后，需在评估验收阶段完成档案收集，按电子文件类、纸质文件类、视频及其他媒介类进行分类存储。各村、社区社工室可保存2个服务年的档案资料以便查阅，定期向街道社工站移交已达保管年限的服务档案;在服务项目周期超过2个服务年的情况下，才可在村、社区社工室超期保管。社会工作服务档案因涉及基层居民个人隐私、工作秘密等，服务对象可持本人身份证或有效证件查询涉及本人的档案，其他人查阅必须经过分级审批。

　　2.把握需求，立卷建库

　　当前，社会工作服务档案的分类主要从“社区”“小组”“个案”“项目”4个方面工作展开。从社区工作角度建立社区社会工作综合服务平台建设运营档案库，按照“1+1+1+1”四大主体类别完善内容：即基层党建档案类、社区自治档案类、为民服务档案类、社区资源档案类，每个类别保存和记录街道社工站面向村、社区开展不同社会工作服务的工作流程和内容;从小组工作角度建立特殊群体综合性服务档案库，分为养老服务、未成年人保护服务、残疾人保护服务、助困服务、家庭综合服务等类别，并在各类别中完善每个小组工作服务的档案资料，如江宁街道社工站“邻里互助养老福星行动小组”，其小组工作服务档案应当完整记录为农村老年群体中的独居老人、“空巢”老人和特殊困难老人提供社会工作基本服务的情况;从个案工作角度建立个案工作服务档案库，归档范围应包括重点服务对象和人群信息清单，以及每项个案工作中形成的案主基本情况登记表、接案申请书、服务计划书、服务过程记录、案主自我评估表、结案评估报告等;从项目服务的角度建立综合服务项目(品牌活动)档案库，大型项目一般都包含多个子项目，所以立卷时考虑“项目—子项目”下设分类的归档模式，如江宁街道新洲村的“长江守望者—志愿服务与社区治理项目”，就罗列了其中一部分面向居民的单项服务活动(如表所示)。同时，“社区”“小组”“个案”三者之间虽然各有侧重，但有时也通过“项目”交叉融合在一起，共同组成综合服务项目的完整档案案卷。

“长江守望者—志愿服务与社区治理项目”部分子项目分类情况及归档范围表

　　3.全员参与，动态更新

　　江宁街道社工站坚持有针对性地面向参与社会工作服务的各方力量开展档案培训，通过江宁街道社区治理创新实验室的跨界培训、江宁街道社工站联席会议、“社工能量站”和综合素质教育平台、社会组织增能培训、志愿者集中培训等方式，分级分类普及服务档案管理要求和规范。坚持在服务实施过程中随时立卷，每个单项结束后在次日中午前提交书面报告及音视频资料，归档内容下发规范化模板，如江宁街道第三届公益创投活动服务档案的模板即以活动管理办法的附件形式发布，并确定为项目绩效评估的印证材料之一。坚持对社区社工室的档案指导管理，关注需持续跟进的社会工作服务，根据实际服务的进展及时更新归档文件材料，档案管理人员每季度末对新归档文件材料进行整理，对服务档案库进行动态更新。

　　发展思路

　　1.推动平台建设，实现“可视化”管理

　　目前全面推开建设的乡、镇(街道)社工站，目标是建设区域范围内的社会工作服务综合性、枢纽型平台，因此社会工作服务档案的管理也应当成为社工站面向社区、社会工作者、社会组织、社区志愿者、社会慈善资源开展的一项专业化社会工作基础服务。下一步，江宁街道将同步推动形成更加契合社工站社会工作服务平台性质的档案管理机制，即与社工站建设同步，建设社会工作服务档案数据管理的综合性枢纽性平台，建设档案“可视化”管理平台、服务数据分析平台、信息共享利用平台等，满足各方档案管理与利用需求，助力提升社会治理效能。

　　2.推动精准服务，实现供需对接

　　强化档案信息整合，进一步形成“社区三图”，即社区资源图、社区问题分布图、社区困境服务对象分布图，真正实现“需求”“资源”“服务”供需对接。持续开展档案信息数据分析，以特殊群体档案信息为试点，对困境老人、特殊儿童以及残疾贫困人员等进行分类评级，依据结果动态跟踪调整服务对象评级。在档案数据中进行社区各类服务资源的动态收集和识别，盘活部门、企业、基金会及社会组织等资源，出具社区资源分析报告，建立全领域资源库，提供精准化社会工作服务。

　　3.推动专业研究，实现创新发展

　　从江宁街道社工站的实践来看，社会工作服务档案管理起步晚经验少，而不同乡、镇(街道)又情况各异，亟须科学规范的研究积累。下一步，针对这一新领域中较为突出的问题，如不易形成适用于普遍情形的规范标准，缺乏社会工作服务档案管理的专业性指导、专业化人才，未形成成熟的社会工作服务档案全周期管理的理论等，需要进行更加全面深入的实践和探索，为理论研究的突破作出积极的努力。

　　作者单位;南京市江宁区人民政府江宁街道办事处

　　责任编辑：周拯民