港口智慧档案馆建设探索实践

　　作者：杨双庆   郭慧敏   王琛璐

　　为进一步提升智慧港口建设领先优势，以数字化、智慧化为驱动力，赋能港口实现高质量发展，山东港口青岛港集团有限公司（以下简称“公司”）开展了港口智慧档案馆建设的初步研究和探索实践。公司港口智慧档案馆建设围绕“智慧档案”构建了档案信息化建设工作蓝图，结合物联网、云计算、人工智能等信息技术，统筹推进各业务领域数据资源的整合和共享，发挥了档案资源价值，为港口经营决策提供了数据支撑，为打造“世界领先、国内一流”的港口智慧档案馆奠定了基础。

　　港口智慧档案馆建设探索

　　在智慧港口建设的背景下，公司档案信息化工作一直遵循“思考、谋划、推进、落实、应用”的原则，对打造港口智慧档案馆进行了相关探索和实践。

　　1.规划档案工作蓝图

　　公司一直秉承建设“国际领先的智慧绿色港”的发展定位，为了推进智慧港口建设，公司提出了充分激发数据要素效能、构建智慧管控体系、提升智慧装备领先度等重要举措。在此背景下，公司根据建设智慧港口的定位目标，以统筹档案资源要素、创新档案利用模式、发挥档案资源价值、推动智慧港口发展为宗旨，以实现全流程网上办理、全领域智慧支撑的档案管理新模式为目标，规划建设“世界领先、国内一流”的智慧档案馆。为了助力智慧档案馆的全面构建、推动智慧港口的建设发展，公司对集团本部与下属公司进行了全面的实地业务调研，详细了解档案管理现状，并分析总结出：档案馆在基础设施建设、档案管理系统建设、人才保障等方面还需进一步加强，以此支撑港口智慧档案馆的全面构建。同时，公司对集团本部及下属公司档案工作中存在的问题进行了全面的诊断分析，总结出六大核心体系需求并提出具有针对性的落实举措，规划出了公司整体的档案信息化建设工作蓝图。

　　2.初步探索与实践内容

　　目前，公司对智慧档案馆建设的初步探索主要体现在以下几个方面：

　　（1）建立档案工作规范标准体系

　　档案工作规范标准体系是开展档案管理工作的基础。公司结合最新业务标准规范和实际业务需求，对集团本部与下属公司的档案进行科学分类，规范建档工作，重点完成了档案分类方案、文件材料归档范围与档案保管期限表的制定，并从工作规章、业务规范、管理制度、技术标准4个方面建立了档案工作规范标准体系，让档案工作有章可循，有标准可参考，形成了科学长效的档案工作机制。

　　（2）建设电子档案综合管理平台

　　优化升级，建设电子档案综合管理平台。以《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）为参考标准，结合实际业务需求，公司建设了电子档案综合管理平台，实现了档案业务和先进技术的深度融合，全面支撑档案各业务流程应用。同时，电子档案综合管理平台采用集中式多全宗部署模式，覆盖集团本部与下属公司，所有数据集中在集团本部保管，下属公司通过企业专网来实现数据交流。

　　技术应用，实现特色检索。电子档案综合管理平台提取上传原始照片的人脸特征并生成图像。用户在进行人脸检索时，电子档案综合管理平台在数据库中进行搜索和分析比对，找出相似的图像，实现人脸匹配，搜索结果根据相似程度从高到低进行排列，有效提高了档案利用效率。

　　统一格式，实现OFD格式转换及在线阅览。电子档案综合管理平台集成了OFD版式文件阅览套件及后台转换套件，能够将PDF、JPG、PNG、TIFF等多种格式文件转换为OFD版式文件，从而确保文件格式一致性，实现长期保存。用户可以通过电子档案综合管理平台对OFD版式文件进行在线阅览或下载，提高档案利用的效率。

　　接口对接，推动电子文件归档工作。将电子档案综合管理平台与OA系统、资产管理系统、合同管理平台进行接口集成，全面推进了电子文件在线归档，并推进了电子档案单套管理工作。

　　资源整合，确保历史数据的有效利用。公司完成了集团原有档案管理系统历史数据的迁移验证工作，整合了企业档案信息资源，确保了电子档案综合管理平台中历史数据的有效利用。

　　（3）加强基础设施建设

　　新档案馆功能布局设计。公司新馆建设已完成，位于山东港口航运金融中心，约6000平方米。智慧档案馆功能布局在5层、6层和7层。5层设置展览馆，6层设置智能化无人档案库房、无人库房控制室、纸质档案库房、实物档案库房、消毒除尘接收一体室、中心控制室、裱糊声像档案处理一体室、数字化室、会议室、阅览室、办公室，7层设置纸质档案库房、实物档案库房、声像档案库房、光盘照片档案库房。

　　统一的机房建设。公司按照国家B类机房标准建设了统一的机房，采用多组模块化机房组成，每组模块化机房内配备列间水冷空调，采用双路供电方式，同时在大楼内设有独立的大功率柴油发电机，常年处于备用状态。公司根据自身实际需求，配备了相应的服务器、存储设备以及备份一体机，在统一的机房内完成部署，为智慧档案馆提供了硬件和存储支撑。除此之外，为了保障档案数字资源的安全，公司在大港综合楼设置了异地备份中心。超智无人库房配置。公司规划了无人值守智能档案库房，通过配置超智馆库机器人，可实现在不直接人工干预的情况下进行对库房档案的智能存取、盘点以及库房巡检等各项库房管理任务，实现了档案库房的智能化管理；同时在无人库房中的整个档案管理流程都处于实时监控当中，并支持记录、回溯查询等功能，全方位实现了档案管理智慧升级。

　　智慧库房管理系统建立。系统以实体档案管理为基础，将库房各子系统进行集成，包括温湿度测控设备、空气质量检测设备、视频监控设备、门禁设备、漏水监测设备、智能密集架、RFID设备、条码设备等，并在系统中进行显示和管理，集中展现了馆藏档案情况、全馆接入设备情况、3D库房模型、库房“十防”状态等。

　　港口智慧档案馆建设的初步成效

　　公司在港口智慧档案馆建设的探索实践过程中，取得了阶段性的成果。

　　1.超智无人库房建设

　　超智无人库房严格遵守档案管理“十防”要求，由智能取档机器人、档案存取口、可视化监控和安全门禁等模块构成，构建了一个安全、智能、高效、实用、节约的档案管理环境，建成了一体化无人智能档案库房，实现了实时监控、自动存取、一体化管理与三维展示，为档案的长期保存与高效管理提供了有力支持，推动了档案管理工作的持续创新与发展。

　　2.AGV智能取档机器人

　　AGV智能取档机器人在收到系统后台或存取档口发出指令后迅速响应，根据系统控制将指定档案精确送达预定位置。同时，AGV智能取档机器人采用SLAM激光导航，可以精准定位到任意位置，夹爪抓取档案会根据档案盒的尺寸、重量等因素，自动调节抓取力度，最大限度保护档案盒不被损坏。AGV智能取档机器人的引入不仅实现了密集存储和快速拣选，还支持管理人员在不进入库房的情况下，直接在存取档口完成档案的存取操作，确保库房实现全封闭、无人化管理，极大地提高了档案的存储安全性。

　　3.RFID辅助保障系统

　　公司利用RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案盒上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息，利用非接触式的RFID读写设备读取档案基本信息，并与电子档案综合管理平台、智慧库房管理系统相配合，实现档案的借阅、归还、查找、盘点过程的信息化管理。同时，在库房出入口安装智能安全门，通过远距离RFID识别认证，提供档案自动防盗与档案出入库确认功能，保障档案安全。

　　4.智慧库房感知管理

　　库房智慧感知以计算机网络、自动化设备为基础，以物联网技术为纽带，通过远程自动控制、新型数据库等技术手段对智慧档案馆的各类信息进行综合集成，对档案库房中智能密集架设备、安防设备、环控设备、RFID设备、条码设备等进行统一管理，实现基于档案库房管理的实体档案管理、设备管理等核心功能，实现档案库房的实时监控、自动控制、智能防范，确保档案库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全。

　　作者单位：山东港口青岛港集团有限公司、山东港口科技集团青岛有限公司

　　责任编辑：巩慧