海南:推进社保电子档案试点工作

　　作者：赵大鹏

　　自2021年以来，《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》相继修订，国务院办公厅、人力资源社会保障部和国家档案局下发了一系列关于档案工作的政策文件，为推进档案工作规范化管理、推动政务服务数字化转型提供了保障。社保经办机构作为一线民生部门，以“一体化、数字化、智能化”为目标推动经办服务管理转型升级。具体而言，一是服务对象从本统筹区参保群众扩展为跨统筹区参保群众。二是服务渠道从以窗口、网厅办理为主变为以线上办理为主。三是业务标准从自主定义变为由政务部门统一制定服务标准。四是事项联办和数据共享、核验方式进一步普及。五是业务流程的设计出发点从便于管理变为便于群众使用。这些转变的核心在于经办服务要打破时空的限制，实现信息实时交互的目标，传统交互信息的载体纸质材料显然不能满足这个功能。在此背景下，社会保险业务电子档案（以下简称“社保电子档案”）工作迎来难得的发展机遇。

　　发展历程

　　2021年前，对于社保电子档案工作，海南省社保经办机构主要是将纸质档案进行扫描，录入挂接到电子档案系统中，以实现长期存储和便于查找。

　　2021年，海南省社保经办机构开展“综合柜员制”改革，主要目的是实现社保经办业务全省通办。为实现“异地办理”“网上办理”，海南省社保经办机构在业务经办过程中广泛采用电子材料。这些材料主要由两部分组成，一部分是经办人员或群众上传到业务系统的电子图片，另一部分是业务系统生成的各类表单，这些电子材料最终都被归集到档案中。这一时期，社保系统的档案部门坚持采取“双套制”管理模式，还留存一套规范的纸质档案作为最终业务凭证使用。

　　2022年9月，海南省社保经办机构承担了国家电子文件归档与试点任务，此时电子档案已成为热点话题。一是国家陆续发布了《电子档案单套管理一般要求》《社会保险业务档案元数据规范》等行业标准。二是基于解决“全省通办”和“跨部门、跨层级联办”等实际问题的需要，由政务部门主导，强力推动政务服务过程中电子档案的规范管理。在此期间，海南省社保电子档案工作得到长足发展，经办工作人员普遍树立了档案思维，能够自觉考虑社保档案在经办服务全过程中的管理。档案与业务的一体融合深入人心，制度建设进一步完善，系统建设有据可依，原生的电子材料广泛采用数字签名、时间戳等技术保障安全规范，电子档案借助于数据技术不断拓展服务的宽度和广度。

　　2024年7月，人力资源社会保障部、国家档案局等五部门联合印发了《关于进一步做好社会保险业务档案工作的意见》（以下简称《意见》），明确了以推行社保电子档案单套管理为主要目标，进一步发挥电子档案高效流转的天然优势，推动社保档案实现从行业价值到社会价值的转变。以此为节点，社保电子档案成为促进社保业务经办服务管理高质量发展的重要支撑：一是从历史角度出发，电子档案可以完整记录经办业务时间、背景、环境、发展过程、现状。二是从系统角度出发，电子档案可以完整记录经办业务的横向关系，体现整个业务网络的有机联系。三是从结构角度出发，电子档案可以结构化地记录事件，并定义记录的组织方式、分类方法、元数据等。四是从管理角度出发，电子档案便于记录的管理，包括记录的创建、保存、使用和销毁等方面。所有的社保经办服务工作都可以依托电子档案实现严谨、规范的管理。

　　经验做法

　　1.坚持档案工作与业务工作深度融合

　　自2021年以来，社保档案工作经历了从弱化到新生的过程。在此过程中，只有与业务工作深度融合，从整个业务经办服务管理的角度出发考虑档案工作，用档案的语言、形式、方法承载经办服务管理转型升级，才能获得发展机遇。

　　海南省社保档案工作人员将档案工作融入业务流程，坚持档案功能与业务系统同步规划、同步设计、同步开发、同步上线。从需求入手，与业务部门共同确定服务事项的办件材料和采集、传输、归档方式，设定完善的自动归档流程，及时、准确地记录业务过程中的重要信息，既为业务服务连续、高效提供了有力支持，又确保了档案在产生、收集、整理、归档等各个环节中得到有效管理，保证档案的完整性和准确性，有助于及时发现和纠正档案中的错误和遗漏，维护档案的权威性和可信度。此外，还能够在日常工作中提升业务部门的档案意识和对档案管理的重视程度，增强业务部门在档案管理中的责任感和参与感。

　　2.工作思路由以管理为主向利用为主转变

　　随着信息时代的到来，档案工作面临着新的机遇与挑战。信息的快速生成与传播要求档案工作必须与时俱进，从单一的管理职能向更加开放、服务导向的角色转变。过去以管理为主的档案工作思路不易获得业务部门等其他部门的支持，需要积极转变为以利用为主、“收、管、用”结合的“大档案”工作思路。

　　海南省社保档案部门不仅做好基础的档案收集与管理工作，更注重围绕业务需求，采用“收、管、用”结合的方法主动挖掘档案价值，通过数据分析、知识图谱等手段，挖掘和提取档案信息用于业务决策。在收集阶段，注重与业务部门沟通协作，确保档案的全面性和及时性；在管理阶段，利用现代信息技术提高档案管理的效率和安全性；在利用阶段，创新服务模式，如建立在线档案查询系统、根据业务需要及时推出档案产品等，使档案资源更加便捷地服务于业务部门和参保群众。如此，业务部门能够直观感受到档案工作的价值和作用，从而增强对档案工作的认可与支持。

　　海南社保档案部门通过运用可视化工具、交互式设计、多媒体展示等手段，将档案中的信息以直观、生动、易于理解的方式呈现给用户。档案工作者不再是简单的管理员，而是数据的提供者、服务者与讲述者，根据用户需求提供定制化的信息服务，使档案数据“可读、可感、可知”。

　　3.密切与档案主管部门的协作机制

　　档案工作是一项专业性很强的工作，需要具备一定的档案管理知识、信息技术能力和法律知识等，一般政务单位的档案工作部门技能水平相对较弱。通过建立与档案主管部门的合作机制，可以有效提升单位的档案工作水平，使档案管理更加贴近实际需求。2021年以来，海南省档案主管部门在技术支持、专业培训、业务指导等方面给予海南省社保经办机构大力帮助，成为推动社保电子档案试点工作不断深入的关键助力。

　　接下来工作打算

　　近几年，海南省社保档案部门协助业务部门完成服务事项的标准化，引导档案与业务工作一体融合，共享外部数据和电子证照，尽力完善业务系统和档案管理系统的安全，并基于此，逐步在社保工作人员中树立了档案是经办服务管理底部支撑的理念，为下一步推动社保档案工作转型升级打下了坚实基础。《意见》印发后，社保电子档案工作进入以规范智能为主题的新阶段，海南省社保档案部门将从以下三方面发力：一是进一步巩固社保电子档案的凭证价值，在不断的业务实践中，确保社保电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”。二是进一步巩固挖掘社保电子档案的情报价值，坚持“收、管、用”结合，基于档案数据不断开展档案分析，反映社保制度运行情况、反馈社保政策执行情况。三是进一步巩固提升档案的社会价值，坚持以社保档案为载体，宣传行业文化，加强与宣传部门、档案编研部门的合作，履行社保“记录一生、保障一生、服务一生”的庄严承诺。

　　作者单位：海南省社会保险服务中心

　　责任编辑：王玥