吉林:推动社保电子档案工作转型升级

　　作者：孟宪伏   高晶   姜楠

　　“记录一生、保障一生、服务一生”是社会保险为民服务、保障民生的庄严承诺，作为“记录一生”的社会保险业务档案（以下简称“社保档案”）是业务经办的重要环节。2023年以来，特别是人力资源社会保障部等五部门联合印发《关于进一步做好社会保险业务档案工作的意见》（以下简称《意见》）后，吉林省社保系统着眼于社保经办数字化转型新形势，着力推进社保档案一体化、数字化和智能化建设，创新电子档案管理新模式，为支持社保业务经办、提升社保档案在民生领域的保障服务作用作出了积极贡献。

　　解放思想、提高认识，明确新阶段目标任务

　　《意见》明确提出：着力推进社保档案一体化、数字化、智能化建设，业务档案管理工作机制要更加健全、制度体系要更加完备、资源体系持续丰富，推进社保电子档案单套管理、安全管理、智能管理、共享利用，发挥社保档案资源价值，从而极大地发挥社保档案支撑经办、服务民生、辅助决策的重要作用。《意见》内涵十分丰富、具体，明确指出了社保档案管理工作要把握发展需要，把握民生需要，抓住关键问题，准确分析、有的放矢。吉林省社保系统认真学习、贯彻、落实文件精神，力争做到业务档案管理更加精细、系统更加智能、资源更加丰富、利用更加高效，使社保档案成为服务经办、服务参保对象、服务民生最重要最可靠的凭证载体。

　　配齐人员、建强队伍，形成良好工作机制

　　1.机构队伍是做好工作的前提

　　吉林省社保系统发挥垂直管理体制优势，档案中心作为各级社保局下属独立事业单位，全省共有省直和长春2个处级、8个市（州）科级档案中心，40个县（市、区）经办机构设立信息档案科。全省共核定档案事业编135人，专职从事档案工作人员393人，形成了较为完备的档案工作队伍。独立的档案管理部门、清晰的岗位责任、具体的工作要求、规范的日常管理，作为全省经办管理工作的一部分，纳入全省年度工作目标，占比全省经办工作8%左右，与经办工作一同考核一同推进。

　　2.人员队伍素质是做好工作的基础

　　为了加强档案工作力量，持续提升人员队伍素质，吉林省社保系统积极招录高素质人才，并每年与省档案局合作举办至少两次全省规模的档案业务培训班，提升队伍素质和管理水平。

　　3.依法依规管理是做好工作的保障

　　应社保电子档案管理需要，制定了《吉林省社会保险档案管理制度》《吉林省社会保险电子业务文件归档与电子档案管理办法》《吉林省企业职工退休人员人事档案社会化管理办法》等多项管理办法；同时，整理汇总档案相关的国际、国家和行业标准，尤其是电子档案管理相关标准，在系统开发中严格采标，为提升档案系统依法依规管理、解决技术问题提供了法律和技术依据。

　　机构健全、人员精良、制度完备，形成了吉林省社保档案独立、运行良好的工作机制。

　　打造安全、智能、高效业务档案管理平台

　　1.打造全覆盖电子档案管理系统

　　吉林省于2023年10月新上线的档案管理系统实现了全险种社保经办全流程自动归档，将内控审计、生存认证、权限管理等辅助管理都纳入自动归档范畴，深入嵌套一体化，实现业务流程全覆盖。同时，与业务经办系统无缝衔接，规范统一了各险种业务资料归档范围，全部通过电子影像资料流转凭证，所有经办实务用表和经办结果电子化，不再要求留存纸质资料，实现了全险种无纸化全覆盖。发挥垂直管理体制优势，全省一个系统平台、一个经办网络、一套数据库，实现了省市县三级社保机构全覆盖。

　　2.打造“四性”电子档案管理系统

　　为了符合国家电子档案“四性”管理安全标准，强化系统平台电子档案安全管理能力，吉林省社保系统通过对电子档案整个生命周期的安全评估，打造了4项安全风险控制技术措施。一是将业务经办与档案收集归档深度嵌套，业务经办“边受理、边录入、边扫描”，业务信息采集与档案著录扫描同步完成，真正做到业务经办与档案自动归档“一体化、同步化”，经办结果电子文件与凭证资料影像在线即时归档，应收尽收一份不少，确保电子文件归档的“路径”安全。二是采用电子签名加密传输技术，利用数字证书、电子印章等安全印证技术验证电子签名结果，确保电子档案在归档、利用的过程中安全可靠不被篡改。三是建立电子档案元数据即时跟踪捕获系统，全流程、全时域捕获元数据，按照《社会保险业务档案元数据规范》行业标准，建立包括电子文件自然属性、文件背景信息等93项元数据集，并通过实时捕获，把元数据作为社保电子档案重要组成部分，为电子文件建立“履历表”，使电子档案“真实有证明、安全可追溯”。四是建立电子档案物理归档备份系统，通过XML技术进行封装，在每年第一季度前将上一年度形成的电子档案及元数据按照年度、类别、保管期限分类归档，备份在档案级蓝光光盘上，并进行上架管理，备份的光盘可以实现脱机查询利用，进一步提高了电子档案安全强度。

　　3.打造全方位全时域档案运行监控系统

　　为了提升档案运行管理能力，开发了覆盖省市县三级经办机构的全方位全时域档案运行监控系统，划分部门、人员、角色，从电子档案移交、质检、接收等多个维度，全方位、全时域对档案业务运行情况进行实时监控。系统还能够根据统计指标要求，对时间段、自定义统计项等运行情况进行统计，档案部门可以通过统计和监控数据，了解经办工作运行情况、档案移交在途情况，实时督促各环节推进工作，为领导决策、年终考核提供依据。

　　丰富资源、促进利用，提升业务档案服务水平

　　一方面，努力提升纸质档案数字化率，丰富档案数字资源存量，“活”化历史档案数字利用；另一方面，实现电子文件“一体化”在线归档管理，为实现全生命周期电子影像数据共享提供支持。

　　1.创新审核审批、稽核内控经办管理方式

　　吉林省社保系统实现社保经办无纸化，不再传递纸质凭证资料，通过内网影像资料流转推送，使综合柜员制的审批审核、经办风险的稽核内控两项业务均实现经办柜员与综合柜员、经办柜员与内控审核之间“背对背”开展事中事后内控审计工作，既避免了“面对面”抹不开的人情，又能够即时反馈审核内控结果，留存审核内控记录，在精准严密的内控流程下，最大限度地避免基金安全风险、保护参保人权益和社会民生利益。

　　2.理顺网上办、掌上办、自助办经办服务渠道

　　电子档案单套制解决了经办业务档案归档与经办凭证纸质资料提供之间的矛盾，通过网上申报影像资料受理，网上审核资料反馈审核结果，经办结果电子文件即时归档，使网上经办不因凭证资料收集而梗阻，“网上办”“自助办”使得办事群众无须到经办大厅，“不见面”办事成为常态，既提升了经办效率，又简化了经办流程，实现了业务人员和参保对象满意度的同步提升。

　　3.实现电子档案公共服务利用

　　电子档案查询既可以现场窗口查、自助查，也可通过政府公共服务平台身份认证查询本人电子档案，并通过电子印章网上异地出具凭证。档案资源数据库数据丰富完整，省市县三级一个平台、一套数据库，电子档案可实现“内网查、自助查、网上查”。全省社保系统每年提供查询服务20多万人次，提供查询凭证14万多份，其中80%通过电子档案实现查询利用。

　　对标对表、强化管理，打造智慧系统提升服务效能

　　近年来，吉林省社保档案工作取得了长足的进步，但对照新形势下业务档案管理目标和任务，对照新时期对业务档案管理工作创新要求，还有很多工作需要继续努力。一是继续完善自动移交辅助质检，提高电子档案资料影像质量和档案管理效率；继续完善元数据捕获系统和封装技术；继续完善电子签名、电子印章、电子水印等安全技术。二是继续研究档案资料共享技术要求和管理要求，尽快实现全省跨区域档案资料共享，提高电子档案资源利用效率，为全省通办奠定基础。三是继续修改完善《吉林省社会保险电子文件归档与电子档案管理办法》等档案管理制度标准，适应电子档案管理要求，规范档案管理、降低经办风险。四是继续筹集资金、组织人力、严密程序，抓好存量档案数字化。建设电子档案库房管理系统，加强实体档案物联网技术应用，指导有条件的县（市、区）建设数字档案馆。五是继续筹集资金、纳入计划，建设电子档案省级灾备中心，确保档案数字资源、档案系统平台安全。六是进一步探讨利用前沿技术，开展档案大数据智能挖掘、深度创新利用，产生更多应用实效。

　　作者单位：吉林省社会保险事业管理局

　　责任编辑：王玥