河北:全力抓好《意见》贯彻落实

　　文/河北省社会保险事业服务中心

　　2024年7月1日，人力资源社会保障部、国家医疗保障局、国家税务总局、国家档案局、国家电子文件管理部际联席会议办公室五部门印发了《关于进一步做好社会保险业务档案工作的意见》（以下简称《意见》），对提升社会保险业务档案（以下简称“社保档案”）工作效能、推进档案管理数字化转型作出全面部署。这是国家层面自2009年出台《社会保险业务档案管理规定（试行）》之后，首个多部门联合印发、以推动档案管理数字化转型为目标的纲领性、指导性文件，确定了未来4年社保档案管理数字化转型的必由之路，对做好新形势下的社保档案工作意义重大。

　　河北社保档案工作整体情况

　　近年来，河北省社保经办机构认真贯彻《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施条例》，深入开展社保档案规范化管理，加强组织建设、资源建设、信息化建设、设施建设、人员建设和服务能力建设，社保档案服务群众能力显著提升，有力支持了社保业务经办工作顺利开展。

　　组织建设方面，健全档案工作网络和档案管理责任制，将社保档案工作列入年度全省社保经办管理服务工作要点，纳入各级经办机构年度工作计划，主要负责同志亲自抓、亲自管，石家庄市、辛集市、沽源县等一批市县设置了档案管理科（室），社保档案管理保障不断加强。

　　资源建设方面，加快推进社保档案整理归档和数字化扫描，全省纸质档案存量达208.7万卷，完成纸质档案数字化52.9万卷，石家庄市、衡水市、保定市、秦皇岛市等市级社保业务档案数字化率达100%，档案数字资源不断丰富。衡水市被人力资源社会保障部确定为全国社保经办数字化转型工作（电子档案组）联系点，得到人力资源社会保障部的肯定。

　　信息化建设方面，在全省实现社保档案一体化的基础上，不断推动社保档案信息化工作，2021年以来积极推行社保无纸化经办和社保电子档案单套管理，纸质材料减少90%以上，极大解放了经办人员，减轻了库房存储压力。目前，省级社保电子档案系统累计生成6000余万件社保电子档案，图片超过1亿幅，容量50余TB。

　　设施建设方面，全省社保档案用房总面积27476平方米，石家庄市、秦皇岛市本级建成1500余平方米的高标准档案用房，实现档案用房“四室”分开、库房“九防”达标，安装了一批消防安全监控系统，社保档案安全基础不断夯实。

　　人员建设方面，大力推进档案专业队伍建设，全省配备专职档案人员581人。常态化开展业务培训，2024年4月，全省档案人员和经办人员1600余人参加《中华人民共和国档案法实施条例》学习培训考试并获得证书，档案队伍素质能力不断提升。

　　服务能力建设方面，全省为参保群众办理退休手续、核实缴费年限、办理社保关系转移接续等提供贴心、高效、便捷的档案利用服务，以省社保公共服务平台上线为契机，推进社保电子档案管理应用，将网报系统、业务系统和电子档案系统衔接融合，群众无须到现场申报纸质材料，全面推行“不见面服务”，受到群众一致好评。秦皇岛市被省档案学会评为河北省2023年度开发利用档案优秀服务成果一等奖，社保档案服务水平不断提高。

　　《意见》落实情况

　　《意见》的出台对于推动社保档案事业发展具有重要意义。河北省社会保险事业服务中心（以下简称“省社保中心”）高度重视，迅速行动，建机制、抓落实、强弱项、补短板，全力抓好《意见》落实落地，提升社保档案安全规范管理能力。

　　1.建立组织机制

　　《意见》出台后，立即提交省社保中心党委会学习，并组织各地开展专题学习。省社保中心牵头与省医保局、省税务局、省档案局、省档案馆、省密码管理局等部门积极沟通协调，建立了省级社保档案协同工作联络员制度。此外，多次召集成员单位开会研讨，商定以多部门名义联合印发省级落实文件，目前正在进行发文审签程序。

　　2.全面抓好落实

　　召开全省社保档案工作会，邀请省档案局、档案馆专家到会指导，安排部署下一步工作。按照“增量电子化”要求，在单套制的基础上，全省社保经办机构利用统一经办系统实现省内通查共享，并印发了全省单套制社保电子档案查询指南，方便社保业务经办。与此同时，联合天津市社保中心赴北京市丰台区调研社保电子档案系统，研讨交流京津冀社保档案管理协同工作，进一步促进区域共享利用。按照“存量数字化”要求，建立季报制度，督导各地加快推进历史档案数字化扫描。此外，加强人才队伍建设，建立全省社保档案工作专家库，首批60名社保档案专家入选。

　　3.加强培训指导

　　开展全省社保档案业务培训，邀请人力资源社会保障部有关专家解读《意见》内容及精神，全省各级经办机构专兼职档案人员约1100人参加线上线下培训，提升了社保档案管理队伍能力。指导衡水市做好全国社保经办数字化转型（电子档案组）联系点工作，衡水市开发了人社电子档案平台，采集131项电子档案元数据，将全部的258万余幅存量社保历史档案进行数字化，完成率达100%，打造“退休审批业务档案查询”应用场景。

　　4.加强服务宣传

　　《人民日报》《中国劳动保障报》《河北日报》《河北档案工作信息》分别刊发题为《河北全力做好社保档案为民服务》《石家庄市社保中心狠抓社保档案专业化信息化管理》《衡水市用活人社电子档案》《省人社厅“四个加强”提升社保档案服务能力》的报道，取得良好的宣传效果。近期，省本级档案室连续收到多封群众感谢信和省政务平台群众留言，高度赞扬社保档案查询利用服务。

　　5.加强档案安全防汛

　　落实档案“九防”工作，及时维护档案库房水暖管道、消防设施、监控报警系统，确保正常发挥作用。印发《关于做好社保档案汛期安全防范有关工作的通知》，召开全省社保档案防汛调度视频会，在全省深入排查安全隐患，并赴保定、沧州、承德实地督导，确保社保档案安全。

　　下一步工作安排

　　河北省社保经办机构将认真抓好《意见》贯彻落实，大力推进社保档案一体化、数字化和智能化建设，完善社保档案管理制度体系，丰富社保档案资源体系，提升档案工作效能，助推社保经办服务管理数字化转型。

　　1.完善社保档案制度体系

　　按照国家要求，积极申请参与修订《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《社会保险业务档案管理规范》。以省人社厅、省档案局等多部门名义联合印发《关于进一步做好社会保险业务档案工作的通知》。适时修订《河北省社会保险业务档案管理办法（试行）》《河北省社会保险电子档案管理暂行办法》，完善社保电子文件和电子档案相关标准规范，建立完备、适应新时代新要求的社保档案制度体系。密切与各级档案主管部门和国家综合档案馆的联系机制，做好社保档案鉴定、销毁、移交工作。

　　2.规范社保电子档案管理

　　做好社保电子档案接收试点工作，协同省档案馆等部门明确社保电子档案数据规范、数据格式、内容及相关要求，推动跨系统移交接收，保证移交安全。不断完善省级社保电子档案系统和单套管理，落实电子文件真实性、完整性、可用性和安全性检测要求，保障电子档案凭证价值。加强社保电子文件元数据采集，确保要素合规，根据河北工作实际，适当扩展元数据范围。运用技术手段从系统安全、数据安全、网络安全等方面，构筑多层次、全方位的安全防护系统。同时，开展社保档案数字资源安全备份，保障极端突发情况下的业务档案安全完好。

　　3.加快推进社保档案数字化

　　加强与相关部门协调，积极争取人力物力财力支持，推进全省社保档案数字化，2027年前基本完成30年以上保管期限的社保档案数字化，并做好历史目录数据和数字化成果向省社保业务档案信息系统迁移，建立以档案数字资源为主导的社保档案资源体系。在省档案局的指导下，鼓励和支持有条件的社保经办机构开展社保电子文件归档与电子档案管理试点建设。充分利用档案数字化成果，提升经办服务效能，更好服务参保群众。

　　4.推进京津冀社保档案协同

　　围绕电子文件格式、扩展元数据、著录项目等开展标准制定，为实现社保档案信息三地共享提供支撑。推进京津冀社保档案利用合作，探索社保档案京津冀协查互认，推动三地电子文件在线流转，构建京津冀社保档案协同利用机制。探索京津冀社保档案数字资源异地互备，定期开展备份数据安全性、可读性检测。

　　5.守住社保档案安全底线

　　强化档案安全红线意识和底线思维，以高度的政治责任感和使命感，把档案安全责任落实到每个岗位、每个环节，采取有效措施加强社保档案安全保护，完善社保档案风险防控与应急处置预案，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全体系。经常性开展安全自查和应急演练，及时发现并排除隐患，防止突发事件与自然灾害危害档案安全，确保档案实体和信息安全。严格审核服务提供方业务资质，严格执行服务外包标准规范，严格限定服务外包范围，切实做好社保档案服务外包安全管理。

　　责任编辑：王玥