《科学技术研究项目档案管理规范》解读

　　《科学技术研究项目档案管理规范（DA/T 2—2023）（以下简称《规范》）是由国家档案局经济科技档案业务指导司牵头制定的档案行业推荐标准。该标准于2023年5月29日发布，2023年12月1日开始实施。《规范》是在国家的科技政策、科技体制改革深化发展时代背景下，紧密结合时代特色，配合国家档案局、科技部15号令宏观层面的落地实施，具有一定实践可操作性，对有效引导我国科研项目档案的规范化管理，维护科研档案的完整、准确、系统和安全，将起到良好的指引作用。

　　该标准共13章，两个附录。其中第1～3章为范围、规范性引用文件、术语与定义，为标准固定内容；第4～5章对科研档案管理原则和部门职责内容管理原则进行了明确；第6～11章提出了科研文件材料形成、整理与归档以及科研档案保管、利用、鉴定、处置的要求、方式和方法；第12章是科研档案验收（审查）或绩效评价的形式与内容；第13章重点表述了科研电子文件归档与科研电子档案管理。该标准代替《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2—1992），除结构调整和编辑性改动外，主要修订内容如下。

　　完善科研档案定义和相关术语

　　DA/T 2—1992中规定了3个术语的定义，即“科研课题”“科研课题文件”和“科研课题档案”，《规范》在修订时体现出与时俱进性，科学性也进一步提高。一是明确了科研课题、科研项目的定义，区分了科研项目、科研课题的关系，明确提出“科研项目范围包括纵向科研项目、横向合作开发项目和自筹科研项目等。一个科研项目可由若干个科研子项目组成或由一个或几个科研课题组成”。区分科研课题和科研项目，便于统一认识，更有助于说明科研文件和档案的来源特征，以及其他相关的活动特征和概念的外延特征。二是《规范》将科研文件材料定义完善为“在科研项目的立项论证、研究实施及过程管理、项目验收或绩效评价、成果管理等过程中形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的信息记录以及标本、样本等实物”。该定义表述细化了科研档案形成过程中的关键节点，增加了科研档案的实物形态，音频、视频载体形态。三是术语部分增加了科学数据、科研电子文件、科研电子档案、科研项目管理系统、科研电子档案管理信息系统的术语和定义，对应和解释了《规范》正文中所提到的术语，也适应了科研项目管理时代的特征。

　　厘清科研档案管理原则和管理责任

　　DA/T 2—1992各责任主体的权责表述不够明晰。《规范》第4章、5章增加了对科研档案管理原则的要求和部门职责的要求。第4章规定了科研档案管理遵循的工作原则，即“实行集中统一管理”的原则，建立健全管理制度，在人员、设备设施给予条件保障；提出“单位应把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程”，将科研档案纳入科研项目全过程管理，纳入流程和人员考核；对一些特殊责任事项进行了专门说明，“取得负结果或因故终止、撤销的重要科研项目形成的文件材料也应归档负结果”；规定科研电子文件归档和电子档案管理“纳入本单位信息化和档案信息化建设规划”，对科研档案信息化提出总体要求。

　　分工明确、权责界限清楚且职责落实到部门和人是实现权责明晰的第一步。《规范》第5章对科研档案管理工作中涉及的各部门，包括科研管理部门、科研承担部门、档案部门、信息技术部门、保密部门，以及科研文件积累归档主体，即项目负责人和文件管理人员分别进行了明确的职责规定，并特别提出了“科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责”要求。明晰的科研档案管理职责规定，体现了各司其职、分工协作、共同配合完成科研档案管理的思想，有利于提高科研档案管理的规范性，保证了科研档案管理的顺畅性与执行性。

　　规范科研文件收集和整理

　　《规范》规定“科研文件的管理”，按科研文件管理的业务环节，从科研文件的形成收集、整理、归档移交提出了建设性要求。

　　《规范》对“科研文件的形成、收集”的要求，一是对科研文件的制作质量提出明确要求，即“应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式”。二是对归档范围提出了“科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、项目验收或绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料（含科学数据）均应纳入归档范围”。《规范》在归档范围上更为详细全面，尤其强调研究实施及过程管理阶段的科学数据与研制的样机、样品、标本等实物，体现了对科学数据、实物档案和过程性科研文件材料的重视。三是科技项目文件的保管期限以项目保存价值为基础划分，对保管期限修订为永久和定期。

　　《规范》对“科研文件的整理”要求，一是调整科研档案分类。科研文件的分类一直是科研档案管理争议较多的问题，DA/T 2—1992是“按学科、专业进行分类，排列”，目前看来不够全面。《规范》提出按照项目类型、学科专业、年度进行分类，更为科学、适用。二是DA/T 2—1992对档案的“编目”要求包括：“编制档号”“编制案卷总目录，根据实际需要著录、标引”“编制各种检索目录”等。这些要求不够明确，颗粒度较粗。《规范》修订时将档号的编制规则和具体的编码要求予以明确，给出参考范式。三是对科研文件的整理包括科研文件材料的分类、组件、组卷、编号、编目、修整、装订、装盒、排架以及不同载体文件整理规范，进行了详细的规定，体现管理流程的持续优化和可操作性。

　　《规范》对“科研文件的归档”提出详细要求，如在科研项目（科研课题）结题验收后3个月内移交、奖励申报、推广应用阶段产生的文件材料应在相关工作完成后1个月内移交，研究周期长的科研项目可分阶段或按科研课题及时归档移交。这些规范性要求的实施，将有助于保证科研项目文件归档工作的顺利进行。

　　细化科研项目档案的管理

　　《规范》提出了科研档案的保管要求，如“八防”措施要求、涉密档案的管理要求及开展传统载体科研档案数字化工作等要求。对多个单位协作完成的科研项目，提出了档案保管的归属问题，“由牵头单位保存一套完整档案，参与单位保存本单位承担任务中形成科研文件材料的同时，将副本或复制件送交牵头单位”，对跨学科、跨领域、跨机构开展研究的科研项目的档案管理提出保管要求，避免这一领域由于权责不清形成的管理“真空”造成科研档案材料的流失。

　　鼓励科研档案信息的共享利用

　　《规范》要求“档案部门应组织建立科研档案共享与利用机制，制定科研档案共享与利用制度”。这一规定强化了科研档案信息的高效管理、开放共享和深度开发利用，是对国家科技政策的促进创新能力的回应。《规范》同时具体规定了科研项目档案的提供利用的机制要求、利用手续与归还，利用效果登记、开发的方式、方法和知识产权等问题等，对科研档案资源的开发利用深度进一步拓展，也体现了坚持科研档案开放共享利用与保密安全相统一原则。

　　优化科研档案验收制度

　　《规范》在科研项目现实科研绩效评价方式改革的基础上，对科研档案验收（审查）或绩效评价开展组织、验收主要内容、验收/审查程序提出要求：一是明确了科研项目档案验收总体要求，“实行验收（审查）或绩效评价制的科研项目应进行科研档案验收（审查）或绩效评价”。二是“按照科研项目的大小（投资规模、项目创新度）、专业类别等采用不同的验收方法”分类分级原则进行验收组织。三是验收内容“主要包括科研档案的完整性、准确性、系统性”。四是对验收审查方式、流程以及验收专家要求都作了明确的规定。明确了科研档案验收节点，同时进一步增强验收审查方式灵活性，减轻了科研活动验收对档案验收强依附性。

　　增加科研电子文件、电子档案管理要求

　　新增科研电子文件与电子档案相关管理要求，是《规范》的重要内容，符合当前科研档案管理信息化趋势以及电子文件单套制归档要求。《规范》新增了电子文件、电子档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等方面的相关要求，以注重基础数据、记录保存的思想，对科研项目电子文件和电子档案的管理提供科学有效的指导。

　　一是对科研电子档案管理系统建设提出具体功能需求，“系统建设时应充分考虑科研电子文件归档要求”“应具备收集、整理、存储、检索、利用、统计、鉴定、审计、备份、系统管理等基本功能”“接口具备数据封装、传输、检测、反馈、标记等基本功能”。二是提出了与科研电子文件归档有关元数据、归档范围时间、归档格式方式及归档检测的具体规定。“确保文件内容及元数据齐全完整”、科研电子文件“归档格式应符合格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等要求”“电子文件归档应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式”；考虑到科研文件的“单轨制”和“双轨制”的不同要求，规定“符合国家有关规定形成或接收和管理的科研电子文件，可仅以电子形式归档保存”“对接收的科研电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测”。三是提出科研电子档案整理编目、保管要求、鉴定销毁等方法和要求。“科研电子档案存储应实施在线存储和离线存储”，同时应做到“每年应对科研电子档案可读性进行评估”“科研电子档案不可读取风险的，应对科研电子档案进行迁移”。加强与规范科研电子文件、电子档案的收集管理，促进科研档案管理的信息化水平的提升，是科研档案管理跟上数字化转型大趋势的重大举措。

　　修订归档范围和规范性表格式样

　　《规范》根据不同性质科研项目的特点，对附录A归档范围重新划分科研项目阶段进而细化科研文件材料归档范围，并按照基础研究、应用研究、开发研究三大类分别规定了科研文件材料的归档范围。以附录B形式给出了科研档案管理常用表格包括档案整理、档案交接登记、档案利用、档案验收等模板样式，给微观层面的具体执行与操作提供范式参考，以便更好落地实施。

　　文章来源：《中国档案》2023年第12期

　　作者单位：北京航空航天大学档案馆