高校人事档案数字化建设实践调研

　　作者：潘玉琪

　　《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870—2017)和《干部人事档案工作条例》颁布以来，全国各地掀起干部人事档案数字化建设浪潮。笔者以2017—2023年为研究时间数据，以106所高校为分析样本，以中国政府采购网“人事档案”“人事档案数字化”为检索词，在剔除无效数据的基础上进行人事档案数字化研究。

　　总体概况

　　1.所属地区分布

　　截至2023年，全国106所高校开展人事档案数字化项目，与教育部2023年发布的2820所普通高等学校名单相比，占比仅3.76%。各地区人事档案数字化开展情况分布不均衡，建设地区及数量分别为湖北（13所）、北京（10所）、四川（10所）、云南（9所）、天津（8所）等，甘肃、江苏、江西、宁夏等地较少，均只有1所（如表1所示）。

表1   2017—2023年各地高校人事档案数字化采购项目汇总

　　2.建设年份分布

　　部分高校多次开展人事档案数字化采购，2017—2023年数字化建设数量依次为9所、6所、21所、22所、15所、17所、16所，人事档案数字化建设高校数量逐渐增多。

　　19所教育部直属高校人事档案数字化建设成效

　　依据中国政府采购网数据，19所教育部直属高校开展人事档案数字化建设项目，结合部分高校“采购与招标中心”网站数据，形成19所教育部直属高校人事档案数字化项目表（如表2所示）。

表2   19所教育部直属高校人事档案数字化项目表

　　1.高校财政政策积极支持

　　《干部人事档案数字化技术规范》对人事档案数字化建设提出技术要求，中组部提出全面排查干部人事档案信息化工作情况，教育部随即转发，并对未开展档案信息化工作的高校提出进一步工作要求。文件政策支撑下，高校经费相应地向人事档案数字化建设倾斜，19所高校共有2718万元经费支持。以华中科技大学为例，下拨370余万元经费用于人事档案数字化资源和系统建设，居教育部直属高校人事档案数字化建设经费之首。

　　2.专审促成智能审核系统建设

　　2020年，中组部要求在1年半左右的时间完成高校中层干部人事档案和副高级以上职称人员人事档案审核。有限的工作人员和大量的工作强度背景下，催生人事档案审核系统的建立，各高校先后上线人事档案审核系统。以北京师范大学为例，通过审核系统对接档案电子化系统、人力资源系统、组工系统，将数据综合校验，自动读取、展示并归档，智能审核和人工审核结合，实现人事档案数据不可篡改的全流程回溯确责。

　　3.人事档案数字化建设内涵不断丰富

　　从表2可知，数字化建设伊始，19所教育部直属高校实现近8万卷人事档案数字化扫描，极大地丰富了人事档案信息资源。随着数字信息技术不断融入，将OCR识别技术应用在人事档案管理信息系统中，将区块链技术运用在人事档案审核系统中，基于人事档案电子化审核管理系统，完成电子化档案上链和档案审核过程上链。人事档案资源建设、系统模块建设、系统技术加成，人事档案数字化建设内涵愈加丰富。

　　存在问题

　　1.数字化建设总体缓慢

　　2022年，档案数字化建设总采购项目为940个，高校人事档案项目仅占17个。人事档案很多专项工作由中组部统一规划部署，其下发的人事档案管理工作规划涉及全国各地区，辐射面较广，且人事档案对信息安全技术要求较高，造成人事档案工作“不敢迈大步”。中组部牵头抓总、教育部负责落实的条块分割的高校人事档案工作体制容易导致基层人事档案工作“被动开展”，工作人员主动担当作为不足，不利于人事档案数字化建设总体推进。

　　2.数字化内涵建设不足

　　19所部属高校大多集中于数字化资源建设，只有5所高校开发人事档案智能审核系统，内涵建设任重道远。浙江丽水市档案局横跨市、县、乡三级部门，推动完成业务、资源、监管一体化建设，构建与政务服务网无缝对接的档案协同管理系统。上海市档案馆联合上观新闻、黄浦区档案馆开发的“跟着档案观上海”数字人文平台，综合运用人工智能、人机交互、知识图谱等技术，打造独具海派特色的档案文化传播和档案查询平台。无论是档案数字化治理理念方面、数字技术应用方面，还是跨界合作方面，高校人事档案数字化建设远远落后于档案局、档案馆、机关档案室数字化建设的平均水平。

　　3.高校间数字化发展不均衡

　　经费投入力度悬殊。从表2可知，华中科技大学的370余万元建设经费最为充足，比同济大学、东华大学、华中农业大学、中国农业大学、北京交通大学、北京语言大学建设经费总数327万元仍超出不少。资源建设力度不一。较多高校首次开展档案数字化建设，聚焦档案存量数字化建设。中国人民大学、复旦大学等在前期的存量数字化基础上开展档案增量数字化，实现人事档案资源实时数字化。系统建设深度不一。大部分高校人事档案数字化系统建设仍未起步，或即使有人事档案管理信息系统，但系统仍处于单机状态。

　　解决路径

　　1.实行高校人事档案数字化建设试点

　　《中华人民共和国档案法实施条例》指出，档案机构及其职责之一是组织、指导档案理论与科学技术研究、档案信息化建设、档案工作人员培训。档案信息化建设已成为各单位履行的工作职责之一。高校人事档案数字化建设处在起始阶段，国家档案局近期公布第三批企业集团数字档案馆（室）建设试点单位名单，为高校人事档案数字化建设提供良好的工作方法和参考经验。高校人事档案上级主管单位可根据调研实际的情况，参照机关、企业事业档案数字化优势单位，取其精华应用到高校人事档案数字化建设中，选取数字化建设技术成熟的高校作为试点单位，应用先进数字信息技术，搭建高校人事档案数字化资源建设和系统平台框架，制定高校人事档案数字化建设层级目标，定期开展中期汇报，了解掌握试点单位工作推进情况及重点难点问题，分析研判试点工作整体态势，指导各试点单位做好试点验收，为其他高校人事档案数字化建设提供可借鉴的工作经验和方法。

　　2.畅通高校人事档案数字化建设经费渠道

　　高校开展人事档案数字化建设的重点是经费，建设难点同样是经费问题。能否成功申请高校数字化建设经费，与校级重点任务、部门重点任务内容有着密切关系，与学校领导、部门领导对人事档案的重视程度高度相关。一是要让部门层面高度重视，并将人事档案数字化建设纳入部门重点工作内容，需要基层人事档案管理部门制定适应本校发展趋势的人事档案数字化建设方案。二是要让学校层面同意数字化建设方案，需要部门领导与财务机构领导做数字化经费使用必要性、合理性沟通，形成沟通合力畅通经费渠道。

　　3.凝聚高校人事档案数字化人员力量

　　高校工作人员认识到数字化对干部人事档案的积极影响，但是对如何依托数字化开展更加卓有成效的管理工作缺乏系统的认识。当前人事档案数字化工作人员在高校各部门，且普遍认为自己力量微薄难以将人事档案数字化建设推向更高高度。应以试点单位数字化建设经验为基础，上级主管部门要定期组织高校人事档案数字化人员培训，形成高校人事档案数字化人员集群，凝聚高校人事档案数字化人员力量，筑牢“人事档案数字化建设共同体”意识，提升数字化人员组织归属感，促成其在人事档案数字化岗位树立主动担当意识，自下而上推动人事档案数字化建设向纵深发展。

　　作者单位：东华大学

　　责任编辑：公喆