“十五五”档案事业展望：从“电子档案”向“档案数据”升级

　　2025年是“十四五”规划收官之年，也是科学谋划“十五五”档案事业发展方向、确定目标任务的关键之年。档案事业如何深度融入中国式现代化进程、更好服务党和国家改革发展大局，需要各级档案部门从战略和全局高度加强研究，科学谋划“十五五”档案事业改革发展的新目标新思路新举措。随着数字化转型不断加速以及数据要素化资产化趋势日益显现，“十五五”档案信息化建设应努力实现从“电子档案”向“档案数据”升级，加快谋划档案数据体系化建设，全面激活和释放档案价值。

　　一、档案数据的特点、价值与优势应用场景

　　厘清档案数据与电子档案、一般数据之间的关系，识别档案数据的独特属性、特有价值与可能的优势应用场景，是科学谋划、规范管理与创新应用档案数据的重要前提。

　　第一，档案数据与电子档案均是重要的数字档案资源，相较于电子档案，档案数据更易于计算机处理与深度开发利用。就区别而言，电子档案一般为非结构化数据，通常采用版式文件格式将内容聚合并固化，因此“样貌”更类似于纸质档案，便于人们对其内容的读取和理解，也便于日后作为凭证加以查考利用。档案数据一般为结构化数据，通常采用数据字段组成记录的方式加以呈现，其颗粒度更小，因此更便于计算机识别与处理，便于大规模与非同源数据的关联、挖掘与再利用。就联系而言，档案数据与电子档案都属于数字档案资源，是档案大家族中的重要成员。此外，在特定条件下，两者可以相互转换，如对电子档案的重要字段进行识别和提取可形成档案数据，档案数据按照特定格式要求可输出形成电子档案（材料），从这个意义上讲，电子档案又是档案数据的重要来源和可信保障，档案数据是电子档案的数据化产物和形态延伸。综上，档案数据与电子档案各有特点，不是替代与被替代的关系，而是并列、衍生和互补的关系。

　　第二，档案数据具有数据的共性特征，相较于一般数据，档案数据有其独特价值。一是档案形成、管理与保存具有一整套相对成熟的业务规程和完整连贯的链条，因此档案数据往往比一般数据更真实可靠可信。同时，档案数据可能还是一般数据真实性溯源的重要依据。二是档案作为经鉴定选择后留存的，对形成机构和社会具有保存价值的记录，与一般的“大数据”相比，档案数据是“精细数据”“小数据”，是一种优质数据。这不仅体现为其价值可能更高，还意味着计算处理成本更低、利用效率更高。三是档案工作本质上是以集约化方式管理国家重要信息与文化遗产的一种机制，作为被保管对象的档案一般具备反映社会发展的整体性、多样性与代表性，面向未来利用需求，以及反映国家体系化建制等特点，因此档案数据往往更能体现国家社会发展的全局观与整体性，因而不易过时。这与一般数据形成于不断重复的特定业务或系统中，用于满足即时或短期的小范围应用需求，所表现出的微观性、雷同性与易过时的特点不同。

　　第三，档案数据的独特属性与价值决定了其未来可能与电子档案、一般数据表现出不同的优势应用场景。一是认证类应用，从传统提供纸质档案出证服务延伸至数据时代基于档案数据的认证验核服务，档案数据可成为确认主体身份、合规办理业务、确保业务可信与连续性的一道“护城河”。二是信用类应用，通过利用可信档案数据为信用主体立体画像，开发各类信用评级产品以及基于信用赋分的行业增值服务。三是研究类应用，通过建设专题档案数据集，形成高质量、专题化、具有一定时间跨度的档案数据，高效服务科学研究、产品开发与历史文化研究等。如，档案数据可作为精细数据驱动小模型开发，与大数据大模型形成互补，为通用人工智能高效集约发展提供助力。

　　二、档案数据服务改革发展的实施路径与举措

　　第一，主动融入与积极服务国家战略。一是明确国家改革发展的总体方向。《中共中央关于进一步全面深化改革、推进中国式现代化的决定》深刻指出我国所处的纷繁复杂国际国内形势、新一轮科技革命和产业变革、人民群众新期待的时代背景，总结了坚持党的领导、以人民为中心、守正创新、以制度建设为主线、全面依法治国、系统观念等宝贵经验，明确了“七个聚焦”的主要任务，为档案事业高质量发展和档案数据建设提供了方向指引。二是识别数据驱动高质量发展的重点领域。中国拥有世界第二大“数据富矿”，如何释放“数据红利”为经济社会发展提供强劲动力，成为重大战略问题。《决定》聚焦统一数据市场培育、数据要素估值与报酬分配、国家数据基础设施建设与运营、数据共享、数据交易、数据安全治理监管、数据跨境流动等方面对新时期数据工作作出全面部署，为谋划档案数据建设的重点领域和实施路径提供了重要依据。三是整体谋划档案数据建设的实施方案。基于国家改革发展的总体方向，结合档案强国和数据强国建设，从基础设施、资源内容、来源途径、技术平台、流通利用、制度规范、机制保障等方面搭建档案数据建设的基本架构，加快档案数据实践从各地各机构自主探索向全国体系化建设推进，加强档案数据助力高质量发展的广度、深度、强度。

　　第二，构建与夯实档案数据资源体系。一是尽快形成高质量、规模化、可共享、便于开发利用的档案数据资源。妥善处理档案工作体系中电子档案与档案数据、文书档案与专业档案等不同资源，凭证价值、（信息）查考价值、（数据）要素价值与历史文化价值等不同价值，存量档案数据化转化与增量档案数据归档移交等不同来源方式，当前利用与未来利用、形成者自身利用与社会利用等不同需求之间的关系，可采取急用先行、试点蹚路、重点突破、汇聚成流的方式形成与积累档案数据，强化档案数据治理，加快构建档案数据资源体系。二是不断升级档案数据资源的载体方式，探索从建设专题数据库、一体化档案数据（共享）平台向可信档案数据空间拓展。重视档案数据标准化建设，重点解决档案标准与数据标准的兼容与衔接问题。建立档案数据建设统筹协调机制，包括档案机构与业务、数据机构的常态化协作机制与制度化推进机制，重塑和强化档案局、馆、室的监管与协作。谋划档案数据主动融入个人、企业、行业、城市与跨境等可信数据空间建设。同时，增强档案数据的管控能力、资源交互能力、价值共创能力。三是畅通档案数据资源大循环，加快推进档案数据共享、开放与交易。如，在公共领域，档案数据作为公共数据资源体系的重要构成，应主动融入公共数据共享促成高效办成一件事、公共数据开放增强经济社会活力、公共数据授权运营激活数据要素价值等探索。在商业领域，档案数据作为企业重要的数字（数据）资产，应鼓励企业超越传统基于法规遵从的档案合规管理，走向助力企业降本增效创新的档案数据共享与再利用（内部流通），以及作为社会生产要素和资产的档案数据交易（外部流通）。

　　第三，创新与深化档案数据应用。一是大力发展档案数据的优势应用。如，可优先发展档案数据的认证类应用、信用类应用、研究类应用，真正释放其独特价值，打造档案应用的优势赛道。二是鼓励多元化主体参与档案数据开发利用。从过去档案机构主导档案资源开发利用，向档案机构提供基础或兜底性档案数据服务，支持企业和社会提供多样化、深层次、增值化档案数据服务转变。三是因地制宜探索档案数据应用。从过去自上而下全国统一或相似的档案服务模式，向因地制宜探索档案数据应用转变，鼓励针对不同层级、不同地区、不同档案机构、不同档案内容，探索各具特点的开发应用模式。

　　第四，积极培育与壮大档案数据产业。一是高度重视档案数据产业发展。与纸质档案主要依靠掌握专业知识与技能的档案工作人员进行手工管理不同，数字时代档案管理更多要依靠数字技术与数字解决方案。档案数据产业是档案产业的新业态，是档案新质生产力的重要体现，是构建强大韧性档案数据生态的关键支撑，因此，发展档案数据产业至关重要。二是档案数据产业发展应重点关注两大领域。一类是围绕数据全生命周期的业态，包括技术服务、产品开发、数据流通、平台运营等。其中，档案数据治理与产品开发是重中之重。另一类是档案数据与健康医疗、文旅创意等重要、新兴产业深度融合创新的业态。三是充分发挥档案主管部门与档案协会在出政策、搭平台、促协作、广宣传等方面的作用。可通过绘制档案（数据）产业图谱、出台分类支持政策、规划档案（数据）产业高质量发展路线图，支持档案（数据）企业做强做大，培育新兴档案龙头企业，形成能够有力推动和支撑档案数据建设发展的产业集群。

　　（本文为国家社会科学基金项目“数据档案化治理的基础理论与实现路径研究”〔22BTQ092〕的成果。作者系浙江大学公共管理学院副教授，信息资源管理系副主任）

　　原载于《中国档案报》2025年3月6日 总第4258期 第四版