纸质档案一体化保护模式研究——以张謇与大生档案保护项目为例

　　作者：徐飞   王思浓   徐春辉   高磊

　　档案作为人类历史的见证，是人类连接过去、理解现在以及展望未来的重要桥梁。然而，由于档案本身的特殊性以及环境条件的限制，档案的保存和管理面临着诸多挑战。档案在长期保存期间，受外因和内因的共同影响，不可避免地出现破损、发黄、脆化等一系列影响档案外观和机械性能的现象。在档案保护的实际操作过程中，因为重点档案原件的脆弱性、内容识别困难、档案数字化比例不高、整理状况不一等现状，导致档案的编研利用率相对不高。为了解决上述存在的问题，需进行档案整理修裱、档案脱酸、档案数字化、档案编目等工作。档案修裱、数字化、编目、脱酸作为档案保护管理的关键环节，为档案的长久保存和有效利用提供了重要支持。随着信息技术的迅速发展，传统的纸质档案管理模式已经无法满足现代信息化的需求，数字化档案管理逐渐成为主流。但纸质档案的实体保护工作往往与数字化管理关联较少，缺乏整体性的保护策略和模式。

　　该文以张謇与大生档案保护项目为例，通过文献综述和实证分析，旨在探讨档案脱酸、修裱、数字化、编目一体化保护模式的建立与实施，为档案保护管理工作提供参考和借鉴。

　　纸质档案保护现状

　　纸质档案保护在国内外都得到了广泛关注。为了确保档案的完整性和长久保存，各国都采取了一系列措施，包括建立严格的档案保存环境控制标准，如控制温湿度、光线等，以减缓纸张老化和褪色；建立科学的档案管理制度，包括档案分类、索引、编目等工作，以提高档案管理的效率和质量；采用专业修复技术对破损纸质档案进行修复；对酸化档案进行脱酸保护，延长档案寿命等。

　　但是，目前纸质档案的保护工作主要集中在对破损档案进行修复保护，即采取档案脱酸、修裱、数字化、编目一体化保护模式。然而，纸质档案经过长时间的保存会逐渐老化、酸化，档案脱酸对延缓纸张老化速度、增加纸张寿命起到主导作用。随着国内大批量脱酸技术的发展和保护单位对档案脱酸意识的增强，将脱酸融入档案保护内容之中，形成档案一体化保护模式，由内而外、由实体到数字的全生命链档案资源保护是目前值得研究的一个热点。

　　纸质档案一体化保护模式

　　1.纸质档案一体化保护的重要性

　　一体化保护模式整合了档案脱酸、修裱、数字化、编目等技术，为档案的长期保存和利用提供更为可靠和高效的手段，提高了纸质档案的保存质量，延长了档案的使用寿命。同时，将多个子项目有机统一在同一个项目中协同开展，可以减少多次出入库和开卷对重点档案造成的破坏。而且一体化的保护模式可以节约档案管理的人力、物力和财力成本，提高管理效率，降低成本。一体化保护模式的研究将促进相关标准化流程的制定和完善，推动档案保护工作向更为规范和科学的方向发展。

　　2.纸质档案一体化保护流程

　　设计纸质档案一体化保护流程设计环节包括：档案出库交接、除尘消杀、编号整理、修裱、扫描、数字化、编目、脱酸、质检、装订装盒、还库交接，如图所示。在实施过程中需要遵循档案出库先整理、破损档案先修复、纸质档案先数字化再脱酸的流程，以减少对原件的利用次数，降低对纸质档案的损害。

　　（1）档案出库整理

　　档案进出库须严格执行采购方的档案进出库管理制度。在加工场所设立临时档案库房，制定管理制度，指定项目组组长管理档案实体。每天由组长负责档案进出库交接，并及时做好进出库登记工作，每批实体档案进出库都须双方签字确认后方可进行。

　　由于纸质档案年代久远，在保存的过程中可能出现污染、霉变等病害，这些病害不仅影响档案外观，降低纸张寿命，对工作人员的健康也会造成损害，因此档案出库后应当先进行处理，包括档案的除尘、去污、去霉等，以减少病害对后续档案处理工作（修复、数字化、脱酸）和人员的影响。档案前处理完成后，拆除装订物，逐卷、逐页对档案进行核查，查看有无缺页、漏页、重号等情况并进行编号整理，若档案存在特殊情况，则需填写在《档案备考表》中。同时对档案破损情况进行辨别，确定破损等级，区分是否需要进行修复。将破损档案整理后直接转移至修复工段；将无破损档案整理后直接转移至数字化或脱酸工段。每一环节的交接都需要清点档案并填写《档案流转单》。

　　（2）破损档案修复

　　修复人员接收到档案后需核对档号、清点待修复档案页数，拍摄待修复档案修复前照片，根据档案具体破损情况制定修复方案、确定修复方法。档案有局部破损、轻微老化、少量虫蛀等情况可进行修补处理，纸张老化比较严重，或者霉变或虫害面积达到档案纸张面积的20%～30%等情况则需进行托裱。如果有档案存在粘连情况，需进行揭粘处理，尽力保全档案完整。修裱完成后修复人员需对修裱档案进行整理，填写《档案修裱详情登记表》，填写修裱方式、修复工作量，并移交至修复质检区，合格者流转至后续工段。

　　（3）档案数字化

　　扫描人员领取到需要数字化的档案后须核对全宗号、目录号、案卷号信息是否与待扫描档案一致，核实无误后逐卷逐页进行扫描。扫描完成的图像，扫描人员先进行自检，确认无误后上传图像，由图像质检员统一对图像进行纠偏、裁剪、调整方向等处理，质检合格的档案进入下一工序。

　　（4）档案编目

　　编目正式开始之前编目人员应先将全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、责任者等字段导入到编目数据库中，建立相应的数据结构和索引，便于后续检索和管理。文件级目录根据档案信息进行提取，题名拟写须简洁准确。同一批次的目录完成之后移交质检，合格的数字档案上传至数字档案库，同时待最后一个保护工段完成后打印卷内目录进行装订。最后将验收合格的图像和目录移交采购方。

　　（5）档案脱酸

　　档案经出库整理或修裱、数字化等保护工段完成后，由脱酸人员接收清点，根据厚度、尺寸及经验等参数，将接收到的档案分类。登记档案信息，测量档案pH值、定量。根据档案脱酸国家标准的规定以及结合馆方对需脱酸档案pH的要求，将不需要脱酸的档案整理后等待装订，需要脱酸的档案进一步测量字迹溶解性、色变敏感性等，结合检测数据和历史技术积累，预判和制定出相应脱酸方案，包括脱酸方法、脱酸机型号、脱酸工艺模式等。随后进行小批量调试，验证、确定脱酸方案。批量脱酸时，将同一脱酸工艺的档案归于一类，按上述方案进行。脱酸完成后，需要对脱酸后档案进行均化以及干燥处理，最后由质检人员对品相、脱酸后pH值等效果进行评价，合格者经平衡至库存温湿度后，整理并清点交接。

　　（6）档案装订还库

　　档案经整理、修裱、数字化、编目、脱酸后，进入最后一个工序—装订还库。装订可固定文件页次防止文件张页丢失，便于后续保管和利用。装订材料需符合档案保护要求，使用无酸卷皮或无酸档案盒。装订时工作人员应逐页核对页号，确保档案排序正确，卷内目录、档案页、备考表根据与采购方协调次序放置。

　　待还库档案应先对其含水率进行随机检测，抽取比例不低于全档的1%。还库人员按照抽检数据填写还库档案含水率检测表，含水率达标的档案方可还库。除需还库的档案外，还库材料包括还库总结清单、脱酸明细、档案修裱明细、含水率检测表、出还库档案含水率抽检表等。还库材料全部交给采购方交接确认无误后，双方在《实体档案借还卷审批单》中签字，档案还库完成。

纸质档案一体化保护模式流

　　3.纸质档案一体化保护难点及优势

　　（1）一体化保护难点

　　一体化保护模式将脱酸、修裱、数字化、编目技术整合，在项目实际开展中往往涉及多家单位的合作运行，项目管理的复杂度增加，由此可能会引发一些问题，例如不同单位可能存在不同的工作文化、理念和沟通方式，导致信息传递不畅，协调困难；各单位之间在项目中的责任划分可能存在模糊不清或重叠，导致责任推诿或责任不明确，影响项目推进和质量；不同单位可能存在不同的操作规范，导致在项目实施中操作不一致、质检要求不同，影响项目的整体效果；在数字化技术应用中，涉及大量的数据传输和存储，存在危及信息安全的风险，如果各单位的信息安全措施不到位，可能导致信息泄露或被篡改等。

　　因此工作过程中需要更加严格地管理和监督，否则容易出现项目进度延误、成本超支等问题。解决这些问题的关键在于建立良好的合作机制、明确各方责任和权利、加强沟通和协调、统一技术标准和操作规范、加强信息安全保护。项目初期各个单位之间进行磨合，快速调整和优化工作流程，尽量缩短整个保护过程所需的时间，根据不同工作的先后顺序和时间节点，合理安排工作任务，保证工作顺利推进，避免出现瓶颈和滞后现象。项目平稳运行后建立监督管理制度，建立安全管理制度，包括场地安全、实体档案安全、数据安全和人员安全等方面，确保全方位的安全保障；建立完善的质量管理体系，包括自我检查、相互交叉检查和抽样检查，确保每个环节的质量可控等。这些解决方案需要各方共同努力和配合，不断改进和优化，有效解决多单位合作中的各种问题，确保项目顺利推进和取得成功。

　　（2）一体化保护优势

　　纸质档案一体化保护模式可以充分利用各方的资源、技术和专业知识，提高资源利用效率。在档案保护的过程中，保护工作与研究项目同步进行，促进档案保护与研究的结合，提高工作效率。

　　各单位之间通过合作和协作，形成协同效应，避免重复劳动、交叉工作和信息孤岛，减少沟通成本和协调成本。通过优化工艺流程，减少能源和原料的消耗，降低单个档案的处理成本。

　　纸质档案一体化保护通常会建立统一的技术标准、操作规范和管理流程，使得各方在实施过程中遵循相同的标准。这有利于降低错误率、提高工作质量，并且方便工作流程的复制和推广。

　　综上所述，纸质档案一体化保护模式通过综合资源利用、协同效应、规范标准化等使其成为高效、低成本、可复制和可推广的有效保护模式。

　　张謇与大生档案一体化保护项目实践

　　1.项目研究概况

　　南通市档案馆馆藏的张謇与大生档案，作为南通市档案馆的“镇馆之宝”，集合了民国档案、名人档案与企业档案的多元属性，具有重要的历史价值与文物价值。然而，通过调研显示，张謇与大生档案整体酸化严重，且存在部分档案破损、缺少文件级目录、数字化保护程度较低等系列问题。该项目利用现代科技方法，将脱酸、修裱、数字化、编目有机统一在同一个项目中协同开展，旨在安全高效地保护张謇与大生档案，并在此基础上为我国大批量档案的保护工作探索出一条行之有效的具有安全性、技术性、全面性、低成本的模式。

　　2.项目研究工作总体安排

　　完成档案保存状况、破损等级调查、评估。查阅文献资料，对比研究“以脱酸、修裱、数字化、编目并举”的保护利用模式与传统的分项独立运营模式的区别与优势，初步形成重点档案科技保护模式方案。

　　编制张謇与大生档案保护项目总流程图，制定各项管理制度，包括档案安全流转、质量自检抽检管理制度文件。按照要求，对张謇与大生档案进行脱酸、修裱、数字化、编目。在规模化的生产实践中，优化“以脱酸、修裱、数字化、编目并举”的保护利用模式。在保障档案安全、质量达标的前提下，加强人员管理与设备自动化，提高生产效率。在实践中，对张謇与大生档案脱酸、修裱、数字化和编目效果进行评价。同时，根据大批量档案脱酸结果，形成pH值统计抽样检查方法。建立张謇与大生档案保护数据库。

　　3.项目工作进展

　　经过各项目组的不断磨合，建立了“以脱酸、修裱、数字化、编目”协同的安全、科学、低成本、可推广的大批量档案科技保护方法、档案利用模式，形成了大批量档案保护工艺配套制度以及综合性项目管理方法。减少了张謇与大生档案的出库次数，大大提高了保护工作的效率，在较短的时间内完成了对张謇与大生档案的保护工作。自合同签订之日起至2023年11月，圆满完成合同要求第一阶段任务目标，脱酸、修裱、数字化、编目均完成总加工量的65%，其中脱酸计65万页，通过专家组的阶段性验收。

　　4.一体化保护模式数据库的建立

　　对张謇和大生档案进行全面的整理调查，记录档案的年代、档案纸张的类型、纸张制作工艺、纸张pH值、病害内容、书写方式及大生档案字库、浸润度、字迹溶解性和历史保护修复情况、档案破损情况监测等情况，确定档案合理的脱酸工艺、去污工艺、字迹加固恢复工艺和修裱工艺等。并据此建立档案现存情况、各保护工段数据库，为其他国家重点档案大批量保护工作的开展提供数据支持。

　　结语

　　该文立足于纸质档案的保护模式研究，通过对相关文献的总结，提出了集脱酸、修裱、数字化和编目于一体的档案保护理念，设计了纸质档案一体化保护流程，并且将其应用于南通市档案馆张謇与大生一体化保护项目的实践。通过实践中宝贵经验的积累，形成了档案一体化保护数据库，制定了档案一体化保护项目的配套制度和管理方法，优化了档案一体化保护流程，完善了档案一体化保护模式，并赋予其高效、低成本、可复制和可推广的优势，以期为档案保护与利用提供理论和实践支持。

　　参考文献：

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　　[5]胡小雨，徐飞.以科技赋能档案保护以制度确保档案安全：江苏省南通市档案馆开展珍贵档案保护工作纪实[J].中国档案，2023（7）.

　　作者单位：江苏省南通市档案馆、复旦大学图书馆中华古籍保护研究院、杭州众材科技股份有限公司、北京星震同源数字系统股份有限公司

　　责任编辑：王辉