重大活动和突发事件档案资源建设与开发利用研究

　　作者：王海滨

　　重大活动和突发事件档案是党和国家、行业、地方重要活动及经济社会发展历程的真实记录，是国家档案资源体系的重要组成部分。在2020年之前，国内重大活动和突发事件档案资源体系和利用体系建设缺乏国家层面的制度规范和操作指引，也缺乏档案界系统性的经验总结以及深入的相关学术研究，未能充分发挥其在存史资政育人以及预防和应对社会重大事件方面的应有作用。

　　2020年6月20日新修订的《中华人民共和国档案法》明确要求“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制”，从而使建立健全相关办法和工作机制成为法定要求。2020年11月26日国家档案局公布的《重大活动和突发事件档案管理办法》，进一步明确重大活动和突发事件档案的定义范围、规定档案工作原则、界定部门职责分工、创新档案工作方法、确定档案管理思路和规范档案归属流向等。

　　在此背景下，广州市档案馆于2021年年初组织成立课题组，开展“重大活动和突发事件档案资源建设与开发利用研究”并于2021年4月向广东省档案局申报了科研项目，获广东省档案局的支持和批准，2022年12月通过项目评审验收。该项目成果获2023年度国家档案局优秀科技成果三等奖。

　　研究目标

　　项目依据2020年6月20日修订的《中华人民共和国档案法》和2020年11月26日国家档案局公布的《重大活动和突发事件档案管理办法》的要求，确定了3项主要研究目标：一是通过选取广州市档案馆、广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）为主要研究对象，结合国内外其他档案机构的实践，对历年来众多重大活动和突发事件档案的收集、编研、展览、声像档案和数字化情况进行系统梳理和综合分析；二是通过理论分析和案例归纳总结，呈现国内外重大活动和突发事件档案资源建设和开发利用的现状、价值、特点、难点与问题，提出相应的对策和操作规范；三是根据研究成果，探索建立一套重大活动和突发事件档案工作流程和规范，为各级各类档案馆在重大活动和突发事件档案资源体系和利用体系的构建提供参考借鉴，促进重大活动和突发事件档案更好地服务于国家治理、社会民生和科学研究等。

　　主要研究成果

　　广州市档案馆项目组按照广东省档案局科技项目任务书的要求，形成的主要研究成果如下：

　　1.重大活动和突发事件档案的收集

　　重大活动和突发事件档案具有重要的存世价值，可保存社会和集体记忆，满足人们对重大活动或突发事件记忆备忘的需要。同时，重大活动和突发事件档案具有重要的凭证价值，为今后举办类似重大活动、应对相关突发事件以及开展科学研究提供参考和信息支持，也可为将来开发利用提供丰富且生动的素材。当前，重大活动和突发事件档案在收集方面存在思想认识不到位，重视程度不够；涉及工作主体多元，组织协调困难；收集时效性强、任务重，档案完整性受到一定的挑战；档案专项经费和工作人员能力不足；对声像档案、电子档案的收集等重视程度不够等难点与困境。

　　对此，在收集工作过程中，需建立联动机制，高效协同开展重大活动和突发事件档案资源收集；制定一系列业务标准，科学规范重大活动和突发事件档案资源收集；加大专项资金投入、组建专业团队，助力提升重大活动和突发事件档案的收集能力；加大面向社会加强重大活动和突发事件档案的征集力度，主动靠前拍摄和采集事件亲历者口述历史档案，注重加强相关声像档案和电子档案的收集，做到“应收尽收、应归尽归”。

　　2.重大活动和突发事件档案专题数据库的建设

　　随着档案部门对重大活动和突发事件档案的重视程度日益提升，相关专题数据库的建设也受到前所未有的关注。建设专题数据库，可充分发挥档案的作用，提高档案资政参考效能；可为相关科学研究提供方便快捷的系统性数据资源；可为个人和社会记忆的存储、修复和构建提供信息资源载体和平台；可更好地彰显档案机构“为党管档、为国守史、为民服务”的使命和价值。当前，重大活动和突发事件档案专题数据库受人才、资金、技术、思想认识和管理理念等因素影响，存在对专题数据库建设的必要性认识不足，欠缺宏观统筹规划、制度建设滞后，功能定位不明确，数据综合治理体系不完善等问题。

　　为此，在建设专题数据库过程中要更新观念，将专题数据库建设作为创新档案管理和服务国家治理的利器；要建章立制，做好专题数据库建设战略规划；要科学论证，明确专题数据库的功能定位；要重新定义用户角色，创新专题数据库资源建设和利用方法；要加强档案数据质量和元数据建设，改善专题数据库的智慧服务能力；要制定实施标准，确保专题数据库建设的质量。

　　3.重大活动和突发事件档案的开发利用

　　重大活动和突发事件档案资源的开发利用具有重要性、紧迫性、阶段性和专业性等特点。从利用目的视角来看，可分为学术研究利用、实际工作利用和文化休闲利用，从利用时间的视角来看可分为事前利用、事中利用和事后利用，主要利用形式有档案查询利用、举办专题展览、编研出版物、拍摄专题片及短视频和进行文创产品开发等。当前，重大活动和突发事件档案开发利用存在形式单一，创新性不足，社会影响力不够；档案开放程度不高，对利用工作形成掣肘；缺乏完善的开发利用制度和工作机制；档案资源分散形成信息孤岛等困境与问题。

　　为此，在开发利用过程中要树立主动服务理念，在以往重大活动和突发事件档案挖掘的基础上，重点关注和捕捉重大活动和突发事件进展情况，预测当下事件外界的兴趣点和对档案的需求点，主动出击提供相关档案信息服务；要树立即时响应理念，加强重大活动和突发事件档案资源鉴定和开放力度，建立健全档案利用调度机制，当外界提出服务需求时，能即时响应；要树立互助共赢理念，改变档案部门“看门守摊、闭门整档、等人上门”的被动、消极的服务观念，积极克服档案资源分散的障碍，简化利用程序，加强馆际合作，以档案信息化为支撑，推动建立档案资源平台，实现档案资源有序流通、共享共用，资源互补，提升开发利用的工作效益。

　　主要创新点

　　项目通过分析、归纳和总结国内外重大活动和突发事件档案资源建设的案例和实践经验，并进行方法论上的探索，对进一步提高档案行业的理论思维和管理水平，发挥档案服务国家治理、服务社会经济、服务民生等方面具有非常重要的政治意义、学术价值和创新性。项目创新点主要有4个方面：

　　一是总结了重大活动和突发事件档案展览的本质、类型、特点、策划及实施策略，提炼并制定了《档案展览内容设计规范》，并在此基础上开展并完成了国家档案行业标准《档案展览工作规范》的研究编制，从制度规范和操作指引方面完善档案展览的工作流程。

　　二是分析了国内外重大活动和突发事件档案专题数据库建设的现状与问题，提出了网络信息时代我国重大活动和突发事件档案专题数据库建设的实施策略。其中，利益相关者过程评价方法的引入，通过赋予档案利用者、专家等利益相关者一定指标和权重，对档案专题数据库的架构、数据质量、内容和著录进行事前、事中和事后三阶段评估，对创新档案专题数据库资源建设和利用方法，完善建设过程的科学管理和智慧服务水平具有非常积极的作用。

　　三是从利用端出发来思考档案资源建设的问题，分析、归纳和总结国内外重大活动和突发事件档案资源建设的案例和实践经验，并进行方法论上的探索，提出了行之有效的档案资源建设策略和方法，特别是将4K、8K超高清拍摄和口述历史作为重大活动和突发事件档案资源建设的重要手段，有利于丰富档案馆藏内容，提高声像档案质量。

　　四是分析了重大活动和突发事件档案资源开发利用的作用、类型、特点、存在的问题及原因，并针对档案查询利用、举办专题展览、编研出版物、拍摄专题片及短视频和进行文创产品开发等现状提出了优化理念和策略。

　　推广价值

　　项目从档案实际工作中出发，对现有国内外档案行业重大活动和突发事件档案资源建设和开发利用的现状、价值、特点、难点等问题进行了研究分析，并提出了相应的解决措施。

　　一是具有学术前沿性，在全国性法律法规实施的第一时间，通过项目的形式对国内外相关理论研究和实践案例进行系统全面研究，具有学术的引领性和开拓性，对后续的研究具有重要的参考价值。

　　二是业务创新引领性，研究成果对档案展览、声像档案采集和专题数据库建设等档案业务提供了规范化的工作流程指南、技术操作规范和评价方法，对推动档案业务的高质量发展具有引领性。

　　三是操作实用性，项目提供了国内外重大活动和突发事件档案资源体系和利用体系建设的实际案例和规范文本，可以为重大活动和突发事件档案工作流程和规范的制定奠定基础。

　　目前，项目成果已在广州越秀集团股份有限公司、广州地铁集团有限公司、广州市档案馆、广州市档案中心（广州市音像资料馆）等单位中广泛应用。各应用单位表示，项目成果指导性、实用性强，可为档案部门在重大活动和突发事件中的实体档案、声像档案和电子档案资源体系建构以及档案展览、编研、视频制作、文创开发利用等方面提供系统化的解决方案及可供借鉴的实施策略和实际操作规范，具有广泛的推广应用前景。

　　[本文系2023年度国家档案局科技项目获奖成果]

　　作者单位：广州市档案馆

　　责任编辑：王辉