资产与产权变动企业档案处置工作实践

　　作者：杨高敏

　　中国中化控股有限责任公司（以下简称“中国中化”）是全球规模最大的综合性化工企业，诞生于“两化”重组。自成立以来，中国中化高度重视档案工作，系统谋划、全面布局，以高度的责任感和使命感持续开展资产与产权变动档案处置工作（以下简称“档案处置工作”），守护好公司红色档案资源，服务好“两化”重组战略。

　　工作背景

　　1.实施“两化”重组国家战略

　　2021年，经国务院批准，中国中化集团有限公司(以下简称“中化集团”)与中国化工集团有限公司（以下简称“中国化工”）实施联合重组，新设新公司中国中化，中化集团和中国化工整体划入新公司。重组之际，中化集团总部存有1950年至今的各类档案约2万余卷、5.4万余件，电子文件108万份，中国化工总部存有各类档案约3700余卷、1.9万余件，电子文件18万份。

　　2.守护“两化”红色档案

　　中化集团成立于1950年3月10日，是我国外贸事业发展的见证者与参与者。中国化工由中国蓝星（集团）总公司、中国昊华化工（集团）总公司等原化工部直属企业于2004年5月9日重组成立，为我国化学工业的发展做出了重要贡献。历史深处走来的“两化”，见证了不同历史时期国企改革发展的历程，形成了大量红色档案资源，做好“两化”重组档案处置工作的重要意义之一便是守护好公司的红色档案。

　　主要做法

　　中国中化从“两化”重组工作大局出发，围绕“守护红色档案资源、服务国家战略”这一主线，统筹谋划、系统部署、多措并举，有序推进档案处置工作。

　　1.加强统筹规划，全程融入业务整合大局

　　中国中化在总部层面成立了整合协同部，专门负责组织协调并推动“两化”业务及股权整合。档案部门与整合协同部建立了良好的协同机制，有效推动了档案处置工作融入公司整合大局。2022年2月，中国中化发布《关于公司实施业务整合调整部分企业（业务）管理关系的通知》，随文同步发布了《业务整合调整管理关系后责权利操作细则》，对12项重要职能的42项责权利事宜进行界定，其中也包含了档案管理职责。规范中明确，一是“划转主体”按照“划入方”的组织形式及管理制度开展档案工作；二是在档案实体和数字资源管理方面，如果“划转主体”不再保留独立法人身份或不再作为一级管理主体，则“划入方”接管“划转主体”相关档案实体，未能分割的档案实体继续由“划出方”保管，并提供利用，“划入方”以代管全宗形式接管“划转主体”相关档案数字资源，原数字档案管理系统并行，至工作稳定后再停用，未能分割的档案数字资源继续由“划出方”保管和提供利用；如果“划转主体”保留独立法人身份且作为一级管理主体，则档案实体及档案数字资源按原状保管，并部署实施数字档案管理系统进行管理；三是关停且不再划转的企业参照《中国中化资产与产权变动档案处置办法》进行档案处置。

　　此外，档案工作作为“管理整合”7项重要目标任务之一，被纳入中国中化“百日整合”计划，定期对所属单位开展督导，逐步建立了与整合工作同部署、同推进的长效机制。

　　2.加强规范引导，兼顾纲领性与实操性

　　为了解决所属单位工作人员档案处置意识不强、经验不足、专业不够的问题，中国中化建立了管理制度、工作要求、指导手册为一体的规范体系。

　　《中国中化资产与产权变动档案处置办法》以新修订的《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（以下简称《办法》）为依据，全面规范了公司系统内资产与产权变动档案处置工作，于2021年10月同《中国中化档案管理规定》一起发布，成为新公司首批制度之一，为处置工作的开展第一时间提供了纲领性的制度依据。

　　新编制的《中国中化权责手册（总部）》明确了企业合并、分立、解散、清算所涉及档案的分级处置审批流程，并嵌入公文管理系统严格执行，即总部档案处置方案编制工作由办公室发起，报公司分管领导审批后上报国家档案局，总部直管企业档案处置方案编制工作由待处置企业发起，报办公室、公司分管领导审批，二级单位管理企业档案处置方案编制工作由待处置企业发起，报二级单位审批后向办公室备案。《关于加强公司业务整合期间档案管理工作的通知》等一系列文件进一步就所属企业在业务整合期间应如何加强档案处置领导工作、不同变动方式下档案如何处置、管理关系调整后的档案工作交接及档案管理系统建设等内容提出了具体要求。

　　最后档案部门将关于档案处置工作的各类要求汇编成册，编制了《中国中化业务整合期档案处置手册》，为各单位档案处置工作开展提供了实操指导。

　　3.开展档案处置实践，建立典型案例库

　　档案处置工作情况多样，每一次处置工作都及时总结经验和做法，为后续工作开展提供借鉴参考。档案部门依据《办法》要求，结合中国中化、中化集团和中国化工总部已实现合署办公现状，明确了由中国中化统一保管三家单位总部档案，全宗各自独立，其中中化集团全宗、中国化工全宗以合署办公时间为节点封口，此后产生的档案将作为中国中化下属二级单位全宗管理。该方案第一时间报国家档案局审批通过后执行，确保了处置工作的规范性。

　　对于总部直接管理的企业——中国化工农化有限公司过渡期管理和中国化工财务有限公司关闭，档案部门成立专项工作小组，多次开展现场指导，定期跟进档案整理进度，历时1年多有序完成了两家单位档案处置，将其档案全部接收至中国化工档案馆。

　　4.加强监督检查，指导考核两手抓

　　为了提高档案处置工作监督力度，自2022年起，中国中化建立了档案处置工作年度备案机制，定期汇总各单位档案处置工作台账，各单位及时将本单位开展的档案处置工作相关请示、批复、移交清单等文件向总部备案。同时每年组织1至2次档案处置工作专题培训，做好政策制度解答，及时协调解决相关问题，持续加强对所属单位的宣贯指导。

　　5.借助信息化手段，妥善处置档案数字资源

　　随着数字档案室建设的普及，档案数字资源的处置已成为档案处置工作中的重要部分。“两化”重组之际，系统内存在多套档案管理系统，其中中化集团档案管理系统覆盖170余家单位、中国化工档案管理系统覆盖14家单位以及个别单机版档案管理系统独立存在，还有一部分企业未上线任何档案管理系统，处于传统管理阶段。中国中化通过召开档案信息化建设专题会议、编制信息化建设规划、申报并实施企业集团数字档案馆（室）试点任务等方式，明确了新公司档案信息化发展目标和方向，为档案数字资源处置奠定了良好基础。针对资产与产权变动企业，通过新增代管全宗、跨全宗移交等系统功能，为档案数字资源处置提供了3种方式：一是已上线档案管理系统的单位，仅涉及管理关系调整，则根据文件调整系统中的单位管理树，与实际管理关系相匹配；二是已上线档案管理系统的单位关闭、破产或不再作为管理主体，则在系统中将其全宗调整为实体档案承接单位的代管全宗，承接单位可同时管理和利用本全宗及代管全宗档案；三是未上线档案管理系统的存续单位，则推动该单位开展档案管理系统上线工作，将其纳入公司统一的档案数字资源体系，从而确保了实体档案与档案数字资源的统一管理、齐全完整。

　　取得成效

　　三年来，中国中化档案工作围绕整合大局，形成处置合力，持之以恒地推进档案处置专项工作，取得了显著成效。

　　一是有力彰显了档案工作在服务大局中的价值。中国中化通过加强统筹规划、健全制度保障、建立实践案例库、落实监督职责、强化信息化建设等方式，全面规范了公司资产与产权变动档案处置工作，做到了“两化”业务整合中档案处置不缺位，夯实了公司档案工作高质量发展的根基。

　　二是切实确保了国有档案资源体系和公司红色档案资源的完整。“两化”重组至今，中国中化已累计完成中国化工农化有限公司等10余家单位近50万件档案妥善处置工作，正在有序推进20余家单位的档案处置工作，重要海外收购项目档案、化工技术攻坚科研项目档案及“三线建设”老化工企业档案等均得到安全妥善的保管，并在巡视、审计、专项检查中及时提供利用。三年来新上线档案管理系统130余家单位，数据迁移累计1.4万条目录、7.9万份电子文件，共计167GB，新增15个代管全宗，3家撤销单位档案数字资源移交中国化工档案馆，档案管理系统数据存量目前已达56TB，有效解决了档案数字资源处置问题，大量“信息孤岛”得以消除。

　　三是有效提升了档案人员在档案处置工作方面的意识与能力，档案人员树立了较强的档案处置工作意识，及时关注本单位及下属单位整合变动信息，主动参与业务整合工作，规范开展档案处置各项工作，专业技能在培训与实践中不断提高。如中国中化下属单位中化能源股份有限公司在一个月内迅速完成与中国化工油气股份有限公司业务整合的档案处置工作，有效保障了本单位高效完成业务整合工作。

　　作者单位：中国中化控股有限责任公司

　　责任编辑：巩慧