“前端控制”：档案部门做好应急管理的关键词

　　联合国教科文组织编制灾害档案修复工具包

　　鉴于全球各地区技术发展水平与资源分配的差异，加之部分文化记忆机构缺乏备灾经验，目前，全球范围内超过半数的文化记忆机构尚未构建全面的灾害风险管理框架，给档案资源的保存及利用带来严峻挑战。2023年3月，联合国教科文组织曼谷办事处和太平洋地区教育局在曼谷召开会议，组织来自中国、美国等国的17位档案保护及灾害档案抢救专家讨论《灾害档案恢复：文献遗产与数字档案的灾害风险管理培训工具包》的编制工作。工具包于2024年9月公开出版，为那些寻求解决文献遗产和数字收藏灾害管理问题的文化记忆机构提供解决方案。

　　实用性强是工具包的突出特点，集中表现在3个方面。一是列出了一套全面培训方案，涵盖风险评估、保管政策、存储管理、社区参与、数字保存、气候变化6个模块。二是每个模块都设计了相应的问卷和活动计划，使相关机构能够对照开展自我评估。三是介绍了23个案例，展现了10余个国家的丰富实践和工作场景，在实际情境与案例研究中开展灾害风险管理知识普及，提升档案机构对潜在灾害的预警能力和灾害恢复能力，帮助其构建起更为全面、协同的灾害应对与风险管理体系。

　　国际档案理事会发布档案应急管理手册

　　去年，国际档案理事会发布《应急管理和灾害预防：档案保护手册》，旨在支持加勒比和非洲地区的相关培训课程。手册涵盖灾害应对计划及提前规划的益处，灾害对档案和文献遗产的影响，预防、减灾与风险管理，应急响应团队的组建，重要档案的保护，损失评估与抢救计划，临时存储与修复，以及恢复正常运营等内容。手册于2024年10月公开出版，旨在通过创建可定制化的应急管理和灾害预防计划，保护馆藏免受潜在灾害威胁。

　　洪水导致美国纽波特历史学会8000多张照片档案永久受损

　　去年1月，美国纽波特历史学会总部地下室被洪水淹没，导致8000多张珍贵照片和底片永久受损。因无法一次性将抢救出来的15万张照片底片晾干，部分底片暂时存放在冷库内，防止发霉损坏，预计需要数年才能将档案恢复至受洪水冲袭前的状态。该学会负责人表示，学会总部位于山上，地下室从未出现过被水淹没的情况，此次洪水出乎意料。且多年前，这批档案就已存放在地下室内，暂无法查清管理层作出这一决策的缘由。

　　近年来，全球极端天气气候事件频发，强降雨、洪水等自然灾害强度显著增加，频率不断增大，给档案安全保管造成严重威胁。美国纽波特历史学会照片档案因洪灾受损便是一例。这一事件暴露出其档案应急管理能力有限，表现在存储环境不当、预防与应急处置机制不健全、管理层决策有漏洞等方面。

　　具体来说，一是存储环境存在受灾风险。尽管该学会总部位于山上，看似远离洪水威胁，但在地下室设计和使用中未充分考虑地形条件和潜在的水文风险。在极端降雨条件下，地表径流可能通过未封闭的裂缝、管道或排水系统渗入地下室，导致档案受损。此外，地下室更容易受到地下水位上升和地表水渗透的影响，将地下室作为档案存储区域，其选址存在安全隐患。二是应急准备与响应机制有所欠缺。尽管对受损档案的处置较为得力，但从应急机制来看，在资源调度和协作管理方面仍有较大优化空间。三是管理层的决策与认知确有局限。从学会负责人的话语中，能够看出管理层对地下室受灾出乎意料，且并不了解将档案存放于此的缘由，反映出对档案安全保管的忽视和对潜在灾害风险的认知局限，风险管理意识亟待加强。

　　这一事件给档案部门和档案工作者以警示。如何加强应急管理？笔者认为，可借鉴电子档案前端控制理念。前端控制所强调的，是归档、保管、利用及必要的背景信息采集等都应当事先在电子文件管理系统中予以设定。在档案应急管理和灾害预防工作中，要将工作前置，结合当地气候条件提前设计有针对性和较强适用性且资源调度合理的管理体系，以备灾害来临时能够高效从容应对，降低档案受灾风险。

　　去年，联合国教科文组织、国际档案理事会分别发布《灾害档案恢复：文献遗产与数字档案的灾害风险管理培训工具包》和《应急管理和灾害预防：档案保护手册》，为档案部门完善应灾管理提供了指导性、可操作性较强的应用指南。要着重强化3个方面的工作。

　　其一，强化不同灾害发生率的评估与排序。“前端控制”的关键环节在于制定适配的预案。而灾害评估正是制定预案的重要前提。工具包的“风险评估”模块强调地理分析手段在区域极端天气气候事件风险评估中的应用，明确机构所在地理位置、近年极端天气气候事件发生频率、当地天气模式及变化等多方面的评估导向，帮助不同地区的档案机构提高风险评估的准确性和可靠性，为预案的制定提供更为精准的数据支撑与详略参照。因此，档案部门在评估风险时，应注意依据地区气候特点进行灾害发生概率排序，以便针对不同灾害制定详略得当的应对预案。此外，当前风险评估多采用现场查验、文件审查等定性方式，这在一定程度上限制了评估的精确性，应探索引入定量评估的方法，以便更为精准地开展风险灾害类型及概率评估。

　　其二，推进部门内外联动，搭建支持网络。灾害管理强调跨部门协作以增强整体韧性。档案应急管理和灾害预防的“前端控制”需要搭建稳固的支持网络，通过资源整合和信息互通，实现“1+N”的协同效应。手册明确，支持网络的搭建要明确地理覆盖范围和参与方，包括应急管理部门和其他相关政府机构、文化遗产保护组织、志愿者等。事先协商职责与资源分配，与网络成员协商明确各自的职责、提供的资源以及行动方案，并确保为应急响应团队提供充足的后勤保障。积极促进资源和技能共享，共享技术、设备和资源，在灾害发生时迅速将之部署在需要支持的地区或机构。发展与建立长期协作机制，确保网络在灾害来临时具备快速响应和协调能力。这要求档案部门进一步搭建应灾网络，以较为规制化的网络体系，确保灾害来临时实现多方及时叫应。

　　其三，加强面向多主体的宣教培训。“前端控制”的实现有赖于多方主体的共同保障。然而，不同主体对档案应急管理的认知度和参与度参差不齐。因此，需建立基于对象特性的精准化宣传、教育、培训机制，提升灾害应对效率和整体韧性。手册提出，可通过模拟演练、实际操作和理论学习，提高团队成员的个人技能与协作能力，并要求组织定期培训，根据角色需求，提供差异化课程。工具包的编制，本身就是在为全球文化记忆机构提供实用性较强的培训手册。未来，除了应面向档案工作者深化培训内容，提升其专业能力与综合应急管理水平外，还要面向社会公众强化宣传，既普及档案价值与保护理念，也科普灾害风险与保护措施，并倡导他们参与到应急管理和灾害预防中。特别要面向在校学生加强教育，通过将档案保护意识融入课程教学、组织实地实践体验、鼓励参与志愿服务等方式，推动学生提升风险防控意识与档案保护意识。

　　原载于《中国档案报》2025年3月3日 总第4257期 第三版