高校电子档案单套制实施情况调研

　　作者：梁茜茜   石晓莉

　　当前，中国式现代化对档案事业提出了更系统、更高的要求，其中电子档案单套制管理就是一个重要方面。高校档案管理也必须适应这一趋势，在为党管档、为国守史、为民服务方面做好相关工作。为了解当前高校电子档案单套制管理实施基本情况，依托国家档案局科技项目，笔者及同行成立课题组，制作和设计了调查问卷，对高校电子档案单套制管理在归档系统、制度建设、经费投入、人员安排等方面开展调研，了解其现有情况，并根据其主要特点，以系统观念为指导，系统地、全面地提出优化实施路径。

　　调研基本情况

　　课题组共收到来自全国各地高校档案馆（室）回复的问卷共85份，其中有效问卷84份。来自北京、天津、河北、河南、山东、山西、内蒙古、黑龙江、陕西、湖南、湖北、江西、福建、浙江、广西、广东、安徽、吉林、宁夏、云南等20个省（自治区、直辖市）的80多所高校档案馆（室）填写了问卷。其中不少档案馆（室）是全国档案工作先进集体、省级标准化档案馆、省特级档案单位、省档案学会工作先进单位、国家档案二级单位等水平较高的单位。

　　调查问卷填写者的职位、工作经历、职称等，决定着对档案工作认识的专业程度，关系调查问卷各问题回答的质量。经数据整理发现，参与问卷的填写者中，有档案馆馆长（档案室主任）30人，档案馆副馆长（档案室副主任）10人，管理员44人；在档案岗位上工作7年以上的有53人；所有填写者均为中级及以上职称，其中有40人为档案系列及相关领域高级职称。从这些数据可以看出，填写问卷的人员大多数对档案工作有较高的理论水平和丰富的工作经验。因而，问卷所得的数据具有较大的可信度、代表性。

　　1.关于电子文件归档和电子档案管理的情况

　　电子文件在线归档和电子档案管理是单套制实施的前提和基础，课题组首先调查了电子文件归档的情况。调查的84所高校中有65.06%电子文件归档已经使用专业的档案管理系统。但是，实现电子文件在线归档、数字化归档的只有39.76%，还有近六成的学校未实现电子文件在线归档。问卷显示，只有2所高校实施了电子档案单套制管理，实施时间分别始于2019年、2020年。

　　2.关于单套制实施保障条件落实情况

　　在仅有的2所已实施电子档案单套制管理的高校中，课题组调研了单套制实施保障条件落实情况。这2所学校虽然还处在起步阶段，但都制定了相关制度对工作进行规范，都安排有专人负责单套制工作。其中1所学校有专项经费保障，并已经对单套制管理制度进行了1次修订。可以看出，这2所高校的单套制实施走在前列。

　　此外，课题组对单套制保障条件情况进行了调查。在调研的高校中，认为本校实施单套制条件成熟的高校仅3所，需完善的有59所，不具备条件的有22所。从调研结果可以看出，高校单套制推行的条件还有较多不完善之处。

　　为了解具体情况，课题组对影响和限制高校实施电子档案单套制的主要因素进行了调研。调研数据直观地反映出认同度较高的因素，包括：经费保障不到位（占比65.48%），只有1所学校推行单套制管理有专项经费支持；体制机制不健全（占比48.81%）；技术升级不及时（占比46.43%）；工作人员专业水平低（占比46.43%）；制度不健全（占比46.43%）；缺少档案部门的专业指导（占比44.05%）；单套制不够安全、技术不过关（占比41.67%）；领导不重视（占比39.29%）；行业标准不完善（占比38.1%），等等。这些因素既包含了主观方面，也包含了客观方面。

　　3.对建立电子档案单套制评价体系的评价

　　高校电子档案单套制管理是一项系统性的工作，基于此，课题组提出建立一套高校电子档案单套制管理评价体系以推进工作开展，并就建立评价体系的必要性、评价体系的特点、测评内容问题进行调研。其中90%的高校认为有必要建立一套适用于高校电子档案单套制评价体系。

　　关于高校电子档案单套制评价体系的特点，各高校意见较为趋同，约89%认为应该符合国家档案法律法规，89%认为应该符合行业标准，91%认为应该符合高校档案管理特点，80%认为应该符合本校档案馆（室）自身发展水平，81%认为应该涵盖档案管理各个环节，71%认为应该实现动态评价，86%认为应该与本校其他业务系统对接。

　　关于高校电子档案单套制评价体系测评的内容，各高校意见认同度也较高，认为高校电子档案单套制评价体系应对以下内容进行评价：制度建设规范度（占比92%）、软硬件条件匹配度（占比92%）、归档范围达成度（占比89%）、信息提供有效度（占比87%）、信息服务满意度（占比88%）、系统安全性（占比96%），部分高校认为还应体现政治性（占比54%）。

　　高校电子档案单套制实施现状分析

　　通过调研数据不难看出，随着高校档案信息化程度的不断加深，高校电子档案单套制正处于持续推进阶段，从点到面逐步推广，主要呈现以下特征：

　　第一，高校电子档案单套制正在起步阶段，与双轨制并存是当前的主要特点。受高校发展水平的影响，单套制管理发展不平衡不充分。少数高校特别是发达地区高校电子档案单套制管理起步较早，已进入专业化、系统化阶段，但有的高校电子档案单套制才刚刚起步，有的还未开始推行。

　　第二，保障落实不平衡不充分。单套制推行的前端“卡脖子”问题依然存在，如经费投入、电子印章、系统安全等问题，限制了高校电子档案单套制管理的发展程度。固化观念和以纸质档案为正本，增加数字化成果为副本的“双轨双套混合归档”的模式，影响了推行单套制的积极性。

　　第三，配套制度不完善。上位法修订不及时、不完善。现行的《高校档案管理办法》于2008年9月1日起施行，规定“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。这与2020年修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）关于档案信息化的要求存在差距。“电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化”。

　　以系统观念推进实施高校电子档案单套制管理

　　电子档案单套制管理是高校治理体系和治理能力现代化的必然要求。在84所高校电子档案单套制调研取得的数据，反映出的高校档案单套制管理现状，与《档案法》提出的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求存在较大差距。

　　系统观念是具有基础性的思想和工作方法。《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92—2022）将“整体系统性原则”作为电子档案单套制的一个基本原则，明确指出“电子档案单套管理是一项整体性、系统性工作”。通过调研数据分析不难看出，高校电子档案单套制这个系统，由实施者、管理者、档案系统、制度、技术等多种要素组成，任何一个要素都会对整个体系产生影响。要推进高校电子档案单套制，就必须坚持系统观念，从宏观、中观、微观多层面一体化推进建设。

　　1.从宏观推进，增强系统环境建设

　　高校电子档案单套制所处的环境是宏观因素，主要是通过主责单位、管理单位、指导单位，在组织保障、政策支持、方向指导等宏观层面发挥作用，推动单套制实施。

　　《档案法》明确提出“坚持中国共产党对档案工作的领导”。加强党对高校档案事业的领导，承担主体责任，把电子档案单套制管理融入学校治理能力提升工程，采取有效措施扎实推进电子档案单套制等信息化工作，建立档案部门主管、业务部门主责、信息部门技术支持、安全部门保障等分工合作、协调配合机制，为单套制推行提供坚强组织保障。

　　教育主管部门要紧扣《档案法》精神，与档案主管部门及时修订完善《高校档案管理办法》，修改不合时宜的条款，与单套制管理相衔接、相挂钩，契合档案信息化基本要求。

　　档案主管部门加强对高校电子档案单套制管理的业务指导和支持。档案主管部门是专业管理部门，对单套制推行的要求更熟悉，对可能出现的问题更了解，能够给予高效、精准的指导，从而减少不必要的问题。

　　2.从中观发力，统筹推进软硬件支撑力

　　中观因素是指高校电子档案单套制体系中的管理系统、技术指标、管理机制等支撑单套制得以实施的各要素。建立制度体系和评价体系，完善体制机制。

　　建立完备的高校电子档案单套管理制度，推进工作的制度化，以制度的形式将电子档案单套制的部门职责、分工、工作衔接的工作机制固化下来形成完备的机制，完善评价与考核体系，形成闭环管理。

　　增强技术支持，提供统一标准和技术方案。要结合高校实际，落实《电子档案单套管理一般要求》等国家标准和行业标准，不断完善档案管理系统；引入区块链技术等，完善电子印章等相关系统安全性，确保安全可靠。

　　规范归档流程，明确管理和技术要求。建立高校电子文件形成、归档和电子档案保存、利用、鉴定、销毁的全生命周期的系统管理，确保各环节程序规范，全过程规范化控制。在内容上，通过规范归档环节，细化、标准化归档内容，使高校电子档案的元数据、内容数据等要素齐全完整、规范可读，符合标准规范要求。

　　3.从微观入手，协调发挥各要素作用

　　在高校电子档案单套制建设中，微观因素是指实施高校电子档案单套管理应达到的前置性条件。

　　加强档案队伍建设。分层次、分职责，对领导、管理人员、业务人员、系统管理人员等开展系统的单套制知识、素质、能力培训，使其具备专业的素养和能力。

　　完善电子档案管理体系。配备电子档案管理需要的信息化基础设施，不断满足制度建设要求、系统建设要求、资源建设与管理要求、安全管理要求，并通过可行性评估，确保单套制能够长时间、稳定、安全运行。

　　宏观、中观、微观因素的划分是相对的，会随着高校电子档案单套制实施而发生变化。总之，单套制是一个复杂的系统工程，要运用系统观念和系统分析方法，制定实施方案，在人力、物力、财力上予以足够的支持，在分阶段、分步骤全面统筹推进中实现高校电子档案单套制实施、升级。

　　[本文系国家档案局科技项目“高校档案单套制管理效能评价体系构建”（项目编号：2020-X-15）的阶段性研究成果]

　　作者单位：广西科技大学

　　责任编辑：周拯民