建设项目文档一体化管理系统研究——以南水北调中线工程档案信息化平台为例

　　作者：胡兴华   王浩宇   陈斌   代林序

　　南水北调工程作为国家重大基础建设项目，在项目开展过程中形成了大量的电子文件，其类型丰富、格式多样、形成主体众多，是记录和反映国家水利事业发展过程的重要成果，因此迫切需要开展有效的电子文件归档管理和电子档案开发利用工作。中国南水北调集团中线有限公司（以下简称“中线公司”）充分利用“互联网+云虚拟化平台”，开展水利行业电子文件与电子档案全生命周期管理系统的建设方案研究，并建成具有国内先进水平的电子文件与档案一体化管理系统。

　　南水北调中线工程档案信息化平台建设实践

　　1.构建文档一体化管理的体制保障

　　首先，将原建管局档案馆改组为新档案中心，作为中线公司工程档案验收、档案资料集中保管、数字档案馆建设、档案馆舍建设等工作的归口管理和组织实施机构，与信息技术部门合作，推动业务系统与档案管理系统集成。

　　其次，聚焦文档一体化，推行多级管理架构，将中线公司的档案管理由总部实施全线集中领导，并推行“总部、分公司及子公司、现地管理处”的三级管理架构。其中，分公司层面多在综合处或工程处设专职档案人员，负责履行综合档案管理、工程项目档案归档与验收两方面职能；现地管理处层面多数由兼职档案人员负责其所在管理处的档案归档、借阅利用等工作。同时，建立横向和纵向的沟通协调机制。横向的各层级内部主要依靠跨部门沟通机制实现协调；纵向的不同层级之间则主要依靠业务流程的衔接实现协调。

　　最后，配套完善的档案管理制度体系，具体包括两方面：一是运行管理。中线公司制定详细的档案管理制度规范，明确各单位在文档一体化管理的不同阶段应如何开展具体工作。二是考核评估。建立了完整的考核体系。具体而言，上级单位定期对下级单位开展考核，考核内容包括制度落实情况和单位工作目标完成情况。此外，中线公司党委也会对档案中心开展考核督导，检查制度落实的情况并作出相应地激励奖惩措施。

　　2.完善档案信息化的标准规范体系

　　中线公司吸收了多项理论与实践成果，结合实际业务需求，建立了一个全方位、全流程、全要素的标准规范体系参考框架，并在参考框架指导下以中线公司档案工作的业务需求为导向，遵循中线公司标准化体系“五位一体”（即职责、流程、标准、风控、绩效考核）的整体建设思路，制定档案信息化标准规范清单，共列出待制定的标准规范19项（类）。

　　按照“急用先行、以我为主、衔接配套、强化宣贯、动态更新”的建设思路，公司已经发布的档案管理标准规范共有7部，即《中国南水北调集团中线有限公司电子公文归档与电子档案管理技术标准》《南水北调中线干线工程档案技术标准》《南水北调中线干线工程建设管理局文书档案技术标准》《南水北调中线干线工程建设管理局档案保管技术标准》《南水北调中线干线工程建设管理局会计档案技术标准（试行）》《南水北调中线干线工程建设管理局建设期运行档案技术标准（试行）》《南水北调中线干线工程建设管理局声像类档案技术规范》。

　　其中，《中国南水北调集团中线有限公司电子公文归档与电子档案管理技术标准》在一定程度上将档案信息化相关要求纳入其中，规定了档案信息化的归口管理部门、总体要求、系统配备等内容；《南水北调中线干线工程建设管理局声像类档案技术规范》则兼顾传统载体声像档案管理和数码照片及录音录像的归档管理。已经形成初稿的档案信息化标准规范有4部，即《中国南水北调集团中线有限公司电子公文归档与电子档案管理标准》《中国南水北调集团中线有限公司合同类电子文件归档与电子档案管理标准》《中国南水北调集团中线有限公司电子会计文件归档与电子会计档案管理标准》《中国南水北调集团中线有限公司纸质档案数字化加工规范》。正在编制的档案信息化标准规范有1部，已列入编制计划的档案信息化标准规范有5部。

　　3.文档一体化管理系统建设

　　中线公司设计并建设了覆盖局机关、各分局（直属单位）和现地管理处的电子文件与档案一体化管理系统，用于满足工程全线档案收集、整理、服务与利用。

　　首先，平台可划分为两大分平台，分别是综合档案管理平台和工程数据（档案）管理平台（EIM）。其中，综合档案管理平台与OA系统、计划合同系统、财务系统对接，实现了综合档案的收集、整理、利用和统计功能；工程数据（档案）管理平台则主要支持工程文件的在线收集、整理、利用与归档，最后移交至综合档案管理平台。

　　其次，从系统功能、性能、安全、环境等方面，分析中线公司系统用户及业务流程运转的需要，并基于此展开系统功能设计。综合档案管理平台作为开展档案业务的基础支撑，应满足对档案信息资源“收、管、存、用”的需要；EIM系统则是集中管理一个单位所有建设工程全生命周期数据的平台，将项目建设单位、设计单位、监理单位、施工单位统一纳入使用，根据文件收集规则，实现对全过程文件的收集、查看、管理等。

　　最后，系统建设的关键技术方案包括：一是采用WebService的接口调用方式，实现OA、财务、合同类电子文件的在线采集接收；二是建立多媒体文件著录规则，要求按照《档案著录规则》等标准进行著录，确保著录的规范性和可读性；三是通过对跨系统的数据统一管理，实现全文检索，并支持多样展示检索结果。

　　4.基于系统的文档资源建设

　　首先，加速存量数字化进程。截至目前，中线公司已经完成500万页历史档案的数字化工作，数字化率接近馆藏档案的80%。与此同时，各个沿线分公司也同步开展存量档案的数字化工作。

　　其次，推广增量电子化。在项目档案数字化基础上，利用统一的电子文件与档案一体化管理系统来实现公文电子化，并逐步扩展到工程、财务、计划合同等其他业务系统文件。

　　最后，建立电子档案单套制接收方案。第一，明确电子公文归档范围与流程。在电子公文形成和流转过程中通过电子公文系统随时捕获拟归档电子公文及其元数据，而对于部分未进入电子公文系统进行流转的公文，可通过文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的录入。第二，统一电子公文归档格式及元数据要求。电子公文由文件处理单、公文主体、其他附属文件3个部分构成，不同部分归档格式要求不同，同时元数据以XML的结构化数据格式存在，与其所关联的电子公文以打包成ZIP压缩包的形式在电子文件与档案一体化管理系统中流转。第三，建立电子文件“四性”检测标准，并制定电子档案长期存储方案。其中，在存储方面，系统应依据档号等标识符在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径，建立电子档案存储与备份规划，重点建设离线备份、近线备份和灾难备份3种备份路径。

　　南水北调中线工程档案信息化平台建设成效

　　南水北调中线工程档案信息化平台的建设具有一定的特色与创新性，具体表现为：该平台作为集中式数字档案管理系统，覆盖了中线公司及下属55家单位，可实现独立管理、个性适配、在线利用、跨库借阅。同时，由档案中心统筹建设、统一标准、动态跟踪、实时交流，促进档案工作提质增效与创新发展。

　　一方面，该平台改变了原有的事后管理模式，利用业务规则，将建设项目整个周期形成的档案分类和分部分项植入系统，从而统一操作标准，指导工程电子文件的收集过程；另一方面，按照清单根据合同范围进行各责任方的任务分配，各责任单位根据规则“对号入座”以完成相关工作，再利用植入的组卷规则实现工程电子文件的自动组卷，通过“要求清单化、任务责任化、采集便捷化、监管远程化、组卷智能化”，真正落实工程电子文件采集和管理责任，做到电子文件“前置管、同步收、全程控”，有效解决了多责任主体下的电子文件收集、监管难题。

　　同时，该平台具有较强的实用性和推广价值，已成功在中线公司河南分公司、河北分公司、南水北调工程服务有限公司部署应用并取得良好成效。截至目前，综合档案管理平台已成功保存、管理超过80万条档案数据，其中包括2004—2022年的文书档案13378卷，2004—2021年的会计档案3364件，2008—2021年的运行档案4894卷、8935件，工程档案107082卷，且已完成51309份文件的数字化扫描。

　　通过综合档案管理平台的建设与使用，各单位节省了约200个工作日，已为1000人次提供了查看、下载、打印等服务，使得各单位、各业务部门能够在成本大大减少的前提下，使人员专注于其他重要工作的开展之中，实现有限资源的最优化配置，真正实现降本增效的系统建设目标。

　　作者单位：中国南水北调集团中线有限公司、中国人民大学档案学院

　　责任编辑：巩慧