高速公路建设项目电子档案单套制管理实践研究

　　作者：张旭芳

　　随着我国公路事业的飞速发展，截至2023年年底，全国高速公路总里程已达18.36万公里，位居全球第一。高速公路建设周期长、参与主体多，产生档案种类繁多且数量庞大，传统的档案管理模式已经难以满足高速公路建设项目（以下简称“项目”）档案高质量管理和高效便捷应用的需要，开展项目电子档案单套制管理势在必行。

　　建立管理制度体系

　　烟台高新技术产业开发区公路建设养护中心（以下简称“中心”）实行项目电子档案单套制管理，首先是建立一套适应电子档案单套制管理的规章制度，主要有项目电子文件归档范围、电子文件归档办法及电子档案管理办法等。

　　1.归档范围

　　项目档案主要包括综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研及新技术资料等。按其产生主体进行分类，可分为政府相关部门：工程立项文件、审批文件、项目前期报告；勘查设计单位：工程勘查设计资料、施工图纸；建设单位：招投标文件、工程建设合同、征地拆迁资料、工程管理文件、交竣工资料、工程计量支付资料；监理单位：工程管理文件、抽检资料、工程施工照片、交竣工文件；施工单位：工程管理文件、施工质量控制文件、各单位（分部、分项工程）质量评定资料、合同段交工验收文件以及路基、排水、涵洞通道、防护支挡、路面、桥梁、绿化及环境保护、交通安全设施、机电、房屋建筑等工程的施工日志、工程照片、竣工图和工程变更等资料；质量检测单位：工程检测资料、质量验收资料。

　　2.归档办法

　　建立电子文件归档及电子档案管理制度体系，制定电子文件的形成、收集、归档等相关标准规范，明确归档流程以及归档格式、数据包结构和元数据规范等，为电子档案管理系统建设提供依据。

　　（1）规范电子文件的生成

　　参建单位在项目启动时就要明确电子文件收集范围、内容、格式和频率，按照项目阶段、工程分类、文件类型进行收集整理，对重要文件进行加密、备份，以保证电子文件生成、审核、签批的规范化和流程化。

　　（2）明确电子文件归档流程

　　在规范电子文件生成格式后，进一步关注电子文件流转过程，明确各环节责任人和操作要求。电子文件形成后，通过电子签名、电子签章等技术保障流转，同时生成元数据，再由电子档案管理系统按照档案收集范围和档案目录实现电子文件自动组卷，电子文件和元数据在归档接口通过“四性”检测后，完成元数据著录和组卷并通过系统接口归档至档案管理系统，形成完整的电子档案。

　　（3）制定电子文件元数据方案

　　电子文件元数据方案是电子文件信息组织、检索及利用的关键，详细描述文件背景、内容、结构及管理数据。参考多省规范及标准，结合具体项目，可将元数据划分为文件实体、机构人员实体、业务实体和关系实体4种类型，应对每个元数据项的约束性、可重复性、元素类型、数据类型、值域、子元素、信息来源、相关元素等进行逐一描述。元数据应在电子文件全生命周期获取，确保全面准确。系统自动获取元数据基本信息，其他业务实体信息可通过接口或手动录入，同时需明确管理和存储要求。

　　建设符合单套制管理要求的项目管理系统

　　项目管理系统是项目电子文件的来源，实现单套制管理电子文件必须来源可靠。作为项目电子文件来源的项目管理系统必须符合单套制管理要求。

　　1.设计项目管理系统功能

　　选择适宜的电子文件存储格式，以便于向电子档案存储格式转换。为保证电子文件的顺利归档，系统实施时尽可能采用符合归档要求的数据结构和文件存储格式作为系统运行时的文件存储格式。如确实无法采用符合归档要求的格式，应在系统实施时对所使用的数据结构和文件格式进行可转换性评估，评估为无法转换或风险较大的业务系统应谨慎使用。

　　此外，中心对电子文件在项目管理系统中的元数据捕获节点与元素进行规划，将应由业务系统捕获的电子会计资料元数据全部形成并捕获。还根据系统技术架构选择可行的电子文件输出方式，并确定建设项目管理系统生成电子文件归档时的数据包格式。

　　2.开发系统归档接口

　　建设项目管理系统应设置归档接口，接口应具有以下功能：归档前将待归档电子文件及其元数据以件为单位进行捕获，形成归档信息包；将归档信息包传输至指定位置，传输过程中归档信息包中信息不丢失、不被非法更改；接收归档信息包接收方的反馈消息，包括归档成功消息与失败消息，以及失败故障代码；对归档成功的电子文件进行已归档标记，以防止重复归档，并能取消标记，在人工干预下重新归档；应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统，确保PDM系统电子文件与电子档案管理系统电子档案状态保持一致；应能够将零部件装配关系，以及其他数据对象之间的关联关系提取，并以文件实体关系元数据形式传递至电子档案管理系统；应具有归档控制功能模块，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态，并能够实现按照归档电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询；应具有扩展功能，对于新增文件类型支持归档功能扩展。

　　实施符合单套制管理的元数据策略

　　中心制定项目电子文件元数据管理制度或元数据管理标准规范，对项目电子文件及电子档案元数据项进行定义，实现元数据规范化管理。

　　1.建设项目管理系统应捕获元数据

　　项目系统应捕获元数据应包括：题名、并列题名、副题名、说明题名文字、文件编号、责任者、日期、文种、紧急程度、主送、抄送、密级、保密期限、件数、页数、语种；格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、信息系统描述、数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩方案；电子签名数据（包括签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识）。

　　2.电子档案管理系统应生成或捕获元数据

　　电子档案管理系统生成或捕获元数据应包括：档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号、摘要、当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号。

　　3.建设项目管理系统或和电子档案管理系统任何一方形成和捕获元数据

　　建设项目管理系统、电子档案管理信息系统任何一方形成和捕获元数据包括：主题词、关键词、人名、机构或问题、类别号、分类号、知识产权说明、授权对象、授权行为、控制标识。其中下列元数据可能会在公路建设项目系统和电子档案管理系统均有形成并捕获：机构和人员元数据（包括机构人员类型、机构人员名称、组织机构代码、个人职位），业务实体元数据（包括业务状态、业务行为、行为时间、行为依据、行为描述），实体关系元数据（包括实体标识符、关系类型、关系、关系描述）。其他类型电子文件和电子档案元数据的形成捕获节点可参照上述方法规划。元数据也有必备项和选择项，对于标准中规定的必备项，在管理过程中必须形成和捕获。

　　建设电子档案管理系统

　　遵循档案工作“三同步”的原则，中心建设与业务管理系统一体化的电子档案管理系统，实现电子档案在线接收、利用、鉴定、处置等功能，打通相关项目管理系统，实现系统间的数据交换和共享。

　　1.系统功能

　　系统以“工序级划分”为核心，固化工序表，确保文件完整。通过计划编制、数据填报、流转签批、电子签章生成电子文件，经检测、整理、组卷、形成电子档案。主要功能包括：“建立管理用表标准”，明确数据引用规则和审批流程；“文件管理计划”，快速编制工程结构划分，建立文件管理计划；“文件形成管理”，在线填写数据，自动引用，确保合规准确；“文件归档”，结合电子签章技术，形成电子文件并归档；“文件收集”，自动收集通过“四性”检测的电子文件及元数据；“案卷组卷”，自动组卷并签认，保证档案真实性；“档案移交”，输出PDF、XML等格式数据包，便于移交。

　　2.系统协同

　　开发数据接口，集成高速公路建设项目管理系统与电子档案管理系统，实现数据连通和文件在线移交与归档，确保文件收集、整理与公路工程建设同步，实现档案与工程进度、质量等业务协同，实现电子文件实时归档。

　　3.“四性”检测

　　系统对电子文件及元数据进行“四性”检测，生成检测报告，支持导出。检测内容包括目录数据、档号、数据类型等，确保文件符合规范。检测不通过的文件将被退回。

　　4.系统安全

　　系统采用电子签名、电子签章、时间戳、数字加密等技术手段保障电子档案安全，防止非授权访问。建立权限管理制度，通过身份认证与权限控制确保合法访问。

　　作者单位：山东省烟台高新技术产业开发区公路建设养护中心

　　责任编辑：公喆