企业档案信息化建设要求(下)——《企业档案管理规定》解读之九

　　作者：车昊珈

　　档案信息化建设包括档案信息化环境建设和档案信息化业务建设两个方面。《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）第七章第五十三条至第五十六条是环境建设方面的规范要求，第五十七条至第六十七条则是业务建设方面的要求，规范了电子文件归档和电子档案管理全流程各环节，以及传统载体档案数字化工作，明确了档案数字资源安全保管和有效利用的保障举措。

　　电子文件归档要求

　　电子文件归档是对企业在生产经营中产生的具有保存价值的电子文件进行收集、整理的过程。《规定》第五十七至六十条对该环节相关要求予以明确。

　　1.归档范围

　　《规定》第五十七条对电子文件归档范围予以明确。企业电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，包括办公自动化系统、产品数据（业务）管理系统、企业资源计划系统、会计核算系统、电子邮件系统、门户网站、社交媒体信息系统、微博、微信、公务邮件系统等批量和零散形成及外部接收的属于归档范围的电子文件。企业有的信息系统可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存在于本企业的服务器中，但其产生的电子文件应纳入本企业文件材料归档范围予以归档。此外，电子文件元数据应与电子文件一并归档。

　　2.归档时间

　　当前企业处于数字化转型阶段，生产经营中往往存在电子文件和传统载体文件同时存在的“纸电混合”现象。对此，《规定》明确要求，电子文件归档时间应当与其他载体文件归档时间相协调，一般不晚于同批次其他载体文件归档时间，确保归档文件材料的齐全完整。同时，针对无其他载体文件、仅有电子文件的情况，《规定》第五十八条明确可以在办理完毕后实时归档，鼓励企业在具备条件的情况下通过实时归档提高工作效能。

　　3.归档格式

　　《规定》第五十九条明确电子文件的归档格式应当符合格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、可转换等长期保存要求。不符合长期保存要求的，应当转换为符合要求的归档格式或将专用软件一并归档。《规定》关于归档格式的要求与前述业务系统建设的要求保持统一，具体可按照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）等制度规范中有关要求执行。

　　4.整理要求

　　《规定》第六十条第二款明确要求电子文件归档时应按照本《规定》第三十条、三十一条进行整理，与传统载体文件材料的整理要求保持一致，具体可以参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）。同时，针对电子文件和其他载体文件同时存在的现状，《规定》第六十条第一款规定，电子文件与传统载体文件并存的，应当在电子档案管理信息系统内将二者建立关联，以便于查找和使用。

　　电子档案管理要求

　　电子档案管理是对企业各业务系统移交归档的电子档案进行检测、接收、管理与处置工作。《规定》第六十一条至六十四条、第六十六条对相关要求予以明确。

　　1.安全保密

　　档案安全是档案工作不可触碰的红线和底线，《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律均有关于网络安全、数据安全以及保密等方面的规定。在数字时代，电子档案管理的安全与保密至关重要。《规定》第六十一条明确要求电子档案管理应当实施全方位的安全与保密措施，确保档案数据的安全与完整。具体可按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》(BMB17—2006)、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》的相关要求执行。

　　2.存储和备份

　　《规定》第六十二条要求，企业电子档案应当根据国家有关规定实施在线和离线存储，信息组织方式按照《电子档案移交与接收办法》实施。离线存储是将电子档案存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上的备份方式，一般推荐使用磁介质、光介质和缩微胶片，相对于在线存储，具有技术要求低、成本低的优点。离线存储载体管理按照《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范》（DA/T38—2021)、《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T74—2019）、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T75—2019）、《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T44—2009）等标准进行。对于重要档案，《规定》第六十二条要求，必须实施离线存储、一式三套。三套载体应遵循存储的“三二一原则”，即对重要档案应存储三份，至少使用两种不同的存储介质，至少有一份为异地存储。这是实践中得到广泛认同的数据保护策略，旨在确保关键数据的安全。

　　《规定》第六十三条规定，企业应当制定电子档案管理信息系统备份策略，实施电子档案管理信息系统备份管理。系统备份与灾难恢复是国家信息化发展战略要求，在金融、统计、税务、铁路等行业早有探索和应用。档案备份策略是通过在线方式进行备份，既包括档案数据备份，也包括档案信息管理系统、网络系统、基础设施等备份，目的是在灾难发生后尽快恢复档案信息管理系统正常运行。

　　3.“四性”检测

　　真实性、完整性、可用性和安全性是实现电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的关键属性。按照《规定》第六十四条要求，企业应当定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，利用技术手段对电子档案进行检测是保证电子档案“四性”的重要措施之一。特别是归档、移交与接收、长期保存等电子档案管理的关键环节，涉及管理主体变化或软硬件设施变化情况，都需要进行“四性”检测，具体工作要求可参见《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018）。

　　4.电子档案的评估和迁移

　　电子档案的评估和迁移是确保档案长期保存和利用的重要环节，目的是评估档案的真实性、完整性、可用性和安全性，应对文件格式过时和存储介质的老化、损坏等情况，确保电子档案的长期保存、安全可用。《规定》第六十四条明确要求，对存在问题或风险的电子档案及时进行迁移或采用经过评估的其他技术延长其可用时间。电子档案迁移的主要方式包括数据复制、格式转换、介质迁移、系统迁移等。电子档案迁移应当按照确认需求、评估风险、制定实施方案、测试与实施、评估与结果报告的步骤进行，并在电子档案管理过程元数据中予以记录。对迁移前的电子档案，企业在完成迁移后可根据实际进行销毁或留存。

　　5.电子档案和传统载体档案数字化成果的销毁

　　档案销毁通常包括档案鉴定、编制销毁清册、销毁审批、销毁实施等工作环节，电子档案的销毁也需要符合相关销毁要求。档案销毁工作必须严格规范，确保不再需要保存的档案在销毁过程中不会泄露敏感信息或造成其他安全问题。与传统载体档案不同，电子档案和档案数字化成果作为数字资源具有复制方便、可以多份存储的特点。为此，《规定》第六十六条特别要求，销毁电子档案和传统载体档案数字化成果，应当确保在线存储设备、容灾备份系统、离线存储介质中均不可识读。

　　档案数字化工作要求

　　传统载体档案数字化是指将传统形式的档案（如纸质、照片、录音、录像等）通过现代技术手段转化为数字形式的过程，目的是将传统载体档案资源转化为数字化信息，便于存储、管理和利用，更好地保护档案原件。《规定》第六十五条要求，企业应当积极开展传统载体档案数字化工作，保证数字化过程规范安全，具体可以参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62—2017）等标准规范。

　　需要强调的是，企业传统档案数字化工作多以档案服务外包形式开展。针对这一情况，近年来国家档案局陆续发布了有关文件通知和《档案服务外包工作规范》系列标准（DA/T68.1—2020、DA/T68.2—2020、DA/T68.3—2020、DA/T68.4—2022），明确档案数字化组织、管理、基础设施、流程等方面的要求，严格质量检查和安全检查。企业在开展传统载体档案数字化工作时，应当符合上述规定，确保档案实体和信息安全。

　　电子档案法律效力的要求

　　电子档案的法律效力，是档案信息化中备受关注的核心问题之一，也是企业在推进电子文件“单套制”归档和电子档案“单套制”管理时的主要顾虑之一。《中华人民共和国档案法》第三十七条对电子档案的法定要求、效力和管理办法作出了明确规定，《中华人民共和国档案法实施条例》也进一步细化了有关法定条件的具体要求。《规定》第六十七条与上位法规保持一致，再次明确来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力。

　　来源可靠指电子档案由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定时间，使用安全可靠的系统形成，即要求采取相应的措施保证形成者、形成活动、形成时间可确认；程序规范是指电子文件形成、归档及电子档案保管和利用的过程遵循一定的制度规范，符合国家相关法律法规、标准规范的规定；要素合规是指电子档案的构成要素符合规范要求，这里的构成要素是指内容、结构、背景信息和管理过程信息等。满足以上三方面法定要求的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，既可以作为法律诉讼案件中的可信证据，也可以作为工作参考、历史研究、监督检查等方面的可信凭据。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音