《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》解读

　　作者：查满林王桃

　　《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》（DA/T104—2024）（以下简称《规范》），从适用的企业业务系统类型、业务类别、ERP系统电子文件归档范围和管理要求等方面进行规范，为ERP系统实现与档案系统的对接提供了参考方案。《规范》适用于企业档案部门或软件信息系统开发商开展ERP系统在线归档接口研发及在线归档工作。《规范》2024年8月16日由国家档案局批准发布，自2025年2月1日起实施。

　　编制背景

　　企业资源计划（ERP）系统是对企业物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统，能够将企业各个业务模块和流程有机地整合在一起，实施ERP系统可以对企业的管理和业务流程进行全面改进，提高企业的管理效率、降低成本、增强企业的竞争力，帮助企业实现智能化高效管理，在企业高质量发展过程中发挥了重要作用。ERP系统中产生的电子文件永久性支持企业的各种数据挖掘、关联追溯或知识库建设，是企业的重要档案资产，需要长期归档保存，但因没有标准规范做支撑，这些数据资源没有得到有效管理。为确保ERP系统中产生的具有保存价值的电子文件归档和电子档案规范管理，亟须研究制定一套符合国情的，满足真实、完整、可用、安全要求的电子文件归档和电子档案管理标准。

　　2016年，国家档案局开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，选定33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，其中企业ERP系统电子文件归档和电子档案管理是试点内容之一，为制定《规范》积累了实践经验。2021年7月20日，全国档标委第二十九次年会确定将《ERP数据归档与管理规范》列入2021年档案行业标准制修订计划，承担单位为中国宝武马钢集团、国家档案局经济科技档案业务指导司、本钢集团有限公司、成都飞机工业（集团）有限责任公司。

　　编制意义

　　通过制定《规范》，实现贯彻落实国家档案局关于企业电子文件归档和电子档案管理等方面相关法规文件精神，进一步规范企业ERP系统电子文件归档、电子档案存储以及有效利用，可以为企业开展相关工作提供依据和指导。

　　通过制定《规范》，可以为企业实现ERP系统电子文件单套制管理提供参考方案，推动电子档案单套制管理步入正轨、有效运行，有利于提高档案人员工作效率，有利于优化人力资源，有利于降低企业成本。

　　通过制定《规范》，可以使数字档案系统业务建设进一步向标准化、规范化目标迈进。加强企业对数字档案业务系统建设的全过程管理，在信息化水平发展日新月异的新时期，为档案事业的发展打开新局面。

　　主要内容解读

　　1.适用范围

　　《规范》适用范围为对企业物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统的电子文件归档和电子档案管理工作，偏重于企业集成型的ERP系统。规定了ERP系统（包括采购、物料、生产计划、质量、销售、设备、项目管理等子系统）的电子文件收集、整理、归档和电子档案保管、存储、统计、利用、鉴定与处置等的要求。

　　2.总体要求

　　《规范》规定了企业开展ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的总体要求，ERP系统电子文件实现单套制管理首先满足以下前置性条件：“建立和完善ERP系统电子文件的收集、整理、归档和电子档案保管、存储、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的技术和措施，确保ERP系统电子档案来源可靠、程序规范、要素合规”“应将ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作纳入档案、业务、信息化、保密等相关部门和人员岗位职责，明确分工、相互协作”“ERP系统、电子档案管理信息系统及其运行网络的安全防范应符合国家网络安全等级保护有关的要求”，并依据《电子档案单套制管理规范》（DA/T92—2022）等相关要求提出“符合国家有关规定形成（或接收）并按照本文件管理的ERP系统电子文件，可仅以电子形式归档保存”。

　　3.职责

　　明确档案、业务、信息化、保密等相关部门的职责，明晰的管理职责规定，体现了各司其职、分工协作、共同配合完成ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作的思想，有利于保证ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作规范性、顺畅性与执行性。

　　4.ERP系统电子文件的收集

　　ERP系统电子文件的收集要求，一是“ERP系统电子文件及其组件应齐全、完整，内容信息与其形成时保持一致”，以确保ERP系统电子文件的真实性、完整性，并且要求“特殊格式的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集其专用软件、技术资料、操作手册等”，保障ERP系统电子文件的可用性。二是元数据收集应当参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）确定企业元数据方案，在ERP系统和电子档案管理信息系统设计与开发过程中，对元数据的捕获方式和捕获节点进行规划、设计，确保元数据项完整捕获。三是对ERP系统电子文件归档时间做出规定，如：业务单据和报表办结后一个月内完成收集，其他电子文件收集时间不应晚于次年6月30日。四是对归档格式和收集方式提出要求，由ERP系统生成归档信息包，通过接口自动收集。五是在接收归档信息包时，需对信息包进行检测，检测不合格应拒收，并向ERP系统发送拒收原因，业务部门核实修正后重新推送，因此ERP系统与电子档案管理系统接口数据交换应当是交互的过程，参考附录B，接口方式选择WebService服务调用方式，应设计“服务请求”和“服务响应”两个环节，选择中间库方式则设计“数据上传”和“结果反馈”环节。

　　5.ERP系统电子文件的整理

　　《规范》中“ERP系统电子文件的整理”要求，一是明确ERP系统电子文件分类方案，建议企业根据实际情况选择集中管理或归类管理模式对ERP系统电子文件进行分类，归类管理即按照传统档案类别对照ERP系统电子文件内容进行分类，“集中管理”概念的引入，是基于“简化整理、深化检索”的管理理念，将归档的ERP系统电子档案与纸质档案分别管理，各成体系，单列为档案大类，按业务子系统、文件类型、年度等实施多级分类。二是将ERP系统电子文件整理过程分为组件、划分保管期限、组卷、编号等环节，其中组件应遵循文件材料形成规律进行，组成一件的文件一般按照业务单据在前、关联单据在后的顺序排列。保管期限的划分与纸质档案保管期限保持一致，划分为永久和定期，定期分30年和10年。实行集中管理的宜以卷为单位管理，归入相应门类的可按照相应门类的管理方法选择以件或卷为单位管理。ERP系统电子档案的组卷、编号和编目应由电子档案管理信息系统自动完成，减少人工干预，一般按照时间（月度、季度、年度）自动组卷，案卷号根据案卷排序规则自动编制，自动生成目录，包括案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录，并按规则自动建立案卷、文件之间的关联关系。归入相应门类管理的电子文件应与其所属门类的其他电子文件一并整理，案卷保管期限按卷内文件的最长保管期限填写。三是归档环节，档案人员只需对划定的保管期限、分类结果及排序等内容进行审核和确认，有效减少档案员工作量。这些规范性要求的实施，将有助于保证ERP系统电子文件归档工作的顺利进行。

　　6.ERP系统电子档案存储

　　《规范》分别对ERP系统电子档案在线存储和离线存储提出要求。在线存储方式应提前规划，并在电子档案管理信息系统中设计开发，配备相应的软硬件设备，存储应至少满足3年增量需求，存储文件夹设置应依据分类规则逐级建立，并在元数据项中保存存储路径，设置备份方案，确保ERP系统电子档案长期安全存储；离线存储ERP系统电子档案一般按年度，以件（含元数据）为单元存储。

　　7.ERP系统电子档案保管

　　《规范》通过规范存储载体管控，授权访问和避免损坏等方式解决ERP系统电子档案长期保管，可用和信息防泄漏的问题。离线载体不满足长期保存要求时，需迁移电子档案和元数据。定期对电子档案进行评估，如需迁移，应进行迁移可行性评估，确保迁移行为安全可控。

　　8.ERP系统电子档案统计与利用

　　《规范》要求“档案部门应会同业务部门制定详细的电子档案利用权限规定，并在电子档案管理信息系统中实现”，体现对ERP系统电子档案利用权限严格控制的要求。《规范》提到“可实现具有ERP系统数据特点的业务单据链式检索方式”和“实现符合ERP系统电子档案特点的组合检索”，体现企业档案管理模式创新与企业改革和流程再造相结合的思想，将ERP系统产生的业务单据建立业务链式追溯检索，实现整个ERP系统产生单据的完整追溯，《规范》所提链式检索和所列组合检索是ERP系统特有，在电子档案信息系统档案利用检索模块设计时应充分考虑。

　　9.附录

　　《规范》附录详细介绍了ERP系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表和ERP系统与电子档案管理信息系统接口方案。附录A列出ERP系统电子文件归档范围和电子档案保管期限表，表A.1是采购管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，表A.2是物料管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，表A.3是生产计划管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，表A.4是设备管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，表A.5是质量管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，表A.6是销售管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，A.7是项目管理子系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表，A.8是主数据电子文件归档范围与电子档案保管期限表，供企业制订ERP系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表时参考。

　　附录B给出了ERP系统与电子档案管理信息系统接口方式和功能，接口方式包括WebService服务调用方式和中间库方式。接口功能主要规范了ERP系统接口功能、电子档案管理信息系统接口功能和接口建设管理，为档案部门及接口研发人员提供执行与范式参考。

　　作者单位：中国宝武马钢集团

　　责任编辑：黄佳音