发布时间:2025-02-25 08:14:13被阅览数:221 次信息来源：《中国档案》
作者：王强
档案信息化是推进档案治理体系和档案资源、利用、安全体系建设的重要支撑，是新时代引领档案事业现代化的重要引擎。《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》)是与《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)配套的重要行政法规，与《档案法》相呼应。设立档案信息化专章，进一步细化档案信息化的主要原则和重点内容，是加快档案信息化战略转型、驱动引领档案事业高质量发展的重要法治保障。
专章的显著特点
《实施条例》中“档案信息化建设”专章（第五章）共七条，进一步补充和细化《档案法》相关条款，内容全面，重点突出，具有很强的引领性和指导性。
1.坚持系统观念
专章围绕服务和融入数字中国建设、推进中国式现代化的目标，聚焦档案事业高质量发展，突出保障档案数字资源的安全保存和有效利用，科学谋划档案信息化的长远发展，强化档案数字资源建设、电子档案管理、重要电子档案异地备份、数字档案馆（室）建设和档案数字资源的共享利用等重点方面，充分体现党和国家对档案信息化的前瞻性思考、全局性谋划、战略性布局、整体性推进。
2.强化安全底线
安全是档案工作的底线红线，档案信息化涉及档案工作的各个方面，安全尤为重要。专章深入贯彻总体国家安全观，科学统筹高质量发展和高水平安全，将安全保密要求全面融入档案信息化全过程和全领域，“安全”一词在专章出现12处，涉及档案管理信息系统、电子档案形成系统、电子档案质量、电子档案移交、异地备份、传统载体档案数字化、数字档案馆等条款，凸显了安全在档案信息化建设中的重要性。
3.突出问题导向
档案信息化是一个不断提升完善、与时俱进的过程，随着实践的发展，档案信息化出现滞后单位整体信息化工作水平、业务系统缺乏归档功能、电子档案管理信息系统功能不完备、电子档案法定条件不具体、电子档案移交不规范等新情况新问题，如果得不到及时有效解决，将严重影响电子档案的安全保管和有效利用，影响国家数字资源体系建设，亟须从法律法规层面加以规范和引导。《实施条例》直面现实问题，及时将制度规范和成熟经验上升为档案法规，设定加强业务系统归档功能、电子档案基本条件、电子档案移交等新条款，必将有力推进档案工作创新发展。
专章的主要内容
《实施条例》充分吸纳总结档案信息化发展取得的成熟经验，既是对《档案法》有关规定的具体化，也是对《档案法》的有力补充，为新时代档案信息化建设提供了指引。在贯彻实施中，应与《档案法》紧密结合，重点把握以下要求。
1.将档案信息化纳入单位信息化规划同步推进
一方面，只有将档案信息化纳入单位信息化整体工作同部署，才能保障档案信息化发展的条件；另一方面，档案信息化工作是对单位信息化工作的促进和完善，理应与企业信息化同步推进。实践中，一些单位没有将档案信息化纳入单位整体信息化规划，导致档案信息化缺乏必要的基础设施、人力资源等方面的保障，业务系统没有考虑归档功能，造成电子档案失管、失控。《档案法》规定各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划。《实施条例》第三十八条进一步规定机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，进一步明确了档案形成单位档案信息化建设职责。规定加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理，充分体现了电子档案前端控制和全程管理的原则，为做好业务系统电子文件归档和电子档案管理提供了有力依据。
2.积极推进电子档案管理信息系统建设
电子档案管理信息系统是对电子档案和其他档案数字资源进行接收、管理、保存和利用的信息系统，电子档案的真实、完整、可用和安全在很大程度上取决于电子档案管理信息系统功能的完备性及运行维护的有效性。《档案法》和《实施条例》均要求档案形成单位积极推进电子档案管理系统建设。《实施条例》进一步规定，电子档案管理信息系统应当按照国家相关规定建设，并符合国家有关网络安全、数据安全以及保密等的规定。实施中，可参考《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784）、《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）、《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》建设和维护档案管理信息系统。
3.规范电子文件归档和电子档案管理
《档案法》规定了电子档案的基本要求和法律地位。《实施条例》第三十九条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，进一步明确档案形成单位的责任以及管理和技术并重的管理要求。该条还特别细化了电子档案基本要求，规定来源可靠指的是形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；程序规范指的是全过程管理应当符合有关规定，并准确记录、可追溯；要素合规指的是内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。这为电子档案单套管理向更大范围推广实施提供了保障。在实施中，可参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92）以及《电子会计档案管理规范》（DA/T94）、《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T88）等标准规范推进相关业务领域电子档案管理。
4.定期做好电子档案移交工作
电子档案移交是按照国家规定将电子档案保管权交给档案馆的过程，是国家档案资源体系建设的重要环节。《档案法》对电子档案移交以及电子档案真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称“四性”）检测作出原则性规定。《实施条例》第四十条进一步规定机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家档案主管部门有关规定，定期向有关的档案馆移交电子档案，并就电子档案在线和离线移交的安全保密作出规定，明确了电子档案移交和接收的责任主体以及安全保密要求。该条还强化了移交和长期保存过程中“四性”检测要求，规定档案馆应当在接收电子档案时进行“四性”检测，并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的“四性”。落实中，可参照《电子档案移交接收操作规程》（DA/T93）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70）等标准开展电子档案移交和接收以及“四性”检测工作。
5.扎实做好重要电子档案异地备份保管
电子档案是不可再生的珍贵资源，应扎实做好全量备份工作。其中，实行异地备份是确保重要电子档案长期安全保存的重要举措。《档案法》规定档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。针对实践中异地备份存在存储载体不规范、备份机制不完善、选址不科学等问题，《实施条例》第四十一条进一步规定应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性，异地备份选址应当满足安全保密等要求，从法规层面进一步补充明确了相关要求，健全了重要电子档案异地备份保管机制。
6.有序推进传统载体档案数字化
存量数字化和增量电子化是做好档案数字资源建设的基本途径。《档案法》指出，国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。针对现实中一些单位档案数字化成果质量不高、数字化成果失泄密或者不当扩散的安全风险，《实施条例》进一步规定，开展传统载体档案数字化工作应当符合国家档案主管部门相关规定，保证档案数字化成果的质量和安全。在数字化工作中，可参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）、《实物档案数字化规范》（DA/T89）、《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2）等标准，保证档案数字化成果的质量和安全。随着档案数据资产价值的日益凸显，该条还规定，国家鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用，体现了档案资源数据化、资产化的发展方向。
7.积极开展数字档案馆（室）建设
数字档案馆（室）是包括基础设施、应用系统、档案数字资源、安全保障体系、利用服务等要素在内的系统工程，是实现网络环境中档案数字资源收集、长期安全保存和有效利用的重要保障，已成为档案信息化的代表和标志。“十三五”以来，我国建成一批以档案数字资源为核心、安全管理为保障、便捷利用为目标的国家级数字档案馆、全国示范数字档案馆和企业数字档案馆（室），有效发挥档案价值，有力赋能数字中国建设。《实施条例》第四十三条在总结经验的基础上，提出档案馆应当积极创造条件，按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆，鼓励有条件的机关、团体、企业事业单位以及其他组织开展数字档案室建设。实施中，应以《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》为依据，大力推进数字档案馆（室）建设，加强大数据、人工智能等新技术的应用，不断提升数字档案馆（室）智能化、智慧化水平。
8.协同推进档案数字资源共享利用
随着新技术的深入应用，连接、在线、共享、智能已成为数字政府、数字社会、数字企业的关键特征，数据已成为数字经济发展的关键生产要素。档案数字资源只有共享利用才能发挥档案数据要素的乘数效应，才能激活档案数据价值，更好服务党和国家工作大局、服务人民群众，全面赋能经济社会发展。这就需要国家档案主管部门加强顶层设计，制订档案数据共享标准，促进档案数字资源馆际、馆室共建共享。为此，《实施条例》第四十四条规定，国家档案主管部门应当制定数据共享标准，提升档案信息共享服务水平，促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作，县级以上地方档案主管部门应当推进本行政区域档案数字资源共享利用工作。这一规定体现了档案信息化的价值导向和发展方向，为推动国家、地区档案资源共享平台一体化发展，实现全国档案资源共享利用“一网通办”提供了指引和保障。
作者单位：中国石油天然气集团有限公司档案馆
责任编辑：黄佳音
