科学规划、严控质量、优化流程——荆州市档案馆多措并举 高质量完成档案接收进馆工作

　　随着荆州市档案馆新馆投入使用，恰逢大量单位完成机构改革，市档案馆面临巨量档案移交进馆难题。为尽快接收档案进馆，荆州市档案馆通过合理统筹安排、提升档案质量、优化接收流程，极大提高了档案接收工作效率，2023年、2024年累计接收93批次22万卷件档案进馆，档案接收数量创历史新高。

　　一、开展需求分析，精排接收计划

　　每年年底，荆州市档案馆对下一年度有档案移交需求的单位进行数据摸底，督促到期档案进馆单位开展档案整理、移交进馆工作。收集拟进馆档案批次、类型和数量等数据，做好库房排架预留，再结合本馆消杀设备负荷情况，对移交单位的顺序进行合理规划。年初组织有档案移交计划的单位召开专题工作会，公布接收计划、统一工作要求，明确档案整理标准，确保每年10月底前，完成全年档案接收计划；在11-12月，若有临时申请移交进馆的档案，集中接收进馆。

　　二、坚持以质保量，做到量随质升

　　荆州市档案馆坚持以质保量的工作理念，确保进馆档案整理质量。荆州市档案馆提前2～4周前往各立档单位，对拟进馆档案的收集范围、前处理、著录、扫描、装盒等各方面进行检查，填写进馆档案质量检查表，要求立档单位按规范进行整改。同时，荆州市档案馆充分利用数字档案馆系统“四性检测”功能，在档案进馆前，预先对档案数字化成果进行检测，便于各进馆单位对发现的问题进行整改，避免档案实体进馆后整改面临的出库、入库繁琐流程。通过保障进馆档案整理质量，极大减少了时间、人力、场地等资源浪费，极大提升了档案接收工作效率。

　　三、合理分配资源，优化接收流程

　　荆州市档案馆根据各单位进馆档案体量大小，对设备资源、人力资源进行合理分配。为提高设备使用效率，荆州市档案馆按照“接收—除尘—消毒—清点（检查）—入库”的流程，滚动开展档案接收工作，除尘、消毒设备满负荷运转，对每批进馆档案进行3小时以上除尘除湿、72小时以上真空充氮消毒杀菌处理，为后续档案安全保管打下坚实基础。在人力资源分配上，通过安排专人负责接收、除尘、消毒、入库，全员参与档案清点、检查的方式，提升各环节工作效率，平均每周接收两批次档案移交进馆。

　　荆州市档案馆将继续坚持以档案高质量进馆为基础，充分发挥档案工作服务社会、服务经济、服务民生作用，为荆州市建设江汉平原高质量发展示范区、湖北省建成中部地区崛起战略支点贡献档案力量。