大庆油田“档案馆+专业中心”管理模式实践

　　作者：崔艳红

　　大庆油田档案馆结合新时代档案事业现代化发展要求，实施档案业务集约化、专业化改革，将油田120个档案机构（二级机构45个、三级机构75个），整合为4个职能部门，11个专业中心，形成“档案馆+专业中心”的档案管理新模式。通过改革，构建了具有油田特色的档案工作体系，形成了规范有序的档案工作机制，提升了档案管理与服务水平，实现了档案工作创新发展，为大庆油田建设世界一流现代化百年油田作出了突出贡献。

　　改革背景

　　大庆油田档案馆于1997年6月建馆，是大庆油田有限责任公司所属的档案管理机构，主要业务包括油田档案管理工作、史志年鉴编纂工作、自然资源部地质资料委托管理工作。一直以来，油田档案业务实行的是“档案馆+二级单位档案机构”的分级管理模式，原有档案机构388个。2010年，大庆油田初步确立了档案业务“集约化、专业化”改革的基本思路，即分步实施改革，先取消三级档案机构，再合并二级档案机构。当年，撤销了所属上市单位的三级档案室，档案机构减少到120个。2021年，大庆油田按照深化“油公司”模式改革总体部署，围绕新时代档案事业现代化发展要求，结合档案业务工作需要和面临的机遇挑战，正式实施档案业务“集约化、专业化”改革，确立了“档案馆+专业中心”的档案管理模式。

　　主要做法

　　1.聚焦“集约化”改革，构建档案业务管理新模式

　　“集约化”是企业集中人力、物力、财力、管理等生产要素，实现降低成本、提高效能，获得可持续竞争优势的新的管理模式。档案业务“集约化”改革，通过集中力量保证重点，通过集中资源实现突破。

　　在机构方面，改变传统档案业务的三级管理模式，将油田120个档案机构整合为4个综合管理职能部门、11个专业化的档案资源管理和编研开发中心，机构压缩87.5%。人员方面，采取在岗专职档案人员按照“人随业务走”原则统一划拨，专兼职档案人员减少38.7%。通过改革，管控范围更加集中，业务分工更加明确，职能部门更加精干，人力、物力、财力使用更加高效。

　　在档案资源方面，开展以“档案数量清、保管期限清、涉密档案清、数字化底数清和馆藏空间清”为核心的档案“五清”工作，推动各级档案机构按照移交验收标准完成馆藏档案清理任务。开发大庆油田档案信息资源整合比对系统，应用信息技术进行馆藏数据筛选比对、查重补漏分析，从根本上解决了因企业历史跨度长、管理层级多、档案资源呈条块分割等产生的管理利用不便问题。集中优势力量，缩短管理链条，建立区域网格，构建“1对N”档案服务模式，统筹对油田机关和46家所属单位提供档案保管与利用服务。在档案馆库方面，通过深入调研、反复测算，制定集约化保管办法，实现档案保管点和档案馆库风险点大幅缩减。坚持急用先行原则，破除档案资源按机构保管界限，对所属单位各类档案实体实施档案区域集中保管。档案集约化管理后，全面开展“安全生产检查和隐患排查”，建立安全生产管理台账，并坚持立查立改、持续跟进、监督实效，形成安全管理“闭环”。

　　2.聚焦“专业化”管理，打造档案业务发展新格局

　　档案管理专业化涉及档案管理的“方方面面”，用连点成线、连线成面，“点、线、面”相结合的方式实现档案管理模式从“平面化”向“立体化”转变，形成档案业务现代化治理新格局。

　　通过织密“一张网络”，推进档案治理的“专业化”。坚持“融入中心，服务大局”理念，以满足企业需求为立足点，加强顶层设计，织密管理网络。召开档案工作会议，提出“力争在各领域、各方面处于领先地位”的总体思路，做出“实现数字转型，建成智慧型档案馆”的总体规划，锚定“聚力数字转型、聚力规划引领、聚力业务协同、聚力价值创造、聚力管理合规、聚力核心支撑”的“六个聚力”奋斗目标。

　　通过打造“两支队伍”，推进档案人才的“专业化”。深入实施新时代“人才强档”工程，充分发挥人才评价“指挥棒”作用，通过竞争选拔、轮岗锻炼、岗位竞赛等方式，建立档案业务骨干和专家队伍，组建企业培训师队伍，构建创新的档案人才管理体系。2022年，有1人被评为“全国档案工匠型人才”，1人被评为“全国青年档案业务骨干”。

　　通过理顺“三条线路”，推进档案业务的“专业化”。档案资源的保管、开发、利用是档案馆的主责主业和核心竞争力，也是增强档案服务供给能力的迫切需要。着力做好档案资源保管工作，整合和丰富馆藏档案资源，加快数字化转型升级，构建“实体库、电子库、产品库”三足鼎立的档案资源格局。着力做好档案资源利用工作，简化利用程序和审批手续，促进电子文件直接向档案形成部门（单位）开放，推动档案管理系统向用户桌面延伸。着力做好档案资源开发工作，坚持超前谋划、抢抓机遇，紧盯价值创造，围绕重大活动、重要历史事件，深入挖掘馆藏历史档案资源，开发档案编研项目，推进档案资源开发产品的价值转化，不断提高档案业务的根植性。

　　3.聚焦“数字化”转型，创新档案产品服务新业态

　　让历史说话，用史实发言。积极探索信息技术在档案深层加工中的应用，搭乘档案信息化“快车”，激活档案数字资源价值，构建形成立体化的档案资源开发产品矩阵。

　　围绕建设“数据化、智慧型”档案馆总体规划，推进档案工作数字化转型。依托新一代信息技术，深入挖掘档案价值，实施档案数字化建设和数据化管理。全面推进“增量电子化”，归档电子化率达到100%（涉密除外），继续做好“存量数字化”，加速传统载体档案资源数字化进程，馆藏各类档案数字化率达到91%，并进一步树立馆藏资源档案数字化率100%目标。依托馆藏红色档案资源，融合现代信息技术，开发红色档案资源产品。改革以来，围绕重要历史节点、重点工作、重大活动等，开发《大庆油田工业文化遗产数字档案馆》《大庆石油会战记忆专题研究》《纪念铁人王进喜诞辰100周年》《大庆油田开发建设数字展厅》等多部档案数字化编研作品，打造可视化油田“记忆”品牌，充分发挥档案工作存史资政育人作用。

　　构建多元档案产品集群，探索油田历史记忆全息展示。充分融合数据可视、虚拟现实、全息投影等现代技术应用，促进档案资源开发与信息技术的深度融合，实现油田历史、企业文化、珍贵记忆的集中呈现。依托新闻媒体、文化展馆、企业门户等载体，发布编研作品、资政参考、参阅服务、创业故事，构建立体多元的档案信息集群，实现利用档案讲述历史故事，打造档案资源开发“大庆样本”。

　　取得效果

　　1.档案工作促进企业经营管理提质增效

　　通过“集约化、专业化”改革，构筑了“档案馆+专业中心”的“1+N”组织机构模式，确立了馆内馆外“双循环”的发展格局，建立了机构扁平、专业齐全、体系完善、顺畅高效的档案工作运行机制，形成了一套包含档案机构、人员、资源、开发、利用、安全等各领域科学合理的制度规范，完善了档案工作监督、指导、评价等“集成化”业务体系。新的档案管理模式促进档案管理在防范企业经营风险、保护知识产权和商业秘密、维护油田经济效益和合法权益、保障国有资产安全、维护职工切身利益等方面发挥了更为积极的作用。

　　2.档案工作促进企业信息资源协同管理

　　推进油田数据档案化管理，将档案管理要求逐步纳入档案形成部门（单位）工作规章、工作流程、业务系统和岗位责任制中，推进文档在生成、管理、规范、利用等方面实现“一体化”集合，规范了前端业务流程，提升了数据总体质量，为企业数据转型提供了保障。引入文件全生命周期管理理念，开展电子公文网上签发和电子文件单套制归档试点，为“双轨制”向“单轨制”转变奠定了基础，促进企业协同推进工作的效率得到有效提升，集中力量解决制约企业发展瓶颈的能力不断加强。

　　3.档案工作促进企业信息服务提档升级

　　打破了由于档案分级管理造成的档案信息条块化分割壁垒，实现由传统信息服务向基于全门类、全资源、全用户的档案共享服务转变。建立了档案管理系统远程联动服务机制，实现“线上利用为主，线下利用为辅”的档案利用新模式，更好地满足企业需求，实现资源共享，切实提高服务能力和服务水平。通过档案信息集成化开发服务，推进档案专题信息挖掘、开发、利用，实现档案资源开发产品的现代化利用服务。通过红色档案资源的开发利用和价值转化，发挥档案文化价值，支撑企业文化战略，服务企业中心工作，在提升企业文化传播力和引导力、传承企业文化方面发挥了重要作用。

　　作者单位：中国石油大庆油田档案馆

　　责任编辑：巩慧