新时代企业集团数字档案馆(室)建设实践

　　作者：孙庆楠

　　陕西煤业化工集团有限责任公司（以下简称“陕煤集团”）于2023年成功获批国家档案局“企业集团数字档案馆（室）建设第二批试点单位”，由集团公司、31家二级单位、6家三级单位共同参与试点项目建设。

　　2023年至今，陕煤集团各项建设工作逐步开展，目前，集团总部已完成前期立项和可研评审；总体建设思路、建设方案已基本确定；存量档案整理和传统载体档案数字化等相关工作正在同步推进；已经印发《关于企业集团数字档案馆（室）建设试点工作有关情况的通知》《关于印发〈陕西煤业化工集团有限责任公司企业集团数字档案馆（室）建设试点验收细则〉的通知》《关于建立档案全宗代码体系的通知》等重要文件，明确了试点单位范围、建设验收标准及全宗号编制等相关工作要求。

　　根据陕西省档案局印发的《陕西省数字档案室建设评价办法（试行）》，下属单位小保当矿业公司和汉钢公司已于2023年完成相关建设，被评为“陕西省档案局示范数字档案室”；其他单位试点建设也正在稳步推进之中。

　　建设思路

　　陕煤集团针对全集团档案事业发展现状，经过专家组反复调研、论证，将总体建设思路确定为“集中+分散”部署模式，建设工作包括集团公司和下属试点单位两个层面。

　　在集团公司层面，总部制定企业集团数字档案室建设标准规范体系，以电子档案单套制管理为方向，兼顾集团公司数字档案室建设和全集团数字档案资源共享利用平台的建设，实现集团总部数字档案室与下属试点单位互联互通，形成全集团“一张网”的统一架构。

　　在下属试点单位层面，针对在集团公司集中部署的试点单位，在总部电子档案管理系统内建立对应的全宗节点进行管理。针对已自建的下属试点单位，对现有系统进行升级改造，实现自建数字档案室与总部数字档案室电子档案管理系统的互联互通，达到集团公司对下属试点单位的验收标准。

　　具体做法

　　依据《企业数字档案馆（室）建设指南》，企业数字档案馆（室）建设内容主要包括电子档案管理系统建设、制度规范建设、数字档案资源建设、基础设施建设、安全保密体系建设、经费与人才保障六部分内容。

　　1.科学规范建设电子档案管理系统

　　此次试点项目电子档案管理系统建设主要包括：一是集团公司电子档案管理系统建设，负责集团公司各部门产生的各类型数字档案资源的收集、整理、归档；二是资源整合平台建设，负责全集团电子档案的共享利用、长期保存，以及后期下属单位的移交进馆等；三是下属试点单位电子档案管理系统建设。

　　电子档案管理系统建设包括从立项、可研、设计论证、调研、总体建设方案，到制定进度计划、分阶段实施、试运行、正式上线运行等阶段。设置了数据接收、数据处理、系统管理、存储管理、用户管理等功能模块，由若干子系统以及若干支撑工具共同建设构成。

　　其中，业务支撑子系统具有系统定制、业务定制、个性定制、基础数据定制等功能；采集预归档子系统具有数据采集（人工著录、在线接收、离线接收）、数据整理、编目、归档等功能；档案管理子系统具有数据管理、库房管理、鉴定销毁等功能；长期保存子系统是基于相关标准规范开发的满足档案部门电子档案长期保存需求的管理系统；统计分析子系统主要用于对档案数据操作等进行高级分析、多元分析以及预测分析等；综合利用平台是对外展示的门户，方便用户对档案进行检索利用。同时，电子档案管理系统支持“三员分立”设计，使系统管理员、安全保密管理员、安全审计员三者之间的关系相互独立、互相制约。

　　系统模块功能依据《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）进行设计，参照OAIS模型，体现六大功能模块设置；依据《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48—2009），在办公自动化系统和业务系统实现对电子文件的算法解绑和打包封装、生成数字摘要，通过调用WebService接口，将电子文件归档至电子档案管理系统，在数据接收和进入长期保存环节设置算法校验和“四性”检测，确保电子档案在电子档案管理系统内“真实、完整、安全、可靠”。

　　2.统一制定数字档案室建设规范标准

　　统一的规范标准是数字档案室建设的重要前提，以陕煤集团下属试点单位为例。一是制定行政管理制度，包括档案库房管理办法、重大活动和突发事件档案管理办法、数字档案室应用系统运行管理办法、档案安全与保密管理办法、档案工作突发事件应急处置预案等。二是制定业务管理制度，包括档案分类方案、电子文件归档与电子档案管理办法、电子档案元数据方案、电子档案“四性”检测方案、文书档案管理办法、建设项目档案管理办法、会计档案管理办法、特殊载体档案管理办法、产品档案管理办法、科学技术研究档案管理办法、设备仪器档案管理办法等。三是制定工作规程规范，包括档案管理工作规定、档案数字化规范、大事记编写规范、电子文件封装规范、电子档案备份与恢复规范、电子文件长期保存管理规范等。

　　3.组织多元主体协同推进数字档案室建设

　　企业数字档案室的建设不仅是技术与业务的深度融合，也是档案部门与各业务部门、信息化部门、系统建设厂商等多方参与共同建设的结果。

　　陕煤集团下属试点单位在建设数字档案室的过程中，建立了覆盖档案部门、业务部门、信息化部门的跨部门协同机制。档案管理部门充分听取各业务部门的归档需求，以项目动员、阶段推进等方式，积极构建多元主体参与的数字档案室建设机制，建设单位提出基于档案业务需求的电子档案管理系统建设规划思路，使系统架构设计更加满足实际工作需要。企业各部门主动将电子档案管理系统“用起来”，使数字档案资源“活起来”，真正为企业带来管理效率的提升。

　　4.不断提升档案人员信息化水平

　　在数字档案室建设过程中，陕煤集团档案人员学习先进单位数字档案室建设经验，不断提升档案信息化水平，不仅形成了数字档案室整体设计思路和建设方案，全程协调跟进数字档案室建设进度，还科学制定了电子文件归档范围、元数据方案、“四性”检测方案、电子文件封装规范、电子档案长期保存规范等业务标准，确保企业数字档案室建设工作稳步推进。

　　建设成效

　　1.在集团公司总部层面

　　陕煤集团经过本次试点项目建设，不仅能够实现“自建异构系统+集团统建系统”两种模式相结合，还能达到企业集团数字档案馆（室）的建设需求和目标，满足全集团基于煤炭、化工、电力、钢铁、铁路、金融等多业态下数字档案资源的共享利用，并为后期下属单位电子档案进馆移交和数字档案资源深度开发利用奠定坚实基础。

　　2.在全集团试点单位层面

　　下属试点单位数字档案室建设形成了由数据资源层、业务层、应用层、显示层和用户层构成，基础硬件设施支撑，标准规范体系和安全管理体系保障，业务系统与档案管理系统集成的顶层设计框架。

　　在电子档案管理系统建设方面，将电子文件归档前伸至业务信息系统，使归档的电子文件符合要求。结合电子文件接收库、电子档案管理库、电子档案长期保存库和电子档案利用库分别管理的理念，对数字档案资源的“收、管、存、用”进行了全生命周期的安全管理。

　　在标准规范体系建设方面，陕煤集团制定了从集团到下属试点单位统一的数字档案室建设规范和标准，使数字档案室建设各项工作同步规划、同步实施。

　　在数字档案资源建设方面，将各试点单位目录数据共享利用，并在集团层面实现跨全宗利用，盘活档案数据资源，为今后更多单位参与企业集团数字档案室建设和下属单位数字档案资源移交进馆奠定基础。

　　在档案人才队伍建设方面，陕煤集团档案人员主动适应从传统载体档案管理到电子档案管理的变革，积极推动自身角色转型，不断提升档案信息化专业能力水平。

　　作者单位：陕西煤业化工技术研究院有限责任公司

　　责任编辑：巩慧