区域民生档案共享服务的实践与思考——以江苏省宿迁市为例

　　作者：李长凯  胡晓娟  刘帅  苏艳利

　　民生服务无小事，一枝一叶总关情。民生档案在化解社会矛盾、保障和改善民生、维护人民群众合法权益等方面发挥着重要作用。如何在保障档案信息安全和凭证属性的情况下，利用信息技术将服务模式从单一、缓慢、封闭向协同、快速、共享转变，是新时代档案工作者需要思考和研究的课题。笔者以江苏省宿迁市域民生档案共享服务具体实践为研究对象，探讨基于区块链技术护航和多部门（单位）合作联动的档案远程共享利用模式，把档案利用服务高效安全地送到人民群众“家门口”和“手心里”。

　　基础先行，夯实民生档案共享服务市域布局

　　1.建设硬件平台

　　2019年，宿迁市档案馆依托市电子政务外网，建设宿迁市数字档案馆室云平台，运用云技术等新兴技术搭建核心设备全冗余网络架构，包括云存储资源池建设、云计算资源池建设、备份系统建设、网络建设、安全建设等内容，总投资近500万元。其中，云存储资源池采用分布式存储系统，可用存储空间达300TB，向市级各进馆单位统一提供集中式的电子文件和数字档案室存储空间。

　　2.部署软件系统

　　2020年，市档案馆开发宿迁市档案共建共享平台（应用系统）（以下简称“共享平台”），并在云平台上部署，在应用层面上为各进馆单位提供虚拟独立的档案管理服务系统，通过与办公自动化系统、政务服务系统等进行对接，各立档单位不仅可以便捷地完成文书、照片、音像等档案的数据录入，还可以检索利用本单位和其他单位产生的档案信息，各档案室数据库彼此隔离、分别管理，市档案馆可以在线对各立档单位进行指导、接收数字档案、进行信息交流等，实现馆室一体化建设。

　　3.构建远程查档体系

　　2021年，市档案馆整合各县（区）档案馆原远程查询接口，开发市民生档案共享服务平台统一登录查询界面，初步构建了以市档案馆为核心、5个县（区）档案馆相互联动、N个镇街和村居查询点就近服务的市域“1+5+N”远程查档体系，实现馆际档案查询利用互联互通。为保障档案传输和利用过程中的信息安全，市档案馆对共享平台开展网络安全三级等保测评。此外，以引入区块链技术为核心的“区域档案信息资源可信存证与共享模式研究”课题获批江苏省档案科技项目。

　　4.打造数字档案馆集群

　　市档案系统以“率先打造市域‘国家高水平’数字档案馆集群，探索建设全国档案信息化建设先行示范区”的发展思路为引领，构建“局馆协作横向聚力、市县联动纵向发力、县区互助区域合力”的工作模式，努力实现全市数字档案馆建设集群式发展、一体化推进。截至2023年年底，市域全部6家国家综合档案馆中，宿迁市、沭阳县档案馆成功创建“全国示范数字档案馆”，泗阳县、泗洪县、宿城区档案馆成功创建“国家级数字档案馆”，宿迁设区市域“国家高水平”数字档案馆覆盖率全国领先，被国家档案局列为全国数字档案馆建设典型案例。

　　技术驱动，保障民生档案共享服务安全可靠

　　2022年，市档案馆在前3年工作成效的基础上，规范实施江苏省档案科技项目，探索区域档案信息资源可信存证与共享模式，通过建设可信区域档案信息资源共享利用体系，以区块链等技术为支撑，依托档案大数据智慧检索系统，突破档案属地化利用限制，研发基于区块链联盟的区域档案信息资源共享利用系统，安全有效整合区域档案资源，保障档案在共享利用过程中的安全性、不可篡改性，为实现在“家门口”就近查档、就地出证的服务模式提供技术保障。

　　1.档案资源摘要信息上链保存

　　市档案馆部署了7个区块链节点，档案部门将档案数据发布到共享平台后，共享平台自动为这些档案资源生成摘要信息，经过加密处理后，摘要信息被分布式存储在区块链上，确保数据不可篡改。成功上链后，摘要信息被推送至电子文件保真系统，系统接收到摘要信息，计算其hash值，并与区块链上的eid进行对比，如一致，则视为未被篡改，系统随即完成入库操作；若不一致，系统会执行追溯操作，重新上传摘要信息并计算新的hash值，再次与区块链上的记录进行匹配，以确保档案的真实性和完整性。

　　2.档案远程出证

　　查档者前往就近的乡镇（街道）便民服务中心综合窗口（以下简称“基层窗口”）提交查档申请，经工作人员审核相关证件后，通过“宿迁速办”平台进行办件并备案，受理完成后将相关信息推送至共享平台。共享平台自动接收办件，档案馆工作人员受理查询并上传包含电子原文、证明文件和调阅记录等信息的电子证照。为了确保电子证照的安全性和真实性，系统会计算证照摘要信息并存储在区块链上，实现不可篡改的存证。

　　3.电子证照验证

　　在共享平台和电子文件保真系统上，受理人员能够核实电子证照中的业务号、查档者的姓名和身份证号、出证时间、出证档案馆及档案原文的摘要信息。共享平台还支持对查询流转记录的真伪进行验证，确保查询过程的完整性和合规性。通过共享平台，授权机构能够方便地访问和利用民生档案资源，同时保证了档案资源的安全性和共享的透明度，实现了档案资源的高效管理和利用。公众和监管机构可以通过区块链上的存证信息验证档案资源的真实性和完整性，从而增强对档案管理过程的信任。

　　路径创新，构建民生档案共享服务共赢模式

　　2023年，市档案部门推动民生档案共享服务工程纳入市政府民生实事项目，探索市域民生档案共享服务进一步扩面、提质、增效的解决方案，推进档案利用服务融入全市一体化在线政务服务，深化市域“1+5+N”远程查档体系，实现全市基层窗口向各级综合档案馆远程查档全覆盖。

　　1.建立协作机制

　　市档案馆加强与市数据局协作，出台《宿迁市可信区域档案信息资源共享利用平台信息维护管理办法》《宿迁市民生档案远程协同服务机制要求》《宿迁市档案馆档案电子出证规范》等，市数据局将档案利用服务纳入全市一体化在线政务服务业务事项，利用基层窗口实现档案利用服务受理窗口下沉，健全基层工作网络。市档案馆组织实施共享平台与“宿迁速办”平台对接项目，完成系统功能模块搭建，负责全市民生档案共享服务业务培训和系统测试；全市基层窗口工作人员加强远程查档业务学习和系统使用，承担接待群众远程查档业务的重任。以上协作机制的建立解决了区域远程查档工作中人、财、物及系统安全运维等问题，理顺了档案馆、数据局和基层窗口的责、权、利关系，实现全市范围内民生档案查询利用“一网查档、一窗办理、异地出证”。

　　2.优化查档流程

　　利用者到全市各基层窗口提出远程查档需求并进行身份验证后，基层窗口工作人员通过“宿迁速办”平台受理办件登记，向市域范围内任一国家综合档案馆发起查档申请。受理登记完成后，办件信息推送至共享平台，并通过共享平台通知目标档案馆。目标档案馆通过共享平台受理查档申请，承诺1个工作日内办结，办理结果信息即时反馈“宿迁速办”平台，并以短信形式通知利用者，利用者到原受理窗口取件或选择邮寄服务后，“宿迁速办”平台办理结果信息再即时反馈共享平台。通过以上流程，各部门（单位）在不改变原有信息系统使用习惯的情况下，分工协作完成远程查档业务。此外，市档案馆还探索搭建了移动端用户查档应用场景——“档案指尖云”，通过将共享平台与“苏服办”App、“宿心办”App对接，提供档案馆信息查询、身份认证、档案申报、办件查询、在线出证等功能，并支持纸质档案邮寄，高效满足了利用者足不出户、动动手指即可完成档案利用的需求。

　　3.强化资源建设

　　市档案馆建立全市民生档案目录数据库，调研全市各县（区）国家综合档案馆馆藏民生档案资源和目录数据结构，对群众利用频率高的档案以及婚姻档案、退伍军人档案、出生医学证明档案等民生档案目录进行字段统计、统一格式，完成86万余卷、144万余件档案的目录数据汇总整理，向社会公布首批民生档案远程查档资源清单。加大档案开放审核力度，建立“三审一批”工作机制，应用语义分析技术，对全市约20万件档案开展开放审核工作，档案资源的多方汇集为民生档案共享服务提供了有力的数据支撑。

　　4.确保凭证属性

　　市档案馆除了运用区块链技术的防篡改特性有效保证链上数据的真实性、稳定性和可靠性外，还通过分散式电子印章保证档案的完整性、防篡改性和不可抵赖性。市档案馆会同市数据局对全市综合档案馆用于出证的电子印章进行统一设计和申领，设专人保管，需要出证时，通过宿迁市可信电子证照系统调取各单位的电子印章，输入口令后为拟出证的数字档案加盖首页章和骑缝章，法律效力与实体章一致，确保档案凭证属性和利用安全。

　　5.打造服务品牌

　　市档案馆运用信息化手段将档案远程共享利用服务下沉到乡镇（街道）办理，实现了全市通办、异地可办、一窗通办。自2023年12月远程查档服务推出以来，全市已有1200余人体验了远程查档，各级档案馆办理远程查档业务574件，群众满意度达100%。以前需要一两天才能办好的事情现在在家门口几分钟就可以出证，有效满足了社会对民生档案便捷利用的需求，真正做到了“便民、利民、惠民”。

　　作者单位：江苏省宿迁市档案馆

　　责任编辑：王玥