解锁档案数字化转型 推动现代化先行的“嘉兴模式”

　　作者：金培中 徐潇潇 张

　　在数字化浪潮的推动下，浙江省嘉兴市档案工作始终坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，积极落实“四个好”“两个服务”目标任务，以档案工作“三个走向”为根本遵循，紧跟数字时代发展脚步，抓机遇、求突破，以数字化转型为引擎，持续推动档案“四个体系”建设，奋力推进嘉兴市档案工作数字化转型示范区建设，在全省率先通过验收，形成了档案工作数字化转型推动档案事业现代化先行的“嘉兴模式”。

　　念好“先”字诀，科学谋划勇探路

　　兴市从理念、机制、技术、平台、资源、人才等多维入手，谋篇布局，先行先试，为档案工作数字化转型打下坚实基础。

　　一是下好创建部署先手棋。嘉兴市委、市政府领导多次提出，嘉兴档案工作要在全省“走在前、作示范”，特别是要在数字化转型发展上争当“排头兵”。2018—2023年，全市共有12份数字化改革行动方案、考核办法涉及档案工作数字化建设内容。2021年，率全省各地市之先，以两办名义印发《关于嘉兴市推进档案工作数字化改革打造全省示范区的实施意见》，提出了高标准建成整体智治、高效协同、主动服务、安全可控的建设目标和重点任务。2022年，在预先详细编制五个先行区创建的可行性实施方案、任务清单、责任清单、完成时间表后，嘉兴市积极申报全省首批档案工作数字化转型示范区创建试点。

　　二是把牢机制重塑先导端。细化编制18个档案工作核心业务指标体系、工作体系、政策体系、评价体系，为数字档案馆应用系统、市域数字档案管理服务一体化平台建设提供变革动力。制修订《嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统管理暂行办法》等25个涵盖数字档案管理服务的管理制度。加大对数字化改革人才的培育，组织开展档案专家、工匠、青年业务骨干培育选拔，2名同志列入国家级梯队、31名同志列入省级梯队、279名同志列入市级梯队。积累先行先试经验，2022—2023年全市有5项“浙里数字档案”应用场景纳入省档案局试点，11项馆内业务纳入省档案馆试点，6个项目列入国家或省“浙里办票”试点，嘉善县顺利完成电子文件单套制归档试点验收。

　　三是争当指标评测先锋官。被省档案局确定为全省首批档案工作数字化转型示范区创建试点后，嘉兴市主动参与全省档案工作数字化转型示范区、先行区创建评测指标设计工作，系统梳理近年来全国全省档案工作数字化改革工作任务要求，广泛调研先进经验和典型案例，通过麻雀解剖法拆解庞大的指标体系，应用实践验证法进行量化赋分，采用上下联动法进行比对校正，形成评测指标体系，努力为全省创建测评工作“打头阵”“出经验”。

　　念好“用”字诀，系统迭代提能效

　　近年来，嘉兴市按照“好用、易用、实用”的建设要求，推进一揽子改革，把数字化、一体化、现代化贯穿到档案业务管理全过程，加快各类应用系统的迭代升级，数智档案承载力、安全可控力显著提升。

　　一是抓离散系统集成整合，提高应用水平。将列入IRS（浙江省一体化数字资源系统）备案的嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统、重要档案登记备份与数据保全系统、归档数据保护和监控系统、档案行政监管系统、档案远程利用服务系统和新建的原生数据归档管理应用系统、重特大事件档案“快响快归”系统等档案业务系统进行功能性迭代升级、信创“终端适配”和“一站式”集成改造，全部实现“浙政钉”App实名登录认证，大幅提升档案业务应用系统同源同质管理和人工智能、网络技术等前沿技术的应用水平。

　　二是抓跨系统有机衔接，优化应用实效。加快推进数字档案核心业务“五跨协同”，将“履行政务服务、公文管理等重要职能的电子政务项目，同步开发建设符合档案管理要求的电子文件归档模块，并做好与数字档案系统的归档技术对接”写入《嘉兴市本级电子政务项目审批管理办法》，完成嘉兴市市级机关电子公文协同系统和部分机关部门业务系统预归档模块、省档案公共数据交换平台以及归档数据标准、交接程式、数据交互的贯通对接。新建全市域数字档案管理服务驾驶舱，实现了各级综合档案馆基础设施、馆藏情况、依法接收、档案利用、指数评价排名和基层档案室建章立制、人员配置、服务绩效、行政执法、宣传阵地数据的实时采录和可视化“一屏通览”。

　　三是抓独有系统增量加持，破应用难题。推进“机关原生数据归档管理应用系统”建设，在全国率先开发建设部门业务系统原生态数据提取、部门集中管理、馆藏长久保存的三段式接续管理应用新平台，回应了《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出的“在结构化数据归档上力争实现突破”的要求。“结构化数据环境下国家文件（档案）管理模式研究”成功入选2023年国家档案局重点科技项目，并在2023年第十三届“中国电子文件管理论坛”上作“嘉兴样本”主旨报告。配套建成的电子档案可信存证验证系统，运用区块链技术彻底解决了归档数据真实性确认难的技术屏障。兴建“档案库房环境管理广域化‘物联集成’总控应用”系统，获2021年浙江省档案科技成果一等奖。

　　念好“优”字诀，数字转型建资源

　　坚持质量优先，以档案资源数字化转型为契机，全力推进档案资源“存量数字化、增量电子化”，把建设标准化、规模化的数字档案资源新业态作为档案工作数字化转型的关键要务。

　　一是优数据治理。完成涉及文书、照片、知青、公证、工程等35个专题目录数据库格式标准编制，创建业务系统原生数据归档标准4个。实施馆藏档案资源总库数据底座治理专项行动，完成全量整治数据的提取、分类建表建模等前期准备，完成馆藏4个全宗2.86万件数字档案数据比对、格式转换、数据质检工作。

　　二是优资源培育。贯彻落实《电子文件管理办法》，11家部门（单位）试行启动电子公文归档业务，形成电子档案5.821万件；3个机关业务系统内7397万条结构化数据、381万件附件材料归档入室；2021—2023年市级机关行政权力事项电子化归档总量1030.1万件；接收并建成南湖船文化、疫情防控、党史学习教育等重大活动和突发事件档案专题库13个（共计2.9万件档案）。在依法开展纸质档案、数字化副本“双套制”接收的基础上，不断开拓电子档案征收渠道。2021年启动嘉兴地方特色网页档案、重大活动和突发事件档案采集（征集）建库工作，2022年正式修订印发《嘉兴市档案馆接收档案基本要求》，将保管期限30年以上的电子公文、行政权力事项、数据档案等重要数字档案资源列入馆藏接收范围。

　　三是优存量转化。馆藏档案电子目录实现全覆盖、全文档案数字化率接近于全覆盖水平，馆藏档案电子目录现有266.552万条，馆藏保管期限30年（长期）以上的传统载体档案（含纸质、照片、音像等）数字化副本209.279万件。对131.1245万件馆藏数字档案进行初始数据化加工，占馆藏数字档案资源总量的62.66%。在全省开创实物档案数字孪生管理的先河，对2563件馆藏实物档案进行四维数据采集、三维建模建库和数字化存档利用，推动实现实物档案资源数据化、可视化的重大变革。市域数字档案管理服务一体化平台内，室藏档案门类不断丰富，电子目录总量达到77.111万条，室藏档案数字化副本总量达到60.755万件。

　　念好“通”字诀，创新协同促共享

　　坚持档案工作“服务先行”理念，进一步加大档案开放力度、共享程度，依托国家、省级、市级档案查询利用服务平台加快档案利用由封闭向开放转变，由重保管向重服务转变。

　　一是打通“智能+人工”开放审核机制。制定《嘉兴市档案馆馆藏档案开放工作办法》等制度，完善馆藏到期档案开放审核机制，18.5565万件中华人民共和国成立前档案全部完成终审；156.2902万件中华人民共和国成立后保管期限已满25年的档案，以“智能+人工”组合鉴定等方式，初核率达到100%、复审率达到35%。部门（单位）室藏档案开放预审制得到顺利推广。

　　二是联通“本地+全域”资源交互模式。市、县（市、区）档案馆联动开展具有共性特征的专题数据归集工作，整合组建全市域知青、婚姻、疫情防控、脱贫攻坚专题数据库，共享数据量达到112.2101万件。与市城市建设档案馆签订《城建档案数字资源共享利用协议》，归集2.2388万个民用建筑、工业建筑档案电子目录，推出国家综合档案馆与专业档案馆资源交互供给新案例。全力争取并承接全省档案数据共享中心首批试点，整建制带动所辖县（市、区）档案馆率全省各馆之先完成归集任务。嘉兴市档案馆作为省档案馆组织实施的“构建档案资源高效利用和便民服务新模式”的协同单位，获得2022年全省数字化改革突破奖（铜奖）。

　　三是贯通“线上+线下”查档服务平台。发挥嘉兴市民生档案远程利用系统“横向到边、纵向到底”的特点优势，努力满足市民就近查档需求。创新推出手机查档、一站取证、一证复用等便民服务措施，促进档案公共服务方式的数字化转型，实现了“数据多跑路、百姓少跑腿”。加强异地查档、线上服务的应用管理，依托全国档案查询利用服务平台、长三角政务服务“一网通办”平台、省档案数据共享利用中心三个部厅级垂建的查档服务平台，及时办理馆藏档案电子出证业务。借助嘉兴市机关内部在线服务平台基础构架，开设查档直通车绿色通道，注册用户78家，注册率达到100%。2021年至今，市档案馆已向4782人次提供在线查档服务，电子出证2039件次，满意度达到99%。

　　念好“融”字诀，数据驱动强监管

　　嘉兴市以“数据驱动”强监管、提能绩，数字化监管系统不断推出档案业务数据比拼、问题预警、服务指导、成果展示等新功能，为档案管理科学决策、风险预警、业务指导提供有力支撑，全面提升档案行政智能监管水平和现代化治理能力。

　　一是融入档案数字化应用，促进“数据晾晒”。建立数据采集、审核、报送、维护等责任落实机制，及时维护和监测省档案数据共享中心“档案业务指标”应用场景数据。严格按照“浙里档案+”“全省档案智能监管应用系统”“工作台”3项主应用，对标对表汇交业务数据。嘉兴市档案工作在2022年浙江省档案工作指数评价中列第一梯队。

　　二是融合档案业务工作成果，强调“数据说话”。以“适用当前，适度超前”为原则开发建设嘉兴市档案行政监管系统，制定本区域内机关、团体、国有企业事业单位档案工作指数评价体系，强化档案大数据统计和应用，设置馆室基础设施、工作机制、资源建设、开放利用等15个一级指标，对可采集、可量化、可整合的数据来源系统进行统计功能改造。结合市级机关年度归档评查、年报编制、重要任务等功能模块，将工作成果进行数字化展现。

　　三是融建档案数智监管系统，实现“一屏通览”。新建嘉兴全市域数字档案管理服务驾驶舱，全面对接全省档案工作指数评价结果和辖区内各档案馆的馆库建设、档案资源、查档利用数据以及各基层档案机构管理运行数据，强化数据关联应用、可视化应用，为推动全市档案工作质量变革、效率变革、动力变革提供了集中的可视化参考依据。

　　作者单位：浙江省嘉兴市档案馆

　　责任编辑：黄佳音