企业档案信息化建设要求(上)——《企业档案管理规定》解读之八

　　作者：车昊珈

　　《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）第七章“档案信息化建设”是此次《规定》制定的亮点之一。全章共15条，是《规定》中条款最多的章节，为企业开展档案信息化建设提供了较为全面的指引。其中，第五十三条至第五十六条明确了企业档案信息化建设的总体要求，规定了相关系统建设，如电子档案管理信息系统、业务系统等。

　　总体要求

　　档案信息化是通过全面应用现代信息技术，持续改革传统档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，也是企业实现档案管理现代化的必然选择。《规定》第五十三条明确了企业档案信息化建设的工作职责、总体原则和建设思路。

　　1.工作职责

　　档案法规定档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。《规定》与档案法、档案法实施条例要求相衔接，提出企业应当加强档案信息化建设，强调企业要充分认识档案信息化的重要性和必要性，落实档案工作法律、行政规章赋予的职责，并以此促进、完善企业信息化，驱动企业档案管理现代化转型升级。因此，随着我国信息化飞速发展和数字化转型持续深入，加强档案信息化建设已不是企业档案工作的“可选项”，而是“必答题”，是档案工作适应时代和社会需要、实现高质量发展的必由之路。

　　2.总体原则

　　信息化既是技术问题，也是管理问题，还是一项复杂的系统性工程。企业档案信息化建设应服从企业信息化建设整体进程并服务于企业管理的实际需要。《规定》要求“将档案信息化纳入企业信息化总体规划”，明确了企业档案信息化与企业信息化协调和同步发展的总体原则，坚持档案信息化系统与企业信息化系统统一规划、统一部署、统一推进。企业在开发和实施不同信息系统时，要充分考虑档案管理要求，确保企业电子档案管理信息系统与企业有关业务管理系统（如办公自动化、财务、生产、设计、服务等）相衔接，满足档案部门对企业各类电子文件形成与归档、电子档案接收、保管和利用等管理需求。

　　3.建设思路

　　企业开展档案信息化建设，主要是在保证安全的前提下合理应用信息技术，对电子文件和电子档案实行全流程电子化管理，对传统载体档案进行数字化转化，持续提升档案数字资源整合管理、开发利用、服务共享的能力和水平。其中，数字档案馆（室）作为数字档案资源的集成管理系统平台，对提升档案信息化整体水平具有重要促进作用，是档案信息化建设成果的集中体现。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要深入开展企业数字档案馆（室）建设，不少企业已经开展了探索和实践，取得了较好成效。为此，《规定》第五十三条设置专门条款，鼓励具备条件的企业以数字档案馆（室）建设为目标和抓手，全面提升档案信息化建设水平，更好支撑数字时代各项业务工作的转型升级。

　　基础设施建设要求

　　档案信息化基础设施是确保数字档案资源安全存储、高效检索、便捷共享和有效保护的基本条件和关键支撑。企业应当集成建设相对独立、稳定且兼容性良好的信息化基础设施，以满足电子文件归档和电子档案管理活动的实际需要。《规定》第五十四条提出了档案信息化基础设施建设的有关要求。

　　1.数据机房

　　企业应结合档案信息化需求和机房建设有关要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过新建或改造机房、添置设备等方式，建设满足档案数字资源管理需要的信息化场所。机房建设应满足《数据中心设计规范》（GB50174—2017）等有关国家标准，其中涉密机房建设还需符合《计算机场地安全要求》（GB/T9361—2011）等国家有关保密要求。

　　2.网络设施

　　企业档案工作使用的网络应接入企业整体网络并与互联网隔离，涉密档案网络必须与互联网严格执行物理隔离。网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能指标满足文档、图像、音频、视频等各类数据的传输和备份要求。

　　3.服务器及存储设备

　　企业应当为档案部门配备满足工作需要的服务器及存储设备。服务器应符合电子档案管理信息系统及基础软件部署和高效稳定运行的需求；存储设备应与科学、可行的存储备份策略相适应，性能稳定且适当冗余。

　　4.基础软件

　　企业应结合自身信息化现状，在统筹利用企业已运行的基础软件系统基础上，结合企业档案数字资源管理需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主研发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

　　5.安全保障系统

　　企业应建设涵盖网络、系统、信息等方面的安全保障系统，使用身份认证、访问控制、审计跟踪、数字签名以及防火墙、入侵检测等技术措施和设备，确保档案信息安全与合规利用。

　　6.终端及辅助设备

　　此外，企业还要为档案部门配备满足工作需要的终端及辅助设备，包括计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等。

　　电子档案管理信息系统建设要求

　　电子档案管理信息系统是档案部门对档案资源进行数字化管理的关键工具，是档案信息化建设的核心组成部分。《规定》第五十五条明确了电子档案管理信息系统建设的有关要求。

　　1.安全保密

　　企业使用的电子档案管理信息系统需符合国家保密、网络安全、数据安全等方面的有关规定。其中，非涉密信息系统及相关设备与网络、基础软件、工作环境、数据等需要依据《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》实施安全策略，符合《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239—2019）；涉密信息系统必须符合《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17—2006），并获得相关权威评测部门的合格证书。

　　2.功能完备

　　电子档案管理信息系统的功能应当参照《电子档案管理系统基本功能规定》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）执行。一般来说，电子档案管理信息系统应当至少具备收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能。有条件的企业可根据自身需要，增加如文件材料分发控制、工作计划进度管理、业务监督指导等其他可选功能。

　　3.相互衔接

　　档案法第三十六条要求，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。《规定》第五十五条与档案法规定保持一致，要求企业应当推进业务系统与档案系统的有效衔接。企业可以通过建设归档接口等途径，实现业务系统与电子档案管理信息系统之间的信息交互和集成，进一步提升企业档案管理现代化水平。

　　4.运维规范

　　企业应当针对电子档案管理信息系统开展运行维护，确保系统安全、持续、可靠运行，以更好地保障档案管理效能和档案服务质量。系统的运行维护工作应参照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56—2014）的要求开展，主要包括：结合企业实际建立运维工作的组织机构，并明确其职责；根据企业实际确定运维对象和内容，并选择适当的运维模式（自主模式、部分外包模式、完全外包模式）并制定相应制度；依据运维制度规范实施运维。

　　业务系统建设要求

　　随着企业数字化转型不断深入，企业信息化呈现出业务系统众多、电子文件分布环境复杂、类型格式多样等特点。明确有关业务系统建设的具体要求，是提高企业电子文件管理效率和保障电子文件及时有效归档的必要手段。《规定》第五十六条列举了企业常见的业务系统，并对有关建设要求予以明确。

　　1.文件存储格式

　　业务系统应当选择合适的电子文件存储格式。为保证业务系统产生的电子文件能够顺利归档，在业务系统实施时应尽可能采用符合归档要求的数据结构和文件存储格式作为系统运行时的存储格式，如确无法采用符合归档要求的格式，则应在系统实施时对所运用的数据结构和文件存储格式进行归档格式可转换性评估。对于一些电子文件无法转换成符合电子档案存储要求格式的业务系统，企业应谨慎使用。

　　2.元数据

　　元数据是描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件和电子档案的证据特性，是电子文件归档和电子档案管理中必不可少的部分。企业各业务系统应当对元数据捕获节点与内容进行规划，确保应由业务系统捕获的电子文件元数据全部形成并与电子文件同时被捕获，有关要求可参考《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63—2017）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54—2014）等标准及《电子会计档案管理规范》（DA/T94—2022）、《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T88—2021）、《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T32—2021）等标准中的元数据相关内容。

　　3.归档接口

　　企业应当结合业务系统、电子档案管理信息系统运行环境以及企业实际，确定电子文件及其元数据归档接口功能，并通过业务系统和电子档案管理信息系统之间建立的归档接口实现归档。归档接口通常包括但不限于WebService归档接口方式和中间库归档接口方式（如图所示），具体可参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）等有关要求。

Web Service归档接口方式

中间库归档接口方

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音