北京奥运档案管理的“中国模式”(摘编)

　　文/徐拥军  张丹

　　2022年，北京成功举办第24届冬奥会，成为世界上首座“双奥之城”。“双奥之城”决定了北京奥运档案是同时包含2008年夏奥会档案和2022年冬奥会档案的“双奥”档案，也标志着北京奥运档案管理模式趋于完善、系统与成熟，形成了一定管理经验，并逐渐显现出中国特色。

　　北京奥运档案管理“中国模式”的形成，是国际奥委会、举办国家和城市以及档案界三方主体合力的结果，围绕不同的要求指向共同的目标—实现北京奥运档案的全面收集、集中管理、长久保存和多维利用。

　　北京奥运档案管理的“中国模式”是自2008年北京奥运会成功申办后不断探索、完善与发展而成的。文章从档案工作的“四大体系”—治理体系、资源体系、利用体系、安全体系出发，阐述趋于成熟的北京奥运档案管理“中国模式”。

　　北京奥运档案治理体系：（1）档案部门提前介入，通力合作。北京市档案部门创新工作理念，在两届奥运筹办期间均提前介入奥组委的档案管理工作，与其他部门通力合作，强化对前期档案业务的指导与安全监督。（2）档案制度体系完备，指导明确。北京市档案局贯彻“规范管理、制度先行”理念，早在2003年就开始尝试建立奥运档案归档制度，并参与北京奥组委23份文件即规章制度的制发。冬奥期间，档案管理制度渐趋完善，形成了“1+1+16”制度体系，实现了档案工作各层面、全流程制度化、规范化。（3）档案工作实行责任制，严格落实到人。夏奥期间，北京奥组委采用“领导小组+专业队伍”方式负责档案管理。冬奥期间，在继承夏奥档案工作理念基础上，北京冬奥组委秘书行政部深入研究北京冬奥组委的业务工作特点，结合档案管理专业要求，建立“核心层+工作层”双层的三级责任制。

　　北京奥运档案资源体系：（1）应收尽收，更注重特色档案。夏奥期间，保存了较为全面、系统、立体的奥运档案。冬奥期间，在应收尽收基础上，北京市冬奥组委更注重征收特色奥运档案，并配置带有冬奥会核心形象的档案装具，打造特点突出、独一无二的冬奥资源库。（2）按规整理，更注重数字档案。夏奥期间，北京奥组委严格按照档案移交标准整理归档，加强对会计档案、合同档案、主题档案等专项档案和文书、声像、实物等各类载体档案的集中管理。冬奥期间，北京冬奥组委更加注重数字档案管理，并以“统筹分配”的方式实现社会各方的冬奥记忆共享。一方面，引入档案信息系统，建成北京冬奥组委数字档案室，实现了在数字环境下开展冬奥档案收集、整理、利用的一体化模式；另一方面，创造性采用“数字副本形式”移交，满足资源共享需求。

　　北京奥运档案利用体系：（1）夏奥服务冬奥，开展联动利用。2016年，为服务冬奥筹办，北京冬奥组委秘书行政部和北京市档案馆联合挂牌开通了“北京2022年冬奥会和冬残奥会筹办工作查档绿色通道”，通过公务电子邮件、离线检索和政务内网安全邮件系统等措施实现“足不出委”的奥运档案服务目标。（2）多维开发利用，发挥多重价值。夏奥期间，北京奥组委就已认识到奥运档案具有“行政参考、业务指导、奥运文化、教育普及”等多重价值。冬奥期间，《北京市“十四五”时期档案事业发展规划》明确指出，“加强奥运档案开放利用、馆际交流”。

　　北京奥运档案安全体系：两届奥运档案安全管理意识较强。但相比夏奥，冬奥档案安全管理、防护设施更为细致与完善。夏奥期间，由于2008年南方雪灾、汶川大地震等自然灾害引发了众多档案安全保管问题，北京奥组委高度重视档案安全管理，实行了“竞赛和非竞赛场馆档案工作情况日报、周报制度”，确保对赛时档案工作的安全监督与指导。冬奥期间，数字时代与新冠肺炎疫情的双向冲击导致北京冬奥档案安全管理更为复杂。北京冬奥组委从系统安全、实体安全与库房安全3个方面建立北京冬奥档案安全体系。

　　北京奥运档案管理“中国模式”的启示意义：（1）对其他重大活动档案管理的启示：秉持可持续发展理念，构建“遗产观”；以契约形式明确档案权责关系；重视重大活动档案中的知识管理与传承。（2）对今后奥运档案管理的启示：将“档案管理”列入奥运遗产框架之内；扩展奥运档案生命周期、强化前端控制；强调奥运档案与奥运城市的良性互动关系。

　　北京奥运档案管理的“中国模式”并非尽善尽美，还存在档案收集“重行政轻业务”、档案开发利用中可供执行的政策或制度相对缺失等问题。但北京奥运档案管理“中国模式”终将会被其他重大活动档案管理或今后奥运档案管理所继承和创新，臻于完善。

　　[摘自《人大复印报刊资料·档案学》(京)，2022（6）；原文发表于《图书情报知识》（武汉）,2022（3）]

　　作者单位：中国人民大学档案学院

　　责任编辑：周拯民