安徽省档案馆电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作

　　文/安徽省档案馆项目组

　　根据《国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室国家电子文件管理部际联席会议办公室联合印发的关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》要求，安徽省档案馆通过广泛深入调研、建立标准规范、设计管理系统、完善保障体系等工作任务的实施，积极推进电子文件单套归档和电子档案单套管理保存工作。

　　安徽省档案馆从实际工作出发，按照国际和国内电子文件和电子档案管理的相关规范和要求，在OAIS架构的基础上，按照分库管理的原则，开发基于自主可控环境下的电子文件形成系统、电子文件归档系统、电子档案长期安全保存系统，从系统层面对电子文件形成、办理、归档，到电子档案移交、管理、保存、利用的全过程单套制管理提供了保障；制定制度规范，从技术和数据层面为电子档案安全有效管理提供了保障；设计电子档案收、管、存、用关键环节业务流程，规范电子档案管理各环节工作，优化完善移交与接收和长期保存等环节“四性”检测方案，从管理层面为电子档案安全有效管理提供了保障。项目通过管理、系统、技术、数据等多方面进行探索和实践，结合基于自主可控环境，基本实现了电子档案的长期安全管理。2022年8月，安徽省档案馆电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作顺利通过验收。

　　开展情况

　　自2020年3月被确定为电子文件单套归档和电子档案单套管理试点单位以来，安徽省档案馆高度重视试点工作，由馆主要负责同志任试点工作组长，将试点工作纳入年度重点和中心任务优先推进。日常工作由省档案馆科技信息处（电子档案管理处）牵头负责，统筹规划、科学部署，分步实施、有序开展。

　　一是制定试点工作方案。2020年4月完成了试点工作方案的编制，确定了工作目标，工作进度安排、工作内容、工作成效和相关试点保障措施，并根据国家档案局专家评审意见进行了修改完善。

　　二是开展调研摸底。试点工作组就电子文件和电子档案管理基础理论、长期保存格式、保存策略等技术问题，进行深入的研究讨论。在此基础上，对各级档案馆、机关及企事业单位电子档案长期安全保存管理的现状进行调研。梳理方法和问题，明确研究方向，提出解决方案。

　　三是修改完善相关制度规范。根据相关法规标准的要求，结合安徽省档案馆电子档案管理实际，修订并制定多项制度规范。

　　四是设计开发电子档案长期安全保存系统（安徽省档案馆数字档案馆系统）。按照关键业务环节和系统管理通用性功能需求的要求，完善电子档案长期安全保存系统功能需求。

　　五是对接数字档案室和数字档案馆系统，开展电子档案在线移交接收，将进入数字档案馆系统的电子档案按照要求进行“四性”检测、分类管理、提供利用和长期保存。

　　研究内容

　　试点主要从电子档案的来源、管理和保存等方面作了探索。

　　1.设计和开发电子档案长期安全保存系统

　　安徽省档案馆数字档案馆系统于2017年开始建设，2018年基本建成，承担了安徽省档案馆电子档案和数字化成果的收、管、存、用工作。2020年起，系统进行国产化改造和适配，并与安徽省档案馆数字档案室系统无缝衔接。系统结合省档案馆实际，按照国家档案局相关要求，依据《开放档案信息系统模型》（OAIS）的架构进行设计，按照分库管理的原则，将电子档案管理库划分为接收库、管理库、存储库、利用库和长期保存库。各库之间按照预先设定的规则进行数据交换和同步更新。

　　2.设计电子档案长期保存流程

　　结合省档案馆电子档案管理实际，优化设计了电子档案收、管、存、用关键环节的业务流程，对电子档案管理各环节工作进行了规范。接收环节实现以自动或半自动方式，齐全完整地接收不同来源、不同门类的电子档案及其组件。按照《安徽省数字档案馆系统接口规范》要求实现各系统间的对接，按照《安徽省档案馆电子档案移交与接收暂行办法》要求进行电子档案接收。档案管理是按照档案馆管理要求，对入库的档案进行日常管理，主要包括档案的整理、编目、各种鉴定审核和处置、档案纠错等。档案保存主要是通过系统建立存储库和长期保存库，实现系统应用数据和保存数据的保存及管理，并完整准确记录长期保存过程中的任何变动信息。档案利用包括到馆档案利用、编研等工作。

　　3.规定数据接口和数据规范

　　制定《安徽省数字档案馆数据规范》，对电子文件归档数据包、电子档案移交接收数据包、政务外网与局域网交换数据包、数字化成果移交数据包、长期保存数据包等数据的规范移交作出规定。制定《安徽省数字档案馆系统接口规范》，对安徽省档案馆协同办公系统与安徽省数字档案室系统、安徽省数字档案室与安徽省数字档案馆、政务服务网与安徽省数字档案馆等各系统间数据接口要求等作出规定。

　　4.完善电子档案长期保存软硬件设施

　　为确保安全，根据数字档案馆建设要求，对数字档案馆基础设施进行了完善和国产化改造。对系统开展网络安全等级保护工作，安徽省数字档案馆系统顺利通过二级等保测评，通过安全技术和管理制度共同管控，确保电子档案信息安全。

　　5.制定长期保存各项制度

　　制定《安徽省档案馆电子档案管理暂行办法》《安徽省档案馆电子档案“四性”检测实施方案》《安徽省档案馆信息系统机房管理制度》《安徽省档案馆信息系统人员管理制度》《安徽省档案馆信息系统运维管理制度》等一系列制度规范，通过完善制度、规范管理等方式，为电子档案的移交、接收、管理、利用、保存等各种业务的开展提供操作依据。

　　6.优化电子档案“四性”检测方案

　　在《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018）的基础上进一步优化和完善，制定《安徽省档案馆电子档案“四性”检测实施方案》，在移交接收和长期保存等环节对电子档案及其元数据开展“四性”检测。

　　7.采用多项新技术

　　在数字档案馆系统的开放审核等环节，引入人工智能技术进行计算机辅助开放审核，在人工进行审核前，由智能开放审核模块自动给出初步审核意见，供人工审核参考。在政务网中，电子档案移交接收时，移交方将移交档案的摘要上链，根据智能合约设置访问权限，接收方收到数据包后可以到链上验证数据真伪，保证了数据的不可篡改和不可伪造，确保电子档案的真实性，为电子档案的长期安全保存管理提供保证。

　　几点认识

　　1.取得的试点成果

　　积极应用最新科研成果，项目应用了省档案馆承担的国家档案局科技项目研究成果。将历史档案OCR识别引擎应用于纸质档案数字化副本的OCR识别，开展档案数据挖掘、数据分析等档案利用、编研工作。利用新技术，提供初审意见，提升工作效率。全面国产化，承载本次试点工作的电子文件形成系统（办公自动化）、电子文件归档系统（数字档案室）和电子档案长期安全保存系统（数字档案馆）所采用的计算机终端、服务器等硬件设备，以及操作系统、数据库、中间件、办公软件、杀毒软件等软件均采用国产自主可控产品。

　　2.需要重点做好的工作

　　一要严把电子档案入口关。电子档案的长期安全保存自电子档案形成时开始，其要求贯穿此后的整个过程，要确保来源可靠，需在接收环节对电子档案的质量进行严格把控，制定相关数据规范和检测规范，采用自动和人工相结合的方法，对立档单位移交的电子档案进行检测。

　　二要规范电子档案管理流程。根据电子档案管理“程序规范”的要求，档案馆应在国家档案局相关标准框架下，结合自身实际，制定科学、详细的电子档案收、管、存、用各环节的管理流程规范，以确保管理过程规范。

　　三要确保管理制度落实。电子档案的管理涉及方方面面的内容，包括系统、数据、人员、设备、环境等，档案部门在管理之初或管理过程中会制订针对性的管理制度，必须严格落实各项制度，确保管理目标的顺利达成。

　　四要加强各部门协调配合。电子档案管理是一个长期的系统工程，从文件形成、归档、移交、接收、管理、保存到利用，涉及不同单位以及单位中的不同部门。各部门、各环节应在统一规划下，协调配合，积极履行职责，确保电子档案长期安全保存的顺利实现。

　　五要推进新技术的应用。新技术应用给电子档案的长期安全保存、效力的认定提供了多种途径和手段，给档案的管理带来极大的便利，最大程度解放了人力，更加有利于满足人民对档案服务的需求。

　　几点体会

　　一是需要制订电子档案长期安全保存认定的标准。目前缺少明确的标准规范来认定电子档案管理单位在工作过程和工作目标上是否已经做到了电子档案的来源可靠、程序规范、要素合规，是否已经实现电子档案的长期安全保存。

　　二是需要扩展“四性”检测标准的适用面。目前，“四性”检测标准主要是针对文书类电子档案，亟须制定不同门类电子档案“四性”检测标准，或是制定适合不同档案门类检测的核心指标，同时对数字化成果的检测指标也应进行规范。

　　三是需要出台新技术应用规范。随着各种新技术在档案管理中的应用不断深入，应用场景、应用范围、应用深度并没有统一规定，应用是否会带来不确定性也没有深入研究，有必要在进行深入研究以及实践基础上出台相关标准规范。

　　四是需要完善电子档案管理流程规范。电子档案管理与传统档案管理相比，信息形式、载体形式完全不同，因此管理手段、方式及要求发生了改变，需要相关标准或制度进行规范。

　　五是需要建立业务系统数据规范或通用基本数据规范。已有的元数据标准主要涉及文书、照片、音视频等方面，对内容数据的规范要求分散在不同管理阶段的标准规范中。在管理不同门类电子档案时，需建立有针对性的元数据和数据规范，或通用的核心元数据和数据规范，在具体管理过程中由用户针对不同门类电子档案进行细化、扩展和完善。

　　责任编辑：王辉