面向本科教学评估的教学档案规范化研究

　　作者：张馨月

　　摘要：从教学档案与本科教学评估的关系入手，阐述了教学档案规范化内涵与本科教学评估要求的契合，分析了教学档案规范化水平对评估结果的影响。在此基础上，从优化档案形成机制和创新档案利用方式两方面，提出了教学档案规范化的具体策略。一方面，要完善教学档案标准体系，细化档案收集与归档流程，创新档案形成的信息化手段；另一方面，要拓展档案在教学诊断中的应用，丰富档案在评估过程中的呈现形式，充分发挥档案“以评促建”的效用，切实提升教学档案规范化管理水平，更好地服务本科教学评估工作。

　　关键词：本科教学评估；高校教学档案；教学档案管理

　　高等教育评估是我国高校质量保障体系的重要组成部分，是推动高校不断完善、持续提升人才培养质量的关键抓手。其中，本科教学评估直接考察人才培养的全过程和各要素，全面反映本科教学工作的成效。教学档案，是指学校在教学实践活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。教学档案能够真实反映教学投入、过程、效果等信息，是评估教学质量的重要依据。教学档案规范化管理是高校教学改革的内在要求，也是适应新时代高等教育高质量发展的必然选择。当前，高校本科教学评估工作已进入新一轮发展周期。面对新形势、新要求，如何使教学档案规范化管理紧扣评估要点，创新工作理念，优化实践路径，进而切实提升管理成效，有力支撑本科教学评估工作，已成为一个亟待深入探讨的重要课题。本文拟在厘清教学档案与本科教学评估关系的基础上，针对性地提出优化教学档案形成机制与创新利用方式的规范化策略，以期为加强新时期高校教学档案管理工作提供有益参考。

　　1  教学档案规范化与本科教学评估的关系辨析

　　1.1 本科教学评估中教学档案的作用定位

　　四川大学、上海交通大学等一流高校都围绕教学档案制定了详细的管理细则，并明确指出教学档案工作是学校教学及管理工作的重要组成部分，同时也是评价教学工作和档案工作的重要依据。教学档案是评估本科教学工作的重要参照，已经成为高校领域的广泛共识。一方面，教学档案能够真实反映学校在专业建设、课程建设、教学改革、质量保障等方面的努力和成效，是评估专家深入了解学校教学状况的重要依据[1]。另一方面，规范且完整的教学档案本身就是学校重视教学、规范管理的直接体现，档案管理水平在一定程度上代表了学校教学管理工作的成熟度[2]。

　　1.2 教学档案规范化内涵与本科教学评估要求的契合

　　教学档案规范化建设以科学的档案管理理论为指导，借助现代信息技术手段，按照相关标准规范，对教学档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节进行科学管理，确保教学档案能够准确、完整、系统地反映教学活动全过程。这一内涵与本科教学评估对教学档案提出的要求高度契合。首先，本科教学评估注重考察教学投入、过程、效果等全要素，要求教学档案能够全面记录人才培养各环节的信息；其次，本科教学评估强调原始数据的真实可靠，要求教学档案必须做到及时归档、准确著录、系统整理 ；再次，本科教学评估要求学校提供的支撑性材料要规范统一、条理清晰，这对教学档案的统计、检索、利用工作提出了更高要求。

　　1.3 教学档案规范化水平对本科教学评估结果的影响

　　教学档案规范化水平与本科教学评估结果密切相关，高水平的教学档案管理能够切实提高学校教学评估绩效。具体而言，一是齐备完整的教学档案能够有效支撑各项教学数据的真实性和准确性，为学校自评估报告和专家进校考察提供可信的数据基础。如果教学档案存在缺失、错漏等问题，可能直接影响学校相关数据的真实性和有效性，从而影响整体评估结果。二是教学档案的规范程度能够反映学校教学基本建设的水平，体现教学运行管理的有效性。档案管理作为教学管理的重要组成部分，其制度化、标准化、信息化水平的高低，是衡量学校教学管理工作系统性和完备性的重要标尺。三是科学系统的教学档案资料能够直观呈现学校教学工作的亮点与特色，为评估专家提供了解学校教学优势与特点的窗口。

　　2  优化教学档案形成机制的规范化策略

　　2.1 完善教学档案材料的标准体系

　　教学档案材料的标准体系可以从健全教学档案分类与著录规范以及明确教学档案的组装规则两个维度开展相关工作。健全教学档案分类与著录规范，一方面要结合教育部最新发布的教学评估指标体系，围绕教学基本状态数据库的数据采集要求，对教学档案的大类、中类、小类数据进行系统梳理，以形成内容全面、边界清晰、层次分明的分类框架。另一方面，要遵循教学活动的内在逻辑，充分考虑教学工作的具体内容和特点，合理设置专业建设、课程建设、实践教学、教学研究、质量监控等类别，增强档案分类的实用性和可操作性。在分类明确的基础上，需要进一步明确各类教学档案的著录标准，规范描述档案的名称、责任者、形成时间、载体类型、内容要素、字段属性等信息，从而形成统一规范的档案著录规则。明确教学档案案卷的组卷规则，第一，要结合教学业务流程，围绕教学评估重点，设计出分门别类、规范统一的档案组卷方案。要充分利用教学档案的多维属性，开发灵活高效的组卷模式，既要支持按照课程、专业、学期组卷，也要支持按照材料类型、载体形式、保管期限等要素组卷。第二，建立“一事一卷”的档案组卷模式，即围绕一项完整的教学事项或活动，集中管理各环节形成的相关材料，确保组卷内容完整、结构清晰、线索明确。第三，要充分利用信息技术优势，依托档案管理系统规范组卷行为，通过设置分类体系、著录模板、组卷策略等，将组卷规则嵌入信息系统，最大限度地减少人工操作带来的随意性。

　　2.2 细化教学档案的收集与归档流程

　　教学档案的收集与归档应当与教学活动同步，细化档案收集与归档流程是确保档案及时、完整、准确归档的关键措施。要建立嵌入教学全过程的档案收集机制，首先要根据教学工作的时间节点，科学设计档案材料的收集时段，制定常规性和阶段性相结合的收集计划。其次，要明确档案收集责任主体，将材料提交任务具体落实到各教学单位、部门和个人，纳入相关人员的工作职责范畴，并建立档案收集的督查与考核机制。再次，要拓宽档案收集渠道，综合运用纸质归档、电子提交、信息系统对接等方式，为一线教学人员提供便捷高效的档案交接平台。最后，要固定教学档案的整理与归档节点。一要明确院系教学管理部门作为教学档案归档的第一责任主体，负责本单位档案的整理与移交工作；教务处、质控办等职能部门作为加强对归档工作的指导和监督，确保院系档案的规范性和准确性 ；档案馆则要严把档案接收关，负责档案的专业化管理和永久保存。二要制定详细的档案整理与著录细则，规范案卷规格、排列顺序、编号格式、移交手续等，确保各单位归档工作的一致性和规范性。三要明确规定不同材料的归档时限，将归档工作纳入教学管理日程，严格按照归档周期开展档案收集整理。

　　2.3 创新教学档案形成的信息化手段

　　应用智能化技术开发档案形成辅助工具，能够显著提升档案形成的效率和规范性。一方面，可以利用自然语言处理、知识图谱等技术，针对教学规章制度、工作方案、会议纪要等非结构化文本材料，自动提取关键信息、梳理内在逻辑、生成规范性元数据，实现文本材料的智能化解析与标引。另一方面，应开发档案填报智能辅助系统，嵌入档案著录规则与参考样例，引导文件形成人员规范开展档案材料的录入、审核、提交等操作。同时，系统还应支持格式转换、目录生成、信息校验等智能化处理，从而最大限度地减少人工录入的错漏。此外，要构建基于大数据、人工智能的全流程档案智能管理系统，实现对教学档案从形成到利用的一体化管理。在前端，通过与教务管理系统、实践教学管理系统等业务系统的无缝对接，实现档案数据的自动采集、实时交换、即时归档。在中端，以档案全生命周期管理为主线，围绕档案接收、整理、编目、检索、统计、利用、鉴定、销毁等环节，设置科学完备的功能模块，优化各模块间的业务协同和数据流转。在后端，运用大数据分析、数据挖掘等技术，对历年的教学档案数据进行深度挖掘利用，形成教学质量评价、教学管理决策等多维度的数据分析模型，为教学诊断与改进提供数据支撑。

　　3  创新教学档案利用方式的规范化策略

　　3.1 拓展教学档案在教学诊断中的应用

　　高校教学档案不仅是人才培养历程的真实记录，而且是开展教学诊断与改进的重要依据。一方面，要建立常态化的教学档案分析利用机制，定期对教学大纲、授课计划、教案课件、试卷标准等重点档案进行系统梳理，形成档案质量评估报告，为开展教学检查提供参考依据[3]。通过考察教学档案的规范性和完备性，分析教学各环节的合规性和有效性，发现教学运行中存在的共性问题，有针对性地开展教学督导和质量诊断工作。另一方面，要创新教学档案的利用方式，综合运用内容分析、数据挖掘等技术，深入挖掘档案中蕴含的信息价值。例如，针对教学大纲、教学计划等文本类档案，可利用语义分析技术，梳理课程体系设置的逻辑性和课程内容安排的合理性，为优化人才培养方案提供数据支撑；对历年试卷、毕业论文等档案，则可运用文本聚类、关联分析等算法，梳理命题规律、研判学生的学习效果，精准诊断学生学习中的薄弱环节。

　　3.2 丰富教学档案在评估中的呈现形式

　　随着信息技术的快速发展，大数据、虚拟现实、人机交互等新技术为档案的数字化展示开辟了广阔空间。积极运用现代信息技术，深度开发教学档案资源，创新档案数字化展示的内容、形式、方法，是提升档案管理与服务水平的必然要求。一是丰富数字档案展示内容。紧密围绕人才培养的核心环节，系统开发课堂教学、实践教学、毕业设计（论文）、教学成果等重点档案资源，通过数字化加工与呈现，多角度、多层次地展现教育教学全过程。二是创新数字档案展示形式。综合运用多媒体技术、三维建模、VR、AR等先进的技术手段，打破档案展示的平面化局限，通过动静结合、虚实融合等方式，构建沉浸式、交互式的立体化档案展示新模式。例如，针对优秀教学设计方案，可结合VR技术设计虚拟课堂情境，再现教学活动过程[4]；针对实践教学档案，则可利用AR技术动态模拟实验操作流程、虚拟演示田野调查路径等。三是优化数字档案检索方式。综合运用语义分析、知识图谱等技术，创新档案全文检索模式，实现跨主题、跨门类的关联式检索；同时，开发问答式检索系统，融合自然语言理解和深度学习算法，实现基于语义理解的智能化档案检索，提升档案查询的便捷性和准确性。

　　3.3 发挥教学档案在“以评促建”中的效用

　　本科教学评估是推动高校自我完善、不断提高的制度设计，其反馈意见是指导高校开展教学持续改进的重要抓手。而教学档案则是落实整改措施、检验整改成效的可靠佐证。将教学档案有机融入“评估—整改—再评估”的教学质量闭环改进机制，是充分发挥档案育人功能的题中应有之义。首先，要以评估档案为导向，系统梳理评估意见反馈的问题清单，结合学校教学现状，科学制定整改方案，明确整改目标、主体、措施、时限等，并将整改任务分解到责任部门和责任人。其次，要及时将整改过程中形成的会议纪要、工作方案、总结报告等资料归档，真实记录整改工作推进的轨迹；同时建立台账制度，明确整改材料的形成节点、归档要求，确保问题整改闭环的档案链条完整、准确、可追溯。再次，要综合运用内容分析、数理统计等方法，定期开展整改档案质量分析工作，对标评估意见，追踪整改工作的进展情况，系统评价整改成效，形成整改评估报告，为校领导决策、再次迎评提供参考。最后，要将评估整改档案作为学校质量文化建设的生动案例，选择典型材料向师生解读，营造“重视质量、追求卓越”的浓厚氛围。

　　参考文献

　　[1]罗宝勇.美国档案学体验式教学模式研究及启示[J].档案学研究,2022(1):136-141.

　　[2]孟涛.高校学生档案管理模式研究:以山西大学学生档案管理为例[J].山西档案,2022(4):175-180.

　　[3]刘江霞.审核评估视角下高校教学档案管理优化路径研究[J].兰台世界,2022(7):44-48.

　　[4]陈慧,李宣泽,胡潜,等.体验式学习情境下档案学虚拟教学参与意愿研究:以档案陈列虚拟仿真实验为例[J].山西档案,2022(3):89-99.

　　【基金项目】2023年度江苏高校哲学社会科学研究思政专项“教师专业发展视域下的民办本科高校教师教学能力提升路径研究”（项目编号：2023SJYB0678）。

　　【作者简介】张馨月（1982—），女，汉族，重庆人，南京理工大学紫金学院讲师，硕士，研究方向：思想政治教育、高校教育管理。