高校教学档案管理:数字化、标准化与规范化

　　作者：睢瑞丹

　　摘要：高校教学档案是高校在开展教育教学活动过程中形成的独特历史记录，在教学管理、学科建设、人才培养质量评估中发挥着基础性作用。随着信息技术的快速发展和高等教育管理的日益精细化，传统的教学档案管理模式已难以适应新时代教学管理的需求。从推进数字化、强化标准化、深化规范化三个维度出发，探讨了新时代高校教学档案管理创新发展的路径。

　　关键词：高校教学档案；档案管理；数字化；标准化；规范化

　　高校教学档案作为高等教育教学活动过程中直接形成的原始记录，具有改进教学管理和评估教学质量的重要价值。它真实、系统、完整地反映了高校教学工作的历史和现状，是高校开展教学研究、总结教学经验、推动教育教学改革的重要依据[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。在教育信息化的推动下，高校教学形态日趋多样化，教学档案的内容、载体和形式呈现多元化特点。传统的教学档案管理模式已不能满足信息化环境下对教学活动产生的海量异构数据进行采集、存储和利用的需求。同时，由于缺乏统一的管理标准和规范，不同院校、不同院系的教学档案在内容、格式等方面差异较大，管理碎片化问题突出，严重制约了教学档案的整合与共享[2]。此外，各院校存在教学档案管理制度不健全、流程不规范、人员专业素质欠缺等问题，影响了教学档案功能的充分发挥。因此，高校亟须从体制机制、技术手段等多个维度出发，推动教学档案管理的创新与变革[3]。开展教学档案管理的数字化、标准化和规范化研究，对破解制约教学档案事业发展的瓶颈、提升高校教学管理与教学质量具有重要意义。

　　1  高校教学档案管理数字化实现策略

　　1.1 加强数字化基础设施建设

　　高校教学档案数字化转型是以现代信息技术为支撑，将数字化基础设施作为物质载体。一是要加大信息化建设投入，改善档案管理硬件设施，提供必要的软硬件支持。积极运用云计算、大数据等前沿技术，构建教学档案数据安全备份机制，为数字档案的长期保存提供可靠保障。二是要选择先进的数字化加工设备，满足不同载体档案的数字化需求。制定科学的数字化加工规范和标准，严格规定扫描分辨率、色彩深度等参数，确保数字档案的原真性和可靠性。三是要强化数字档案的安全防护。引进信息安全领域的前沿技术成果，构筑多层级、立体化的安全屏障。采用数字水印、数字签名等技术，确保数字档案来源真实、内容完整。严格管控访问权限，防范非法入侵和破坏，定期开展异地备份和灾难恢复演练，最大程度地降低安全隐患。

　　1.2 开发档案数字化管理系统

　　数字化管理系统是连接档案资源和档案用户的纽带，是实现高校教学档案数字化管理的有力抓手。首先，要科学规划系统功能布局，统筹建构档案收集、著录、保管、统计、开发、利用等业务功能模块，实现档案管理全过程的数字化协同。引入人工智能、语义分析等技术，开发智能检索、知识关联等特色功能，为用户提供精准、高效的知识服务。其次，要增强系统的适用性和易用性。优化界面设计，为用户提供清晰明了的功能性导航。针对不同用户的差异化需求，设置个性化服务选项，提供灵活的检索方式。再次，要严格遵循数据标准规范，采用统一的元数据标准和数据交换格式，增强数字档案的互操作性。最后，要加强与高校其他业务系统的数据对接，实现档案数据与业务数据的无缝衔接与高效流转。

　　1.3 构建数字化档案共享平台

　　要推进高校教学档案的数字化，需着力破除资源分散的弊端，构建互联互通的资源共享平台。首先，要完善顶层设计，制定科学的资源整合方案，明确数字化工作的目标、原则、重点，协调推进数字化进程，集中力量破解资源共享难题。其次，要强化数据标准规范建设，制定统一的著录标准、元数据规则、数据交换格式等，消除“数据孤岛”，破除信息壁垒。建立健全数据质量监督和评估机制，从源头上提高档案数据质量。再次，要创新服务模式，依托数字档案资源平台，建设特色数据库，分层分级开放共享档案资源。积极运用大数据分析、知识挖掘等技术，深度开发利用高校教学档案资源，为高校重大决策提供有力支撑。

　　2  高校教学档案管理标准化构建思路

　　2.1 制定高校教学档案管理工作标准

　　高校需立足档案工作实际，借鉴国内外先进标准，研究制定统一的教学档案分类方案、整理规则、著录标准、保管要求、统计指标、鉴定销毁等工作标准，做到全过程、全环节管理有章可循，为规范教学档案管理提供基本遵循。一是要突出工作标准的科学性与适用性。充分考虑高校教学工作的特点，紧密结合教学档案的形成规律和管理需求，制定切实可行的工作标准。既要借鉴通用的标准规范，又要立足高校实际，充分体现教学档案管理的个性化需求，增强工作标准的针对性和实效性。二是要处理好工作标准的稳定性和动态性。在保持其框架相对稳定的基础上，根据教学工作新情况新要求，及时修订和完善相关工作标准，实现与时俱进、动态更新，不断提高工作标准的前瞻性和指导性。三是要加强对工作标准的宣传培训和监督检查。利用多种形式，广泛宣传教学档案管理工作标准，普及标准化知识，提升高校依标办档、按标管档的能力。

　　2.2 建立高校教学档案质量监督机制

　　要建立健全高校教学档案质量监督机制，加强对教学档案收集、整理、保管等各环节质量的全过程监控，确保管理标准落到实处、见到实效。一是要明确质量监督主体。可成立多部门参与的教学档案工作小组，统筹推进教学档案标准化管理。档案部门要发挥统筹协调作用，建立健全质量监督制度，制定监督工作方案。高校要落实主体责任，严格按照工作标准做好教学档案的收集、整理、归档等工作，自觉接受监督和指导。二是要创新监督方式。综合运用定期检查与随机抽查、现场督查与典型经验推广等方法，严把教学档案质量关。充分利用大数据监测、在线巡查等信息化手段，加强教学档案管理全过程动态监控。定期开展教学档案工作专项督查，全面检查档案资料的收集、整理情况，对分类不准确、排列不规范等问题及时督促整改。三是要健全质量评估机制。制定科学合理的教学档案管理质量评估指标体系，定期组织开展质量评估，推动形成良性循环。建立教学档案管理质量通报制度，定期通报分析教学档案管理情况，总结经验做法，查摆问题不足，推动标准化水平不断提升。

　　2.3 构建高校教学档案标准培训体系

　　高校要将教学档案标准化培训作为提升高校档案队伍业务素质的重要抓手，加强分类指导，创新培训模式，提高档案人员标准化意识和执行标准的能力，为标准化建设提供坚实的人才支撑。一是要完善培训制度体系。制定教学档案标准化培训规划和年度计划，明确培训内容、方式、考核等要求。将标准化培训纳入档案人员教育培训和继续教育制度，建立培训档案，强化培训过程管理，不断提高培训的制度化、规范化水平。二是要丰富培训内容和形式。紧密结合教学档案管理实际，突出针对性和实效性。开设档案分类、整理、编目、统计、鉴定等专题培训班，开展全面系统的标准化知识培训。创新培训形式，灵活采取专题讲座、经验交流、案例教学等多种培训模式，在实践中深化对工作标准的理解和掌握。三是要健全培训质量评估机制。建立教学档案标准化培训质量评估指标体系，从培训的形式、内容、效果等方面，对标准化培训开展多角度评估。广泛听取各方意见建议，科学评价培训实效，并结合评估情况，及时优化培训方案，不断增强培训的吸引力和感染力。

　　3  高校教学档案管理规范化推进路径

　　3.1 健全教学档案管理制度体系

　　要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，将档案工作置于高校改革发展大局中统筹谋划，进一步健全完善高校教学档案工作制度体系，为新时代教学档案规范化管理提供基本遵循。一是高校要完善教学档案的收集和移交制度。制定统一规范的教学档案材料归档范围和保管期限，明确各类教学档案的形成部门、归档要求、移交时限、接收流程等，建立教学部门与档案部门的联席会议制度，及时研究解决教学档案归档过程中的问题。二是要建立教学档案整理和保管制度。制定科学规范的档案整理规则，对教学档案的分类、排序、装订、编目等环节提出明确要求。严格管理档案库房，落实档案存储、保管、清点登记等各项安全保密制度，定期开展档案的数字化加工工作，确保档案安全。三是要健全档案统计与鉴定制度。制定统一的档案统计标准，明确统计周期、统计项目、统计口径等，及时准确反映教学档案管理状况。完善档案鉴定工作机制，科学制定鉴定方案，规范档案鉴定程序，严把档案鉴定质量关。四是要健全档案开放与利用制度。制定教学档案开放办法，明确档案查阅审批程序、利用流程、保密要求等，最大限度地发挥教学档案的功能和价值。

　　3.2 优化教学档案管理业务流程

　　高校要立足教学工作实际，坚持问题导向，聚焦档案管理的薄弱环节，系统梳理教学档案管理各环节的流程，优化流程要素，提升业务协同效率，构建科学规范、环环相扣的教学档案管理业务流程体系。一是要优化档案收集与整理流程。从源头抓起，将档案收集融入教学业务办理全过程，减少教学部门单独整理归档的环节。建立教学文件材料的形成清单，实行材料分类、定期自查制度，做到应归尽归，杜绝遗漏。整合归档移交渠道，建立统一的实体和电子档案移交平台，实现档案移交一站式办理。二是要优化档案编目和著录流程。制定统一的教学档案元数据方案，规范档案著录项目、必备字段、著录格式，减少信息冗余和不规范现象。积极运用人工智能、区块链等新技术，加快推进档案自动分类、智能编目等新型业务模式的运用，提高档案数据的加工利用水平。三是要优化档案检索与利用流程。拓展教学档案服务模式，变被动等待为主动服务，提供个性化、精准化的档案检索服务。简化档案查阅审批手续，开通网上预约、自助查档等服务，提高档案利用的便捷性。依托数字档案馆，开展在线检索、远程利用等特色服务，提升档案信息资源共享水平。四是要优化档案统计与鉴定流程。建立档案管理综合统计信息系统，及时汇总并分析教学档案统计数据，为高校教学状态数据的常态监测提供支撑。建立案卷、案件和文件多维度联动的鉴定工作机制，加强鉴定工作中的保密审核，为档案的鉴定销毁提供规范化流程遵循。

　　3.3 提升档案管理人员业务能力

　　建设一支信念坚定、业务精湛、结构优化的高素质专业化档案管理队伍，是推动高校教学档案管理规范化的人才保证。要坚持党管人才原则，加强思想政治引领，注重教育培训，创新选拔机制，为教学档案事业发展提供坚强支撑。一是加强思想政治引领。要高度重视档案干部队伍的思想政治建设，引导树立“四个意识”，坚定“四个自信”，坚决做到“两个维护”，自觉用习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑、指导实践、推动工作，打造信念坚定、政治可靠的档案干部队伍。二是要完善档案人才培养体系。制定教学档案队伍专业能力标准，建立分层分类、多元发展的档案人才培养体系。创新教育培训模式，开发知识更新类、能力拓展类培训课程，开展全员全程全方位培训，并鼓励支持档案人员积极参加国内外学术交流。三是要创新选人用人机制。拓宽档案人才选拔渠道，引进档案学、历史学、计算机等相关专业人才充实档案队伍。完善档案职称评聘标准，畅通职业发展通道。开展档案业务技能竞赛、优秀案例评选等活动，搭建业务能力展示平台，建立科学的绩效考核和激励机制，调动档案人员工作积极性。

　　参考文献

　　[1]王心妍,杨悦宾.数智化视角下高校学生档案服务模式研究[J].兰台世界,2023(11):93-96.

　　[2]周春莲.人工智能技术在高校档案管理中的比较优势及实践应用[J].山西档案,2023(1):126-128.

　　[3]王静,曹勤民,张宝爱.“服务育人”视角下高校学生档案功能开发途径[J].兰台世界,2023(9):115-117.

　　【基金项目】河南省教育科学规划2025年度重点课题“河南省智慧化教师发展支持服务体系建设研究”（课题编号：2025JKZD35）。

　　【作者简介】睢瑞丹（1976—），女，汉族，河南滑县人，新乡学院教育科学学院副教授，硕士，研究方向：教师教育、基础教育、课程与教学论。