数学视角下档案工作绩效评估指标体系建构与量化分析

　　作者：任远坤

　　摘要：在梳理档案工作绩效评估研究现状的基础上，分析了构建科学规范的绩效评估指标体系的原则和方法，并从档案管理、档案服务等维度初步构建了指标体系框架。在此基础上，运用相关分析、层次分析等数学方法对初选指标进行筛选优化，形成了一套较为完备、独立、可测、可比的档案工作绩效评估指标体系。此外，还就绩效评估工作的组织实施、评估结果应用等进行了深入探讨，对进一步推进档案工作高质量发展、全面提升档案管理和服务水平具有理论和实践意义。

　　关键词：档案工作；绩效评估；指标体系；数学方法

　　档案是党和国家及各类组织开展工作、行使职能过程中直接形成的，具有规范性、凭证性、保密性的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史性记录材料，是国家和社会的宝贵财富。做好档案工作，事关历史文化传承、事关民生保障、事关社会经济发展。当前，随着档案信息化建设的不断推进，以及大数据、云计算、人工智能等现代信息技术在档案领域的深入应用，档案工作正面临着新形势、新任务、新要求。如何科学评估档案工作绩效，全面准确地了解和掌握档案工作的现状和水平，有针对性地发现和解决档案工作中存在的突出问题，已成为新时代档案事业改革发展的迫切需要。

　　长期以来，我国档案界虽然也开展了档案工作绩效评估的相关研究和实践，但受认知水平、技术条件等因素的制约，评估工作还存在着内容不全面、指标不科学、方法不规范、约束力不强等问题，难以真实反映档案工作的实际状况，更难以有力推动档案工作的改进与提升。鉴于此，本文拟在系统梳理国内外档案工作绩效评估研究现状的基础上，遵循科学性、系统性、可操作性等原则，运用数学建模、统计分析等方法，从档案管理、档案服务等维度构建一套科学规范的档案工作绩效评估指标体系，并就绩效评估工作的组织实施、结果应用等进行深入探讨，以期为新时代档案工作高质量发展提供理论支撑和实践指导。

　　1  档案工作绩效评估指标体系构建的原则与方法

　　1.1 档案工作绩效评估指标选取原则

　　构建科学合理的档案工作绩效评估指标体系是开展绩效评估工作的基础和前提。在选取评估指标时，首先应当遵循相关性原则。所选取的指标要与档案工作绩效密切相关，能够客观反映档案工作的投入、过程、产出和效果等方面的信息，为绩效评估提供必要的数据支撑。其次，要遵循系统性原则。从系统论的视角出发，立足档案工作的整体性和关联性，兼顾档案管理、档案服务、档案资源建设等各项工作的实际需求，选取涵盖面广、代表性强、逻辑关联的指标，构建出一个内在联系紧密、结构层次分明的评估指标体系。再次，要遵循可操作性原则。所选取的指标要具有明确的定义和清晰的内涵外延，计算方法要简单易行，数据要便于采集，确保评估指标能够付诸实施，避免选择过于理论化或难以量化的指标。最后，要遵循动态性原则。根据档案工作的发展变化以及绩效管理的客观需求，应定期对评估指标体系进行动态调整和优化，赋予其一定的伸缩性和适应性，以保证指标体系能够持续发挥其应有的作用。

　　1.2 档案工作绩效评估指标选取方法

　　常见的档案工作绩效评估指标选取方法主要有德尔菲法、头脑风暴法、文献分析法、因果分析法、关键绩效指标法等。德尔菲法是通过向档案管理专家、学者发放问卷，经过多轮征询和反馈，最终得出专家们一致认可的档案工作绩效评估指标。其优点是兼顾了理论性与实践性，能够广泛吸收专家智慧，缺点是耗时较长，部分专家意见可能存在偏颇。头脑风暴法则是通过集思广益、激荡思维的方式，发掘潜在的评估指标。这种方式有利于获取新颖独特的见解，但如何去伪存真、分析归纳则考验着主持人的把控能力。文献分析法是通过系统梳理国内外档案工作绩效评估的相关文献资料，总结归纳其评估指标，该方法可以有效借鉴前人的研究成果，但需要注意甄别文献质量，汲取其精华、剔除其糟粕。因果分析法是利用特定的因果分析工具（如鱼骨图），从人员、流程、政策、技术等多个维度分析影响档案工作绩效的关键因素，从而提炼出评估指标。此种方法有助于系统全面地选取指标，但分析过程相对复杂。关键绩效指标法则是遵循“二八法则”，优选对档案工作绩效起决定性作用的20%左右的关键指标。这种方法能够聚焦关键，简便易行，但也可能遗漏部分重要指标。

　　2  档案工作绩效评估指标的初选与量化

　　2.1 档案管理绩效评估指标的初选

　　档案管理是档案工作的基础和核心，是档案服务和资源建设的前提和保障。档案管理绩效评估指标的初选应从档案收集、整理、保管、鉴定、统计等环节入手，充分遵循定性和定量指标相结合、过程和结果指标相统一的原则。定性指标可包括档案管理规章制度的完备性、档案管理人员的专业素养等，定量指标可包括档案接收率、档案著录合格率、档案数字化率、档案利用率等。在初选过程中，要注重指标的代表性和可测性，剔除冗余和无效指标。例如，在衡量档案收集工作绩效时，可将档案接收率作为一项重要指标纳入考核，该指标能反映档案部门应收尽收、及时接收档案的能力，计算公式为某一时期实际接收进馆的档案数量与应接收数量之比，直观量化了档案收集的及时性和完整性。

　　2.2 档案服务绩效评估指标的初选

　　档案服务是档案工作的宗旨和归宿，是彰显档案价值、为民服务的直接体现。档案服务绩效评估指标的初选要坚持以用户为中心的理念，从服务需求、过程到效果进行全方位考量[1]。一方面，要重视定性指标，如服务态度的热情周到、服务方式的多样便捷等；另一方面，要突出定量指标，如档案查阅率、档案信息公开率、群众满意度等。在初选时既不能遗漏关键指标，也要防止指标过于繁杂，确保评估指标的聚焦性和实用性。比如，档案查阅率是衡量档案利用水平的一项基础指标，它反映了档案开放和利用的总体情况。该指标可通过计算一定时期内档案查阅人次与馆藏档案总数的比值来表征，从而客观反映档案的有效利用程度。

　　2.3 档案工作绩效评估指标的量化处理

　　档案工作绩效评估指标经过初选后，还需进行必要的量化处理，以提高指标的可计算性和可比性。一是要进行指标筛选，运用相关分析、因子分析等统计方法，测度初选指标之间的关联程度，剔除高度相关的冗余指标，形成精炼、独立的指标集。二是要进行指标标准化处理，由于不同量纲的指标在数值上差异极大，不易于横向比较，因此有必要采用标准化方法将其转化为无量纲的标准值。常见的标准化方法包括线性标准化、极差标准化等。对于个别难以直接测度的定性指标，可借助模糊数学工具将其无量纲化。三是要进行指标分级赋值，根据指标性质的不同，采用不同的赋值方法，对于正向指标可用高优低劣的方式赋值，对于负向指标则采用低优高劣的方式赋值，以确保各项指标在同一标准下具有可比性。

　　3  档案工作绩效评估指标体系的优化

　　3.1 初选指标的相关性分析

　　在构建档案工作绩效评估指标体系的过程中，对初选指标进行相关性分析是优化指标体系的关键环节。相关性分析主要用于揭示指标之间的线性相关程度，判断初选指标的独立性和代表性，以期筛选出一组信息量大、覆盖面广、重复度低的最优指标组合。

　　皮尔逊积差相关系数是进行相关性分析最常用的方法之一。对于连续型数据，可直接使用皮尔逊积差相关系数进行分析。相关系数的取值范围在-1到1之间，其绝对值越接近1，表明两个指标的线性相关性越强。当绝对值大于预设的临界值（通常取0.8）时，认为两个指标之间存在多重共线性，需考虑剔除其中一个指标；反之，当绝对值小于预设的临界值（如0.3）时，则可认为两指标之间的线性相关性较弱，在构建评估指标体系时可以同时保留。对于定序数据，可采用斯皮尔曼等级相关系数进行分析。其基本原理是将观测值转化为秩次数，进而考察两组秩次数之间的相关程度。斯皮尔曼等级相关系数的取值范围和判定准则与皮尔逊积差相关系数类似。

　　3.2 基于层次分析法的指标筛选

　　在对初选指标进行相关性分析的基础上，可以进一步运用层次分析法对指标进行筛选和优化。层次分析法是一种定性与定量相结合的决策分析方法，通过将复杂的评估指标体系分解为若干层次，构建递阶层次结构模型，并借助专家打分的方式判断指标的相对重要性，最终形成指标的权重向量，为优选指标提供量化依据[2]。在运用层次分析法筛选指标时，首先需要建立评估指标的层次结构，一般分为目标层、准则层和指标层，逐级分解和细化；其次，通过两两比较的方式，构造判断矩阵，并进行一致性检验，确保判断的合理性；再次，运用和积法计算准则层和指标层的权重向量，得出各指标的相对重要程度；最后，根据指标权重的大小，结合档案工作的实际需要，优选若干高权重指标，纳入评估指标体系。

　　3.3 档案工作绩效评估指标体系的构建

　　经过一系列的优化筛选，形成了较为科学、规范的档案工作绩效评估指标体系。一个理想的评估指标体系应当具备完备性、独立性、可测性、可比性等基本特征。在构建指标体系时，可采用“目标—过程—结果”的逻辑框架，将档案工作绩效划分为投入、过程、产出、效益等维度。每个维度下再设置若干具体指标，以形成一个纵横交错、有机统一的立体化指标网络。例如，在投入维度，可设置档案管理人员数量、档案经费投入总额等指标，以反映档案部门的资源配置状况；在过程维度，可设置档案接收率、档案整理合格率、档案数字化率等指标，以反映档案业务活动的规范化水平[3]；在产出维度，可设置档案利用率、档案编研成果数量等指标，以反映档案工作的直接成效；在效益维度，可设置档案工作满意度、社会服务效益等指标，以反映档案工作的社会影响力。

　　4  档案工作绩效评估的实施

　　4.1 档案工作绩效评估的组织实施

　　档案工作绩效评估是一项关乎档案事业发展全局的系统工程，需要在档案行政主管部门的统一领导下，通过建立健全工作机制、优化资源配置、创新方式方法等举措，构建上下联动、齐抓共管的工作格局。首先，要成立由档案行政主管部门牵头，档案业务部门、相关职能部门等多元主体共同参与的领导小组，负责绩效评估工作的统筹谋划、组织协调、过程管控和结果运用等，形成分工明确、职责清晰、高效运转的工作机制[4]。其次，要强化绩效评估的科学化、规范化、精细化管理，通过制定切实可行的工作方案，细化分解各项任务目标，明确评估的范围、内容、周期、程序等，并做好评估对象及相关部门的宣传动员和业务培训工作，提升组织实施的计划性和有效性。再次，要建立完善的数据采集、挖掘与分析机制，综合运用大数据、人工智能等现代信息技术手段，推动档案数据资源的共建共享、关联融合、深度利用，为绩效评估提供翔实的数据支撑和精准的量化分析。最后，还要不断完善绩效评估的监督机制和动态调整机制，通过听取社会各界意见、定期开展满意度测评等方式，加强对评估过程的监督检查，及时纠正评估偏差，优化评估指标和评判标准，确保绩效评估在法治化轨道上规范有序运行。

　　4.2 档案工作绩效评估结果的应用

　　档案工作绩效评估的根本目的在于总结工作成效，发现问题不足，不断改进提高。因此，评估结果的有效应用是绩效评估工作的落脚点和着力点。一是要将绩效评估结果作为考核奖惩的重要依据，调动员工工作的积极性和创造性，激发干事创业的内生动力。二是要用好评估结果反馈机制，通过个别访谈、情况通报等方式，使评估对象全面了解自身优势和不足，有的放矢地查漏补缺、改进提高。三是要深入分析评估结果，总结归纳其中反映出的普遍性、倾向性、规律性问题，探究其深层次原因，提出切实可行的整改措施。四是要用好评估结果公示制度，以适当方式向社会公开评估情况和整改措施，主动接受社会各界的监督，提升档案部门的服务形象和公信力。五是要建立健全评估结果运用的跟踪问效机制，将评估发现的突出问题作为后续督查督办的重点，推动解决工作中的堵点和难点，促进档案事业不断发展进步。

　　参考文献

　　[1]王灿荣,蒋超美.公共档案馆信息服务社会化绩效评价指标维度构建策略[J].档案学研究,2016(3):35-37.

　　[2]单思远,杨雪.高校档案资源平台评价指标体系的构建与实证研究[J].山西档案,2022(6):118-125.

　　[3]秦芳彧,张江,聂荣.大数据背景下档案管理绩效的模糊评价[J].兰台世界,2020(12):49-52.

　　[4]张颖.数智环境下企业档案管理模式创新研究[J].山西档案,2023(4):164-167.

　　【作者简介】任远坤（1973—），女，汉族，辽宁沈阳人，中国刑事警察学院助理研究员，学士，研究方向：高等数学及教育教学。