数智化背景下高校档案编研方法的变革与创新

　　作者：潘妤 郑飞洲 高云峰

　　摘要：分析了数智化背景下高校档案编研面临的困境，提出以数字化和知识化处理为基础，运用知识图谱和人工智能技术，创新档案编研方法。探讨了通过档案大数据分析、可视化展示、跨学科协同等途径，深化档案资源的开发利用。研究表明，数智化环境为高校档案编研工作注入了新动力，为提升高校档案管理和服务水平提供了新路径。

　　关键词：数智化；档案编研；方法变革；大数据分析

　　当今世界已进入数字化、智能化发展的新时代。以大数据、人工智能、区块链等为代表的数智化技术日新月异，深刻改变着人类生产生活的方方面面。作为信息资源管理的重要分支，档案学也面临着数智化转型的迫切需求。高校档案是高等教育发展的历史见证，其管理和利用水平直接关系到学校的业务运作和可持续发展。然而，目前高校档案工作还主要停留在传统的人工作业阶段，存在数字化程度不高、开发利用深度不够、服务能力滞后等问题，难以适应数字时代师生多样化、个性化的档案需求。

　　面对数智化浪潮，高校档案工作应当主动求变、勇于创新，充分运用现代信息技术，加快档案编研方法的升级换代。本文拟在梳理高校档案编研现状的基础上，分析数智化环境下档案编研面临的新情况、新问题，探讨运用数字化技术、知识图谱、人工智能等手段创新档案编研的思路和对策，并就深化档案资源开发利用提出建议，以期为推动高校档案事业创新发展提供参考。

　　1  数智化时代高校档案编研方法的变革

　　1.1 传统编研方法面临的挑战

　　在数字化时代，传统的高校档案编研方法正面临诸多挑战。首先，传统的人工编研模式效率低下，难以应对档案数量的急剧增加。据统计，目前我国高校档案的年增长量达到了数亿页，传统的人工编研方式已无法满足海量档案资源的处理需求。其次，档案种类和载体日益多样化，除了纸质档案外，还涌现出大量电子档案、音视频档案等新型档案，不同载体和格式的档案给编研工作带来很大困难。再次，档案用户的需求呈现个性化和多样化趋势，传统的档案检索方式难以实现精准、快速的信息获取。用户不仅希望能够便捷地查找档案，还期望获得档案的智能分析和知识关联服务[1]。最后，大数据时代带来了数据安全和隐私保护的新挑战，传统的档案管理模式存在信息泄露和不当利用的风险。因此，高校档案编研工作亟须创新变革，引入现代信息技术手段，构建适应数字时代要求的编研新方法。

　　1.2 数智化技术在档案领域的应用现状

　　近年来，以大数据、人工智能、区块链为代表的数智化技术在档案领域得到广泛关注和应用。一些高校档案馆开始利用数字化技术对馆藏档案进行扫描、识别和存储，实现档案的电子化管理。清华大学档案馆自主研发了档案数字化管理系统，该系统采用云存储架构，支持档案全文检索、在线阅览、公开利用等功能，提高了档案管理和服务水平。武汉大学档案馆借助大数据分析技术，对馆藏的校史档案进行了文本挖掘和可视化展示，从海量档案数据中提炼出高校历史进程中的关键节点和重要事件，为高校发展提供决策参考。中国人民大学档案馆基于知识图谱技术构建了校史人物关系库，利用自然语言处理算法提取档案中的人名、地名、组织机构等实体信息，并通过知识推理和关联分析，展现不同人物之间的交往脉络。这些案例表明，数智化技术能够有效提升档案编研的效率和水平，但目前还存在一些问题，如高校间的档案编研水平差距明显，总体档案编研水平还处在初级阶段等，距离全面化、智能化、精准化的档案编研服务还有较大差距，亟须在理论和实践层面进行深入研究。

　　1.3 高校档案编研方法变革的必要性

　　当前，高校面临着双一流建设、“新文科”发展等一系列新形势、新任务。高校档案部门要主动适应新形势，加快编研方法的变革步伐，努力提升服务学校发展的能力。一方面，高校档案工作要紧密结合学校的中心工作，围绕人才培养、科学研究、社会服务等方面，挖掘和整合档案资源，为学校决策提供参考。传统的档案编研方法难以适应这一要求，必须创新工作思路和方法，充分利用数智化技术，提高档案编研水平。另一方面，高校档案工作要树立“以用户为中心”的服务理念，主动了解师生的档案需求，提供个性化、精准化的档案服务。在数字时代，师生习惯通过网络和移动终端获取信息，期望档案服务能够做到“随时随地、按需获取”，这就要求高校档案部门必须创新服务模式，建设基于大数据和人工智能的智慧档案服务平台，实现档案服务的智能化和移动化。此外，高校档案编研工作还肩负着传承优秀文化、弘扬爱国主义精神的重要使命，要充分发挥档案的育人功能，利用数字技术手段生动展现学校的发展历程和辉煌成就，激发师生的爱校荣校情怀。这就需要高校档案工作者加强学习，掌握数智化技术和创新方法，不断提升工作能力和水平。

　　2  数智化背景下高校档案编研方法的创新路径

　　2.1 档案数字化和知识化处理方法与路径

　　数字化是高校档案编研方法变革的基础和前提。高校档案部门要充分认识数字化的重要性，加大投入力度，采用先进的数字化技术和设备，对各类档案进行全面的扫描、识别和转换，实现档案载体从模拟向数字的转变[2]。在数字化过程中，要严格遵循档案数字化规范和标准，确保数字档案的真实性、完整性和安全性。同时，高校档案部门还要进一步推进档案的知识化处理，深度挖掘档案资源的内在价值。可以运用自然语言处理、数据挖掘等技术，对档案文本进行分词、词性标注、命名实体识别等处理，提取档案的关键信息。在此基础上，构建规范的档案元数据和主题词表，实现对档案内容的精细描述和深层标引。引入语义分析技术，揭示档案背后隐含的历史语境、事件脉络和知识结构。通过数字化和知识化处理，将非结构化的档案资源转化为结构化、语义化的知识库，夯实档案智能化应用的数据基础。

　　2.2 基于知识图谱的档案语义关联与检索

　　知识图谱是一种基于大规模语义网络的知识库，它通过对实体、概念、属性等的抽取和关联，形成结构化的知识表示和推理模型[3]。将知识图谱技术引入高校档案编研，可以有效克服传统档案检索存在的局限性，实现档案资源的语义关联和智能检索。首先，高校档案部门要在数字化基础上，对档案进行命名实体识别和关系抽取，构建以人物、事件、地点、组织等为核心的档案知识库。在此过程中，可以借鉴通用知识图谱的构建方法，如维基百科、百度百科等，同时充分利用高校特有的校史资料、校报校刊等，丰富和完善知识库的架构体系。其次，要建立档案资源与其他数据资源的语义关联，突破档案“数据孤岛”的藩篱。可以利用自然语言处理技术，分析档案文本与教学、科研、管理等业务系统数据之间的语义联系，实现跨库、跨域的档案关联检索。再次，在检索过程中融入知识推理机制，根据用户的检索意图和已有知识，推断用户可能需要的档案，提供更加精准、全面的档案信息服务。通过知识图谱的构建和应用，高校档案的语义关联和智能检索水平将得到显著提升。

　　2.3 人工智能在档案编研中的应用与探索

　　人工智能是数智化时代的核心支撑技术，如何将其与高校档案编研工作进行深度融合，是一个值得深入探索的问题。目前，人工智能在图像识别、语音识别、自然语言处理等方面取得了长足进步，这为档案编研工作带来了新的技术手段和应用场景[4]。例如，高校档案部门可以利用OCR识别技术，对纸质档案进行全文识别和转换，提高档案数字化效率；运用语音识别技术，将录音档案转换为文本档案，方便档案的检索和利用；基于自然语言处理技术，对档案文本进行自动分类、主题标引和摘要生成，提高编目质量和效率。在此基础上，还可以尝试将知识图谱与深度学习相结合，构建档案知识推理和问答系统。用户输入自然语言问题，系统通过知识图谱进行语义理解和关联分析，并利用深度学习算法从海量档案数据中寻找最优答案，实现智能化的档案咨询服务。此外，面向档案编研人员，可以开发基于人工智能的辅助工具，如档案质量评估工具、档案著录规范化工具等，减轻工作人员的劳动强度，提高工作效率和标准化程度。高校要加强与人工智能领域专家的合作，针对档案编研的特定需求，开展关键技术攻关和应用实践，加快人工智能在高校档案领域的落地。

　　3  数智化环境下高校档案的开发利用机制革新

　　3.1 档案大数据的分析与知识挖掘

　　高校档案蕴含着丰富的历史文化遗产和宝贵的信息资源，传统的档案管理和利用方式难以充分挖掘其价值。随着大数据技术的兴起，高校档案迎来了开发利用的新契机。通过对海量档案数据进行采集、存储、处理和分析，可以发现新的模式和规律，产生新的洞见和知识[5]。例如，利用文本挖掘技术，可以从大量的会议记录、工作报告、领导讲话等档案文本中提炼高频词汇，刻画不同时期高校发展的战略重点；运用社会网络分析方法，可以从与外单位的往来公文、合作协议等档案中识别高校的关键合作伙伴，揭示高校外部关系网络的演变轨迹；借助时空数据分析技术，可以从校园建设、土地规划等档案中还原校园空间布局的历史变迁，为校园规划提供科学依据。开展档案大数据分析，不仅能够深化档案学理论研究，拓展档案学的研究视野和方法论，还可以服务学校改革发展的现实需求，为学校领导决策、学科建设、师资队伍建设等提供参考。

　　3.2 档案可视化展示与智慧化服务

　　在数字时代，高校师生获取信息的方式日益多元化，对档案的利用提出了新的要求。为满足用户需求，高校档案部门要创新服务理念和方式，提供形式多样、贴近用户的智慧化档案服务。其中，档案可视化展示是一项重要的创新举措。可视化是大数据时代的显著特征，通过图形化、动态化的方式呈现海量的信息，可以帮助用户快速理解和吸收档案知识。高校档案部门要积极运用信息可视化技术，将历史照片、文书档案、音视频资料等转化为生动直观的可视化产品，如信息图表、动态时间轴、三维模型等，多角度、多层次地展现高校的发展历程。同时，要进一步优化档案数字化成果的展示方式，综合运用虚拟现实、增强现实等新技术，创设沉浸式的档案展示体验，激发用户的探索兴趣。在服务方面，高校档案部门要依托大数据和人工智能等技术，构建智慧化服务平台，为用户提供个性化、精准化的档案信息推送。可以分析用户的检索行为和兴趣偏好，主动推荐相关档案资源；针对热点问题和高频事项，提供智能问答和在线办理等服务；建立档案师生互动社区，鼓励用户参与档案知识的讨论与分享，提升档案服务的参与度和黏性。

　　3.3 跨学科的档案资源整合与协同

　　高校中不同学科领域的交叉融合已成为科研创新的重要驱动力。高校档案作为高校发展的“史料库”，理应成为促进跨领域、跨学科协同创新的重要资源。在数智化环境下，高校档案部门要树立开放共享、融合创新的理念，打破学科壁垒和部门藩篱，推进档案资源的整合与协同利用。首先，要与高校各职能部门加强协调配合，将分散在各部门的档案资料进行系统梳理和集中管理，形成内容全面、门类齐全的档案资源库。其次，要充分挖掘不同学科领域档案的关联性和互补性，促进跨学科档案资源的融合。例如，将校史档案与校园考古资料相结合，系统展现高校的建筑演变；将学术档案与科研数据相呼应，多维度呈现重大科研成果的产生过程。再次，鼓励档案工作者与各学科专家开展合作研究，在档案大数据的基础上提出新的研究课题和创新点，催生档案学与相关学科的交叉研究。同时，加强与校外档案馆、图书馆、博物馆等机构的协作，共建跨区域、跨部门的档案资源共享网络，扩大档案资源的应用范围和影响力。

　　参考文献

　　[1]杜勇,陈孔祥.高校档案编研的实践探索与思考[J].兰台世界,2020(6):111-113.

　　[2]李甜,关陟昊,寇远涛.档案智能编研的内涵阐释与模式构建研究[J].档案学研究,2024(4):111-119.

　　[3]胡慧慧,赵雪芹.基于本体的桥梁文化遗产档案知识图谱构建研究[J].山西档案,2023(6):42-57.

　　[4]周春莲.人工智能技术在高校档案管理中的比较优势及实践应用[J].山西档案,2023(1):126-128.

　　[5]周春莲.高校学生档案数据管理创新路径研究[J].山西档案,2022(5):179-182.

　　【作者简介】潘妤（1983—），女，汉族，浙江温州人，温州医科大学外国语学院讲师，博士，研究方向：语言学、高等教育、教师教育；郑飞洲（1970—），女，汉族，浙江温州人，上海交通大学人文学院副教授，博士，研究方向：汉语国际教育、比较文字学、汉族与民族文化；高云峰（1976—），男，汉族，上海人，东华大学国际文化交流学院讲师，博士，研究方向：历史语言学、语音学。